PAGE檔案局風險評估制度一、總則（一）目的為有效識別、評估和應(yīng)對檔案局工作中可能面臨的各種風險，提高風險防范能力，保障檔案局工作的順利開展，維護檔案的安全與完整，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本風險評估制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內(nèi)部各部門在檔案收集、整理、保管、利用等各項工作環(huán)節(jié)中涉及的風險評估活動。（三）基本原則1.全面性原則涵蓋檔案局工作的各個方面，包括但不限于檔案實體安全、信息安全、人員管理、業(yè)務(wù)流程等，確保風險評估無遺漏。2.科學(xué)性原則運用科學(xué)的方法和技術(shù)，對風險進行準確識別、量化評估和有效應(yīng)對，提高風險評估的準確性和可靠性。3.動態(tài)性原則風險狀況會隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化而變化，因此風險評估應(yīng)定期進行，及時調(diào)整評估內(nèi)容和方法，以適應(yīng)新的風險形勢。4.實用性原則風險評估結(jié)果應(yīng)具有實際指導(dǎo)意義，能夠為檔案局的決策提供依據(jù)，制定切實可行的風險應(yīng)對措施，解決實際問題。二、風險評估組織與職責（一）風險評估領(lǐng)導(dǎo)小組成立檔案局風險評估領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案局局長擔任組長，副局長擔任副組長，各部門負責人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負責統(tǒng)籌規(guī)劃全局風險評估工作，審定風險評估制度、方案和報告，決策重大風險應(yīng)對措施。具體職責如下：1.制定風險評估戰(zhàn)略和方針根據(jù)檔案局的發(fā)展目標及內(nèi)外部環(huán)境，確定風險評估的總體方向和原則，確保風險評估工作符合檔案局整體工作要求。2.審批風險評估制度和方案對風險評估制度的制定、修訂以及年度風險評估方案進行審批，確保制度和方案的科學(xué)性、合理性和有效性。3.審議風險評估報告定期聽取風險評估工作匯報，審議風險評估報告，對評估出重大風險及應(yīng)對措施進行決策，為全局風險防控提供指導(dǎo)。（二）風險評估工作小組風險評估工作小組設(shè)在檔案局辦公室，辦公室主任兼任組長，成員由各部門業(yè)務(wù)骨干組成。工作小組負責具體實施風險評估工作，包括制定評估計劃、收集評估資料、開展風險識別評估、編制評估報告等。具體職責如下；1.制定風險評估計劃根據(jù)檔案局年度工作安排和風險評估領(lǐng)導(dǎo)小組要求，結(jié)合實際工作情況制定詳細年度風險評估計劃，明確評估范圍、內(nèi)容、方法、時間安排等，確保評估工作有序開展；2.收集風險評估資料通過多種渠道廣泛收集與風險評估相關(guān)資料，包括檔案業(yè)務(wù)文件、工作流程記錄、人員信息、安全設(shè)施狀況、外部環(huán)境信息（如政策法規(guī)變化、行業(yè)動態(tài)、自然災(zāi)害信息等），確保資料全面、準確、及時；3.開展風險識別評估運用適當風險識別方法（如問卷調(diào)查、訪談、現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)分析等）對收集資料進行分析，識別檔案局工作中潛在風險因素，采用科學(xué)評估方法（定性評估方法如風險矩陣法、定量評估方法如需計算風險值方法）確定風險發(fā)生可能性和影響程度，評估風險等級；4.編制風險評估報告根據(jù)風險識別評估結(jié)果編制風險評估報告詳細闡述風險評估過程、識別風險因素、評估風險等級及應(yīng)對建議，報告應(yīng)內(nèi)容詳實、數(shù)據(jù)準確、分析客觀、建議可行，并及時提交給風險評估領(lǐng)導(dǎo)小組審議；5.跟蹤風險應(yīng)對措施執(zhí)行情況負責對風險應(yīng)對措施執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時反饋執(zhí)行過程存在問題，確保風險應(yīng)對措施有效落實。（三）各部門職責各部門負責配合風險評估工作小組開展風險評估工作，并負責本部門風險的自我評估和防控。具體職責如下：1.提供本部門風險信息按照風險評估工作小組要求及時提供涉及本部門業(yè)務(wù)工作風險信息資料確保信息真實、完整、準確，為全局風險評估提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持；2.