PAGE廈門檔案局查詢制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案查詢行為，保障檔案信息的合理利用，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合廈門檔案局實(shí)際工作情況，制定本查詢制度。（二）適用范圍本制度適用于在廈門檔案局進(jìn)行檔案查詢的所有單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查詢活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息在查詢過程中的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息嚴(yán)格保密。3.合理利用原則：在保障檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各方面提供合法、有效的檔案利用服務(wù)。二、檔案查詢主體及權(quán)限（一）單位查詢1.機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位因工作需要，可查詢本單位形成或移交進(jìn)館的檔案。查詢時(shí)需提交單位介紹信、查詢?nèi)藛T有效身份證件，并明確查詢目的和范圍。涉及重要檔案或需跨全宗查詢的，應(yīng)提前向檔案局提交書面申請(qǐng)，說明查詢理由和必要性，經(jīng)檔案局審核批準(zhǔn)后方可查詢。2.其他單位因履行法律程序、辦理相關(guān)業(yè)務(wù)等正當(dāng)理由需要查詢檔案的，需提供相關(guān)證明材料，如法律文書、業(yè)務(wù)辦理函件等，經(jīng)檔案局審核同意后，按照規(guī)定程序進(jìn)行查詢。（二）個(gè)人查詢1.檔案形成者本人可查詢本人形成的檔案，需提供有效身份證件。2.直系親屬因特殊原因確需查詢親屬檔案的，如涉及遺產(chǎn)繼承、身份確認(rèn)等，需提供本人有效身份證件、親屬關(guān)系證明材料（如戶口簿、結(jié)婚證等），經(jīng)檔案局核實(shí)后可進(jìn)行有限度查詢，具體查詢范圍由檔案局根據(jù)實(shí)際情況確定。3.其他個(gè)人因?qū)W術(shù)研究、文化創(chuàng)作等合法目的需要查詢檔案的，需提交本人有效身份證件、查詢申請(qǐng)（說明研究或創(chuàng)作主題、范圍、用途等），經(jīng)檔案局審核通過后，按照指定方式和范圍查詢相關(guān)檔案信息。三、檔案查詢流程（一）查詢申請(qǐng)1.單位申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案查詢申請(qǐng)表》，加蓋單位公章，詳細(xì)注明查詢目的、檔案類別、時(shí)間段、涉及全宗等信息。將申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料一并提交至廈門檔案局檔案利用服務(wù)窗口。2.個(gè)人申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案查詢申請(qǐng)表》，簽名并注明聯(lián)系方式。按照不同查詢主體要求，附上相應(yīng)的證明材料，提交至檔案利用服務(wù)窗口。（二）申請(qǐng)受理1.窗口初審檔案利用服務(wù)窗口工作人員對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，檢查申請(qǐng)材料是否齊全、規(guī)范，查詢目的是否合理合規(guī)。對(duì)于材料不齊全的，一次性告知申請(qǐng)人需補(bǔ)充的材料；對(duì)于不符合查詢條件的，向申請(qǐng)人說明理由。2.審核審批初審?fù)ㄟ^后，將申請(qǐng)材料轉(zhuǎn)至檔案業(yè)務(wù)科室進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)科室根據(jù)檔案管理規(guī)定和申請(qǐng)情況，對(duì)查詢范圍、利用方式等進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重要檔案、敏感信息或復(fù)雜情況的查詢申請(qǐng)，提交局領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查詢實(shí)施1.確定查詢方式根據(jù)檔案類型、數(shù)量及查詢需求，確定查詢方式?？刹捎矛F(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)印、摘錄等方式。對(duì)于電子檔案，在符合安全保密要求的前提下，可提供在線查閱或數(shù)據(jù)拷貝服務(wù)，但需進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理和操作記錄。2.現(xiàn)場(chǎng)查閱申請(qǐng)人憑有效證件和檔案局開具的查詢憑證，在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行檔案查閱。查閱過程中，工作人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，指導(dǎo)申請(qǐng)人正確查閱檔案，提醒申請(qǐng)人遵守查閱紀(jì)律，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.復(fù)印、摘錄申請(qǐng)人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)向工作人員提出申請(qǐng)。工作人員根據(jù)檔案管理規(guī)定和申請(qǐng)情況，確定是否允許復(fù)印或摘錄，并明確復(fù)印、摘錄的范圍和方式。