PAGE借調檔案管理制度模板一、總則（一）目的為加強公司借調人員檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有借調人員的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司借調人員檔案由人力資源部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映借調人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況，確保檔案信息的準確性。3.安全保密原則：嚴格保護借調人員檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案信息的保密性。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案內容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。（二）學歷學位證書1.最高學歷、學位證書原件及復印件。2.學歷認證報告（如有需要）。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷，包括工作單位名稱、起止時間、擔任職務、工作職責等。2.離職證明或解除勞動關系證明。（四）培訓經(jīng)歷1.參加各類培訓的證書、結業(yè)證明等。2.培訓內容、培訓時間、培訓機構等信息。（五）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術資格證書、職業(yè)技能等級證書等。2.證書有效期、年檢情況等。（六）業(yè)績考核材料1.年度考核表、績效考核表等。2.工作成果、獲獎證書等相關證明材料。（七）獎懲情況1.獲得的獎勵證書、表彰文件等。2.受到的處罰決定、違紀記錄等。（八）勞動合同借調期間的勞動合同及相關補充協(xié)議。（九）其他材料1.個人述職報告、工作總結等。2.其他與借調人員工作相關的重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.借調人員到崗后，其原所在部門應及時將其檔案材料整理齊全，并移交至人力資源部門。2.人力資源部門應定期對借調人員檔案進行檢查，確保檔案材料的完整性和準確性。3.對于新產(chǎn)生的檔案材料，如培訓證書、業(yè)績考核材料等，借調人員應及時提交至人力資源部門。（二）整理規(guī)范1.檔案材料應按照類別進行分類整理，同一類別的材料應按照時間順序排列。2.每份檔案材料應進行編號，并在檔案目錄中注明材料名稱、編號、日期等信息。3.檔案材料應使用A4紙張打印或復印，并確保字跡清晰、內容完整。4.對于重要的檔案材料，如原件較多或不便裝訂的，可單獨成冊，并在檔案目錄中注明存放位置。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設施等。2.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管方式1.借調人員檔案應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。2.紙質檔案應按照類別進行分類存放，并建立檔案索引，便于查找和利用。3.電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設備上，同時建立電子檔案目錄，確保電子檔案的完整性和可追溯性。（三）檔案安全1.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全和保密。2.定期對檔案保管室進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全存放。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和防范能力。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.借調人員本人有權查閱自己的檔案。2.公司內部因工作需要查閱借調人員檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可查閱。3.外部單位因特殊原因需要查閱借調人員檔案的，應出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司人力資源部門負責人批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應在檔案保管室進行查閱，不得將檔案帶出保管室。2.查閱人員應按照檔案管理人員的要求進行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.借調人員本人因特殊原因需要借閱自己檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可借閱。2.公司內部因工作需要借閱借調人員檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后，方可借閱。3.外部單位因特殊原因需要借閱借調人員檔案的，應出具單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司人力資源部門負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息。2.經(jīng)批準后，借閱人員應到檔案保管室辦理借閱手續(xù)，領取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。3.借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案材料是否齊全、完整，如有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案轉遞（一）轉遞原因1.借調人員借調期滿，返回原單位工作。2.借調人員因工作調動、辭職、退休等原因離開公司。（二）轉遞程序1.借調人員借調期滿或離開公司前，人力資源部門應及時整理其檔案，并填寫《檔案轉遞通知單》。2.《檔案轉遞通知單》應注明檔案轉遞原因、轉遞單位名稱、轉遞地址等信息。3.人力資源部門應將檔案密封，并在封口處加蓋公司公章。4.檔案轉遞可通過機要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式進行，確保檔案的安全轉遞。5.檔案轉遞后，人力資源部門應及時與接收單位聯(lián)系，確認檔案是否已安全送達，并將相關情況記錄在《檔案轉遞登記表》上。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立借調人員檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計和分析。2.提高檔案管理工作的效率和準確性，為公司人力資源管理提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，負責檔案信息管理系統(tǒng)的維護和管理。2.對借調人員檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并確保電子檔案與紙質檔案的一致性。3.完善檔案信息管理系統(tǒng)的功能，實現(xiàn)檔案信息的分類檢索、權限管理、統(tǒng)計分析等功能。4.加強對檔案信息化管理人員的培訓和考核，提高其業(yè)務水平和操作技能。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本職責1.負責借調人員檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱和轉遞等工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和準確性。4.積極為公司內部各部門提供檔案利用服務，提高工作效率。（二）檔案管理人員工作紀律1.檔案管理人員應嚴格遵守工作紀律，不得擅自離崗、脫崗。2.不得泄露檔案信息，不得利用檔案謀取私利。3.不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.不得將檔案帶出檔案保管室或借給無關人員使用。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司人力資源部門負責對借調人員檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、查閱、借閱和轉遞等工作的規(guī)范性。3.檔案管理人員的工作紀律和業(yè)務水平。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：人力資源部門定期對借調人員檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.不定期抽查：人力資源部門不定期對借調人員檔案管理工作進行抽查，確保檔案管理工作的質量。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的突出