PAGE武術(shù)培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)武術(shù)培訓(xùn)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有武術(shù)培訓(xùn)相關(guān)檔案的管理，包括學(xué)員檔案、教練檔案、教學(xué)資料檔案、培訓(xùn)活動(dòng)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映武術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與武術(shù)培訓(xùn)相關(guān)的各類資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)員隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)武術(shù)培訓(xùn)檔案的集中管理和維護(hù)。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。（二）各部門職責(zé)1.教學(xué)部門：負(fù)責(zé)提供學(xué)員報(bào)名資料、教學(xué)計(jì)劃、教案、考核成績(jī)等與教學(xué)相關(guān)的檔案資料，并協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案整理和歸檔。2.教練團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)提交個(gè)人資質(zhì)證明、教學(xué)總結(jié)、學(xué)員評(píng)價(jià)等教練檔案資料。3.招生部門：負(fù)責(zé)收集學(xué)員報(bào)名登記表、宣傳資料等招生相關(guān)檔案。4.其他部門：根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門提供與武術(shù)培訓(xùn)相關(guān)的其他檔案資料，如活動(dòng)照片、視頻等。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.學(xué)員檔案：包括學(xué)員個(gè)人基本信息、報(bào)名資料、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等。2.教練檔案：涵蓋教練個(gè)人簡(jiǎn)歷、資質(zhì)證書(shū)、教學(xué)成果、培訓(xùn)經(jīng)歷等。3.教學(xué)資料檔案：包含教學(xué)大綱、教案、教材、課件、教學(xué)視頻等。4.培訓(xùn)活動(dòng)檔案：涉及培訓(xùn)活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。5.其他檔案：如合作協(xié)議、場(chǎng)地租賃合同、設(shè)備清單等與武術(shù)培訓(xùn)相關(guān)的其他文件資料。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式，例如：2023XY001，其中“2023”表示年份，“XY”表示學(xué)員檔案類別代碼，“001”表示該類別檔案的順序號(hào)。具體類別代碼如下：1.學(xué)員檔案（XY）2.教練檔案（JL）3.教學(xué)資料檔案（JX）4.培訓(xùn)活動(dòng)檔案（HD）5.其他檔案（QT）四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將本部門產(chǎn)生的與武術(shù)培訓(xùn)相關(guān)的檔案資料收集齊全，并移交至檔案管理部門。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)收集，確保不遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。（二）整理方法1.檔案管理人員收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄清單。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保資料的整齊和牢固。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員將整理好的檔案資料按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案柜或電子檔案庫(kù)。2.建立檔案索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。3.在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年份等信息，方便識(shí)別和管理。（二）保管期限1.學(xué)員檔案：自學(xué)員畢業(yè)或終止培訓(xùn)后保存[X]年。2.教練檔案：長(zhǎng)期保存。3.教學(xué)資料檔案：根據(jù)教學(xué)需要確定保管期限，一般為[X]年。4.培訓(xùn)活動(dòng)檔案：保存[X]年。5.其他檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)確定保管期限，一般為[X]年。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。（二）查閱規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及學(xué)員隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案進(jìn)行保密。2.未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。3.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案安全，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無(wú)保存價(jià)值的。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)、已失去真實(shí)性等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，成立檔案銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。3.檔案銷毀小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。5.銷毀完畢后，應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》、銷毀記錄等相關(guān)資料歸檔保存。