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)加蓋檔案局檔案利用專用章，并注明出處。（四）查詢結(jié)果反饋1.當(dāng)場(chǎng)反饋對(duì)于能夠當(dāng)場(chǎng)提供查詢結(jié)果的，工作人員應(yīng)及時(shí)向申請(qǐng)人反饋，提供相關(guān)檔案材料或信息。2.限時(shí)反饋對(duì)于需要進(jìn)一步查找、整理或?qū)徍说牟樵兩暾?qǐng)，檔案局應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般不超過[X]個(gè)工作日）向申請(qǐng)人反饋查詢結(jié)果。反饋方式可采用書面通知、電話告知或電子郵件等。四、檔案利用限制（一）禁止行為1.嚴(yán)禁任何單位和個(gè)人擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。2.不得利用檔案查詢之便，泄露國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私信息。3.禁止將檔案用于非合法目的，如非法交易、惡意傳播等。（二）特殊檔案利用限制1.涉及國家機(jī)密檔案嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)進(jìn)行管理和利用，查詢此類檔案需經(jīng)嚴(yán)格的保密審查和審批程序，限定知悉范圍，查閱過程全程監(jiān)控。2.重要?dú)v史檔案對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值和文化意義的檔案，在利用時(shí)應(yīng)遵循保護(hù)優(yōu)先原則，盡量采用數(shù)字化等非接觸式方式提供利用，如需現(xiàn)場(chǎng)查閱，嚴(yán)格控制查閱人數(shù)和時(shí)間，防止對(duì)檔案造成損壞。3.個(gè)人隱私檔案在利用涉及個(gè)人隱私的檔案時(shí)，除檔案形成者本人及直系親屬因正當(dāng)理由查詢外，其他人員查詢需經(jīng)過嚴(yán)格審核，確保不侵犯?jìng)€(gè)人隱私權(quán)，對(duì)查詢結(jié)果嚴(yán)格保密。五、檔案安全與保密措施（一）檔案保管安全1.檔案局應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，包括檔案庫房、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜防蟲等設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中的安全隱患。（二）查詢過程保密1.對(duì)檔案查詢申請(qǐng)的受理、審核、審批等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和記錄，防止信息泄露。2.在查詢場(chǎng)所設(shè)置專門區(qū)域，配備必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)查詢?nèi)藛T的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保查詢過程符合安全保密要求。3.對(duì)于涉及敏感信息的檔案查詢，實(shí)行專人專管制度，嚴(yán)格控制知悉范圍。（三）信息載體安全1.對(duì)檔案復(fù)印件、摘錄件等信息載體進(jìn)行妥善保管，加蓋檔案利用專用章，注明出處和利用情況。2.對(duì)于電子檔案信息的傳輸、存儲(chǔ)和使用，采用加密技術(shù)和安全防護(hù)措施，防止信息被竊取或篡改。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案局建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查詢工作進(jìn)行自查，檢查查詢制度的執(zhí)行情況、檔案利用流程的規(guī)范性、安全保密措施的落實(shí)情況等。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案查詢工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求及時(shí)匯報(bào)檔案查詢工作情況，對(duì)上級(jí)部門提出的意見和建議認(rèn)真落實(shí)整改。2.主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，公布監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，對(duì)社會(huì)公眾反映的檔案查詢問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.單位或個(gè)人違反本查詢制度規(guī)定，擅自擴(kuò)大查詢范圍、泄露檔案信息、違規(guī)利用檔案等行為，均屬于違規(guī)行為。2.因工作人員失職、瀆職導(dǎo)致檔案安全事故或信息泄露的，也視為違規(guī)行為。（二）責(zé)任追究方式1.警告：對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處分，責(zé)令限期改正。2.罰款：對(duì)違規(guī)單位或個(gè)人視情節(jié)輕重處以一定金額的罰款。3.暫停查詢權(quán)限：對(duì)于違規(guī)情節(jié)較為嚴(yán)重的，暫停其檔案查詢權(quán)限[X]個(gè)月至[X]年不等，期間不得進(jìn)行檔案查詢活動(dòng)。4.法律責(zé)任追究