參與風險識別評估工作積極配合風險評估工作小組開展風險識別評估工作，參與問卷調(diào)查、訪談、現(xiàn)場檢查數(shù)據(jù)分析工作，提供專業(yè)意見和建議協(xié)助準確識別評估風險；3.落實本部門風險應(yīng)對措施根據(jù)全局風險評估報告及本部門風險狀況制定本部門風險應(yīng)對措施并認真組織實施，定期對本部門風險防控效果進行自查總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)不斷改進風險防控工作；4.開展部門內(nèi)部風險自我評估定期組織本部門內(nèi)部風險自我評估工作，及時發(fā)現(xiàn)本部門工作中新風險因素并采取相應(yīng)防控措施，形成部門內(nèi)部風險評估報告上報檔案局風險評估工作小組備案。三、風險識別（一）檔案實體安全風險1.自然災(zāi)害風險檔案局保管的檔案可能受到地震、洪水、火災(zāi)、臺風等自然災(zāi)害的威脅，導(dǎo)致檔案實體損壞或滅失。2.人為災(zāi)害風險包括火災(zāi)、盜竊破壞、故意損毀等行為造成檔案實體損失。例如工作人員操作失誤引發(fā)火災(zāi)，外部人員非法闖入檔案庫房盜竊檔案等情況。3.環(huán)境因素風險溫濕度、空氣質(zhì)量、光照等環(huán)境條件不符合檔案保管要求，可能導(dǎo)致檔案紙張老化、字跡褪色、膠片變質(zhì)等，影響檔案實體壽命及完整性；檔案庫房建筑結(jié)構(gòu)存在安全隱患（例如墻體裂縫、屋頂漏水等）也可能對檔案實體安全構(gòu)成威脅；4.設(shè)備故障風險檔案存儲設(shè)備（例如密集架、檔案柜等）出現(xiàn)故障影響檔案正常存放與管理，檔案保護設(shè)備（如溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、安防監(jiān)控設(shè)備等）失效無法發(fā)揮應(yīng)有功能，一旦發(fā)生緊急情況不能有效保障檔案安全。（二）檔案信息安全風險1.信息泄露風險檔案局存儲大量重要檔案信息，在信息傳輸、存儲、利用過程中，由于網(wǎng)絡(luò)安全漏洞（如黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)傳輸加密不完善）或人員違規(guī)操作（如違規(guī)拷貝、共享信息）等原因?qū)е聶n案信息泄露，給國家和社會帶來嚴重危害；2.信息篡改風險未經(jīng)授權(quán)人員利用技術(shù)手段篡改檔案電子信息內(nèi)容使其失去真實性和完整性，影響檔案利用價值；3.系統(tǒng)故障風險檔案管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障（如軟件崩潰、硬件損壞、數(shù)據(jù)丟失等）導(dǎo)致檔案信息無法正常訪問、處理或存儲，影響檔案局日常工作開展；4.數(shù)據(jù)備份風險檔案數(shù)據(jù)備份不及時、不完整或備份存儲介質(zhì)損壞、丟失導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞難以恢復(fù)，給檔案工作造成重大損失；5.信息利用風險檔案信息在提供利用過程因權(quán)限管理不當、利用流程不合理等導(dǎo)致信息濫用或不當公開，引發(fā)不良后果。例如敏感檔案信息被違規(guī)提供給無關(guān)人員，造成信息失控。（三）人員管理風險1.人員素質(zhì)風險檔案工作人員專業(yè)知識技能不足（如缺乏檔案整理、鑒定、數(shù)字化處理專業(yè)知識）、職業(yè)道德缺失（如責任心不強、違規(guī)操作、泄露檔案機密）等影響檔案工作質(zhì)量效率，甚至引發(fā)安全事故；2.人員流動風險關(guān)鍵崗位檔案工作人員離職導(dǎo)致工作銜接不暢、業(yè)務(wù)中斷，新員工入職培訓(xùn)不足難以快速適應(yīng)工作崗位要求影響檔案工作正常開展；人員流動頻繁還可能增加檔案信息安全風險，如離職人員帶走重要檔案信息或新員工誤操作導(dǎo)致信息泄露。（四）業(yè)務(wù)流程風險1.檔案收集風險檔案來源渠道廣泛收集過程易出現(xiàn)檔案材料遺漏（如未及時收集下屬單位重要檔案）、收集不完整（部分文件缺失）、收集不及時（錯過檔案形成最佳收集時機）等情況影響檔案資源完整性；2.檔案整理風險整理過程中分類標準不統(tǒng)一（不同人員對檔案分類不一致）、編號錯誤（檔案編號混亂）、裝訂不規(guī)范（裝訂順序錯誤、裝訂質(zhì)量差）、編目不準確（目錄信息與檔案內(nèi)容不符）等問題導(dǎo)致檔案管理混亂，影響檔案查找利用效率；3.檔案保管風險檔案庫房管理不善（例如未嚴格執(zhí)行庫房出入登記制度、未定期對檔案進行盤點清查）、檔案上架排列混亂（檔案存放位置錯誤難以快速查找）等影響檔案實體安全有序保管；4.