PAGE婦聯(lián)檔案三合一制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)婦聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于婦聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬各部門(mén)、各基層?jì)D聯(lián)組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：婦聯(lián)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映婦聯(lián)工作的歷史和現(xiàn)狀，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為婦聯(lián)工作提供有力支持。二、檔案分類(lèi)（一）文書(shū)檔案1.上級(jí)文件：包括黨中央、國(guó)務(wù)院、上級(jí)婦聯(lián)等頒發(fā)的文件。2.本級(jí)文件：婦聯(lián)機(jī)關(guān)制發(fā)的各類(lèi)文件，如通知、報(bào)告、決議等。3.會(huì)議文件：婦聯(lián)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。4.人事檔案：干部職工的個(gè)人檔案，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。5.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、審計(jì)等方面形成的檔案材料。（二）業(yè)務(wù)檔案1.婦女權(quán)益保障檔案：涉及婦女權(quán)益維護(hù)、法律援助、信訪接待等方面的檔案。2.兒童工作檔案：包括兒童關(guān)愛(ài)保護(hù)、家庭教育指導(dǎo)、兒童活動(dòng)開(kāi)展等方面的材料。3.組織建設(shè)檔案：婦聯(lián)組織架構(gòu)、換屆選舉、基層組織建設(shè)等相關(guān)檔案。4.宣傳教育檔案：婦聯(lián)開(kāi)展的各類(lèi)宣傳活動(dòng)、教育培訓(xùn)等形成的檔案。5.調(diào)研統(tǒng)計(jì)檔案：婦聯(lián)組織開(kāi)展的調(diào)研工作、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等檔案材料。（三）聲像檔案1.照片檔案：記錄婦聯(lián)工作活動(dòng)、重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察等的照片。2.錄音檔案：重要會(huì)議、講話、活動(dòng)等的錄音資料。3.錄像檔案：婦聯(lián)組織開(kāi)展的大型活動(dòng)、培訓(xùn)課程等的錄像資料。（四）實(shí)物檔案1.榮譽(yù)證書(shū)：婦聯(lián)獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌等。2.紀(jì)念品：具有紀(jì)念意義的禮品、紀(jì)念品等。3.其他實(shí)物：與婦聯(lián)工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的實(shí)物。三、檔案編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式。例如，2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：按照業(yè)務(wù)類(lèi)別年度保管期限流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。如婦女權(quán)益保障2023長(zhǎng)期001，表示2023年形成的婦女權(quán)益保障類(lèi)長(zhǎng)期保管的第1份業(yè)務(wù)檔案。3.聲像檔案編號(hào)：以形成時(shí)間內(nèi)容主題格式為編號(hào)依據(jù)。例如，20230510婦聯(lián)工作會(huì)議MP4，表示2023年5月10日形成的婦聯(lián)工作會(huì)議錄像，格式為MP4。4.實(shí)物檔案編號(hào)：根據(jù)實(shí)物類(lèi)別獲取時(shí)間序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。如榮譽(yù)證書(shū)2023001，表示2023年獲得的第1份榮譽(yù)證書(shū)。（二）編號(hào)管理1.檔案編號(hào)應(yīng)保持唯一性，不得重復(fù)。2.編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于檔案的識(shí)別和管理。3.檔案編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意更改。如確需更改，應(yīng)辦理相關(guān)審批手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，裝訂成冊(cè)，編制頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，裝盒上架。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，按照時(shí)間順序排列，編制目錄，裝訂或裝盒保存。3.聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，刻錄光盤(pán)或存儲(chǔ)在硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.實(shí)物檔案整理：對(duì)實(shí)物進(jìn)行分類(lèi)登記，注明名稱(chēng)、來(lái)源、日期等信息，妥善保管。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到分類(lèi)科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范。2.檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、損毀檔案內(nèi)容。3.整理完成的檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一保管。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.凡是反映婦聯(lián)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料、聲像資料、實(shí)物等，均應(yīng)歸檔。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與婦聯(lián)工作相關(guān)的文件材料，本級(jí)機(jī)關(guān)形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，以及基層?jì)D聯(lián)組織報(bào)送的重要材料，都屬于歸檔范圍。（二）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。4.實(shí)物檔案應(yīng)在獲取后及時(shí)登記歸檔。（三）歸檔程序1.各部門(mén)、各基層?jì)D聯(lián)組織應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集整理工作，對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行初步分類(lèi)、整理。2.整理好的檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門(mén)將接收的檔案按照分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理、上架，納入檔案管理系統(tǒng)。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于分類(lèi)存放檔案。貨架應(yīng)合理布局，充分利用空間。3.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.永久保管：反映婦聯(lián)重要職能活動(dòng)、歷史面貌、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)婦聯(lián)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)婦聯(lián)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.清點(diǎn)核對(duì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度：明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備、設(shè)施的安全管理。2.加強(qiáng)安全防范措施：安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫(kù)房安全。嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。3.定期進(jìn)行安全檢查：對(duì)檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等情況進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.做好檔案應(yīng)急處置工作：制定檔案應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件發(fā)生時(shí)應(yīng)采取的應(yīng)急措施，確保檔案安全。七、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與婦聯(lián)工作相關(guān)的檔案，須經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，并應(yīng)按時(shí)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等信息。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、單位、利用方式、利用內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案利用符合規(guī)定要求。2.發(fā)現(xiàn)檔案利用過(guò)程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告本單位分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。八、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定。（二）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合婦聯(lián)工作實(shí)際，確定檔案的保管期限。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.保持鑒定工作的嚴(yán)肅性和公正性，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和價(jià)值確定保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面分析，確定保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已滿(mǎn)保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門(mén)提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定結(jié)論。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（五）銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀日期等信息。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份交本單位財(cái)務(wù)部門(mén)備案。4.檔案銷(xiāo)毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的婦聯(lián)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為婦聯(lián)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合婦聯(lián)檔案管理的信息系統(tǒng)平臺(tái)，并進(jìn)行定制化配置，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、編號(hào)管理、整理歸檔、檢索利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等