PAGE企業(yè)檔案室上墻七項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。3.行政管理工作中的公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、人事檔案等。4.技術(shù)研發(fā)方面的項(xiàng)目資料、專利文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等。5.財(cái)務(wù)工作中的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.市場(chǎng)營銷活動(dòng)中的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、宣傳資料、客戶信息等。7.企業(yè)重大活動(dòng)、突發(fā)事件形成的相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案整理要求進(jìn)行初步整理，及時(shí)移交檔案室。3.對(duì)于重要文件、緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交。（三）收集流程1.檔案形成部門填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案室接收人員對(duì)移交檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后簽字接收。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記，建立檔案臺(tái)賬。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照企業(yè)職能部門分類，如行政部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、技術(shù)部等。2.結(jié)合檔案內(nèi)容，進(jìn)一步細(xì)分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等，繪制檔案目錄索引。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度分類，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別，分別整理裝訂，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立員工人事檔案袋，包括員工基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等材料。（四）整理要求1.整理人員應(yīng)熟悉檔案整理業(yè)務(wù)，確保整理質(zhì)量。2.整理過程中應(yīng)保持檔案的原始面貌，不得隨意涂改、抽取或丟失檔案材料。3.整理后的檔案應(yīng)編目清晰，便于查找和利用。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）保管設(shè)備1.配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜等保管設(shè)備，確保檔案存放有序。2.安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材和應(yīng)急照明設(shè)備。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案分類方案，將檔案存放于相應(yīng)的檔案架、柜中，并在顯著位置標(biāo)注檔案類別、年度等信息。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期（16年50年）、短期（15年以下）。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等按照國家相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（五）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱人員可在檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。（三）利用流程1.查閱查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息?！稒n案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱。2.借閱借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等。《檔案借閱申請(qǐng)表》依次經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人簽字審批。借閱人員憑審批后的申請(qǐng)表到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取或撕毀。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案室規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.涉及企業(yè)機(jī)密的檔案，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，如文件已過時(shí)效、工作已結(jié)束且無后續(xù)利用價(jià)值等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.填寫《檔案鑒定銷毀審批表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等信息。3.《檔案鑒定銷毀審批表》依次經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。（四）銷毀方式1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等，記錄材料應(yīng)歸檔保存。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀時(shí)，應(yīng)至少有兩名工作人員在場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、合規(guī)。七、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等的檔案。2.標(biāo)注“機(jī)密”“秘密”等密級(jí)的檔案。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對(duì)涉密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放。2.配備必要的保密設(shè)備，如密碼鎖、加密軟件等。3.對(duì)接觸涉密檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查，簽訂保密協(xié)議。（三）保密要求1.涉密檔案查閱、借閱必須嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱。2.接觸涉密檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.因工作需要復(fù)制涉密檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案所有者和企業(yè)保密管理部門批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密