檔案利用風險利用手續(xù)不健全（如利用檔案審批流程不規(guī)范）利用過程監(jiān)控不到位（無法及時掌握檔案利用情況）、利用后歸還不及時或檔案歸還時檢查不細致（導(dǎo)致檔案丟失或損壞）等問題影響檔案正常利用秩序并可能造成檔案安全隱患；5.檔案鑒定風險鑒定標準不準確（對檔案價值判斷失誤）、鑒定程序不合理（鑒定過程缺乏監(jiān)督審核）導(dǎo)致檔案鑒定結(jié)果不準確，誤判檔案保存期限，造成檔案資源浪費或重要檔案過早銷毀。四、風險評估方法（一）定性評估方法1.風險矩陣評估根據(jù)風險發(fā)生可能性和影響程度兩個維度建立風險矩陣表（如可能性分為極低、低、中等、高極高五個等級，影響程度分為輕微、較小、中等、較大、重大五個等級），通過對每個風險因素在矩陣表中標注相應(yīng)位置確定風險等級（如低風險、中等風險、高風險）。例如某風險發(fā)生可能性為中等，影響程度為較大，則該風險等級判定為中等風險。2.專家評估組織檔案局內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜遥ㄈ鐧n案業(yè)務(wù)專家、安全管理專家、信息技術(shù)專家）根據(jù)其專業(yè)知識經(jīng)驗及對檔案局工作了解對風險因素進行定性評估判斷風險等級。專家評估過程采用集體討論、打分等方式綜合得出評估結(jié)論確保評估結(jié)果科學(xué)性、客觀性；專家評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告詳細記錄評估依據(jù)過程及結(jié)論并提交檔案局風險評估領(lǐng)導(dǎo)小組審議。（二）定量評估方法1.風險值計算對于部分能夠量化風險因素采用風險值計算方法進行評估風險值=風險發(fā)生可能性×風險影響程度×風險暴露程度（風險暴露程度根據(jù)具體風險因素確定如涉及檔案數(shù)量、重要程度等）。例如某風險發(fā)生可能性為30%，影響程度評估值為4，風險暴露程度為檔案數(shù)量占全局檔案總量20%，經(jīng)計算風險值=0.3×4×0.2=0.24，根據(jù)預(yù)先設(shè)定風險值區(qū)間劃分風險等級（具體區(qū)間根據(jù)檔案局實際情況確定）。2.成本效益分析對于涉及風險應(yīng)對措施實施成本效益評估采用成本效益分析方法。在實施風險應(yīng)對措施前預(yù)估所需投入成本（如購置安全設(shè)備費用人員培訓(xùn)費用、技術(shù)改造費用等），同時評估措施實施預(yù)期收益（如降低風險發(fā)生概率減少檔案損失帶來間接效益等），通過比較成本與效益確定措施可行性及優(yōu)先順序；成本效益分析應(yīng)形成詳細報告提交檔案局風險評估領(lǐng)導(dǎo)小組作為決策參考依據(jù)。五、風險應(yīng)對（一）風險應(yīng)對策略選擇根據(jù)風險評估結(jié)果，針對不同等級風險選擇相應(yīng)應(yīng)對策略；1.風險規(guī)避對于高風險且無法有效控制風險因素，采取風險規(guī)避策略。例如對于存在嚴重安全隱患檔案庫房經(jīng)評估整改成本過高且難以確保整改后安全，考慮關(guān)閉該庫房轉(zhuǎn)移檔案存儲地點；對于可能導(dǎo)致重大信息泄露風險信息系統(tǒng)漏洞經(jīng)多次修復(fù)仍無法解決，可考慮停用該系統(tǒng)更換新系統(tǒng)；2.風險降低對于中等風險因素采取風險降低策略通過采取措施降低風險發(fā)生可能性或影響程度。例如加強檔案庫房安全設(shè)施建設(shè)（安裝防火防盜監(jiān)控設(shè)備）提高檔案實體安全保障水平；完善檔案信息安全管理制度加強人員培訓(xùn)和技術(shù)防護措施降低信息泄露風險；優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程制定詳細操作規(guī)范加強監(jiān)督檢查減少業(yè)務(wù)流程失誤風險；定期對檔案工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高人員素質(zhì)降低人員管理風險；3.風險轉(zhuǎn)移對于部分風險通過購買保險等方式進行風險轉(zhuǎn)移例如購買檔案實體財產(chǎn)保險在檔案因自然災(zāi)害或意外事故遭受損失時由保險公司承擔賠償責任降低檔案局經(jīng)濟損失；對于因第三方原因?qū)е聶n案安全問題風險可通過簽訂相關(guān)協(xié)議明確責任分擔將部分風險轉(zhuǎn)移給第三方；4.風險接受對于低風險因素在經(jīng)過評估認為風險發(fā)生可能性較小且影響程度輕微時采取風險接受策略即不采取額外應(yīng)對措施但需持續(xù)關(guān)注風險變化情況；例如檔案局日常工作中一些偶爾發(fā)生且影響較小風險事件（如下屬單位檔案收集過程輕微遺漏）經(jīng)評估可接受風險狀態(tài)定期對相關(guān)工作進行檢查確保風險不擴大。（二）風險應(yīng)對措施制定與實施1.檔案實體安全風險應(yīng)對措施針對自然災(zāi)害風險制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對自然災(zāi)害能力；加強檔案庫房選址和建設(shè)規(guī)劃確保符合安全標準，配備完善消防設(shè)施設(shè)備并定期維護檢查，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控系統(tǒng)等安防設(shè)備；對檔案庫房溫濕度進行實時監(jiān)測和調(diào)控安裝空氣凈化設(shè)備改善空氣質(zhì)量，定期對檔案庫房建筑結(jié)構(gòu)進行檢查維護及時消除安全隱患；定期對檔案存儲設(shè)備和保護設(shè)備進行檢查維護確保設(shè)備正常運行，建立設(shè)備故障應(yīng)急預(yù)案及時維修或更換故障設(shè)備；針對人為災(zāi)害風險加強人員安全教育培訓(xùn)提高安全意識規(guī)范操作流程，嚴格執(zhí)行檔案庫房出入登記制度限制無關(guān)人員進入，加強安全保衛(wèi)巡邏工作；2.檔案信息安全風險應(yīng)對措施建立健全檔案信息安全管理制度明確信息傳輸、存儲、利用等環(huán)節(jié)安全要求和操作規(guī)范；加強網(wǎng)絡(luò)安全防護措施安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)加密數(shù)據(jù)傳輸通道定期進行網(wǎng)絡(luò)安全漏洞掃描修復(fù)；對檔案管理信息系統(tǒng)進行定期維護升級備份重要數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行數(shù)據(jù)安全；加強人員信息安全培訓(xùn)教育提高保密意識規(guī)范信息利用權(quán)限管理嚴格審批流程防止信息泄露和篡改；建立信息利用監(jiān)控機制對檔案利用情況進行實時跟蹤記錄發(fā)現(xiàn)異常及時處理；制定數(shù)據(jù)備份策略定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份并將備份存儲介質(zhì)異地存放確保數(shù)據(jù)安全可靠；3.人員管理風險應(yīng)對措施加強檔案工作人員招聘管理嚴格篩選專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平高人員入職；定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育提高人員專業(yè)知識技能和職業(yè)道德素養(yǎng)；建立人員績效考核機制激勵員工提高工作質(zhì)量效率；完善人員離職交接制度確保工作順利銜接對離職人員進行離職審計防止檔案信息泄露；加強新員工入職培訓(xùn)使其盡快熟悉工作崗位要求；合理安排人員崗位避免關(guān)鍵崗位人員過度集中降低人員流動帶來風險；4.業(yè)務(wù)流程風險應(yīng)對措施制定詳細檔案收集指南明確收集范圍、標準、流程和責任部門確保檔案收集全面、及時、完整；統(tǒng)一檔案整理分類標準制定編目規(guī)范加強整理過程監(jiān)督檢查確保檔案整理質(zhì)量；完善檔案庫房管理制度嚴格執(zhí)行庫房出入登記盤點清查制度規(guī)范檔案上架排列確保檔案有序保管；建立健全檔案利用手續(xù)嚴格審批流程加強利用過程監(jiān)控及時歸還檔案并做好歸還檢查工作；制定科學(xué)檔案鑒定標準規(guī)范鑒定程序成立鑒定小組對鑒定過程進行監(jiān)督審核確保鑒定結(jié)果準確可靠。六風險監(jiān)控（一）監(jiān)控內(nèi)容1.風險應(yīng)對措施執(zhí)行情況定期檢查風險應(yīng)對措施是否按照制定計劃和要求有效執(zhí)行例如安全設(shè)備是否正常運行、人員培訓(xùn)是否落實、業(yè)務(wù)流程是否規(guī)范操作等確保風險應(yīng)對措施發(fā)揮作用降低風險水平；2.風險狀況變化持續(xù)關(guān)注風險發(fā)生可能性和影響程度變化情況及時發(fā)現(xiàn)新風險因素或原有風險因素變化趨勢例如隨著檔案局業(yè)務(wù)發(fā)展檔案數(shù)量增加信息系統(tǒng)升級等可能導(dǎo)致風險狀況改變；3.風險應(yīng)對效果評估定期對風險應(yīng)對效果進行評估判斷風險等級是否降低風險是否得到有效控制例如通過對比實施風險應(yīng)對措施前后檔案實體安全事故發(fā)生率信息泄露事件數(shù)量等評估措施效果。（二）監(jiān)控方式1.定期檢查制定風險監(jiān)控定期檢查