PAGE特種設(shè)備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)特種設(shè)備檔案管理，確保特種設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于特種設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、檢驗(yàn)檢測(cè)及事故處理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)特種設(shè)備安全法》、《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司內(nèi)所有特種設(shè)備的檔案管理，包括鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道、電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂(lè)設(shè)施、場(chǎng)（廠）內(nèi)專用機(jī)動(dòng)車輛等。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和提供利用工作。建立特種設(shè)備檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.特種設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)本部門特種設(shè)備檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好特種設(shè)備檔案的日常管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。3.特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)及安全管理人員監(jiān)督特種設(shè)備檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。參與特種設(shè)備事故調(diào)查時(shí)，負(fù)責(zé)提供相關(guān)檔案資料。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用維護(hù)保養(yǎng)說(shuō)明、監(jiān)督檢驗(yàn)證明等原始資料。2.特種設(shè)備安裝、改造、修理施工方案、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等過(guò)程資料。3.特種設(shè)備定期檢驗(yàn)報(bào)告、安全附件校驗(yàn)報(bào)告、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障及事故記錄等使用過(guò)程資料。4.特種設(shè)備操作人員資格證書(shū)、安全管理人員任命文件等相關(guān)人員資料。5.特種設(shè)備事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。6.其他與特種設(shè)備相關(guān)的重要資料。（二）收集要求1.特種設(shè)備使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.對(duì)于新購(gòu)置的特種設(shè)備，在設(shè)備到貨后，使用部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)原始資料，并在設(shè)備安裝調(diào)試完畢后，整理好安裝過(guò)程資料移交檔案管理部門。3.特種設(shè)備在安裝、改造、修理過(guò)程中，施工單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)整理施工過(guò)程資料，并在工程竣工后，將完整的資料移交使用部門，由使用部門移交檔案管理部門。4.特種設(shè)備使用過(guò)程中產(chǎn)生的各類資料，使用部門應(yīng)定期整理，于每年年底移交檔案管理部門。（三）整理方法1.檔案管理部門對(duì)收集到的特種設(shè)備檔案資料進(jìn)行分類整理，按照設(shè)備類別、型號(hào)、使用部門等進(jìn)行編號(hào)，建立檔案目錄。2.每份檔案資料應(yīng)編制頁(yè)碼，注明資料名稱、日期、來(lái)源等信息，并進(jìn)行裝訂或裝盒。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并便于查詢和利用。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理方法，將整理好的特種設(shè)備檔案及時(shí)歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的檔案資料應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。（二）保管期限1.特種設(shè)備檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期保管的檔案包括特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用維護(hù)保養(yǎng)說(shuō)明、監(jiān)督檢驗(yàn)證明、定期檢驗(yàn)報(bào)告、安全附件校驗(yàn)報(bào)告等重要資料，保管期限不少于設(shè)備的使用年限。短期保管的檔案包括特種設(shè)備安裝、改造、修理施工方案、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障及事故記錄等使用過(guò)程資料，保管期限不少于5年。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)及相關(guān)技術(shù)人員共同進(jìn)行，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱特種設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和數(shù)量。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱特種設(shè)備檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱協(xié)議應(yīng)包括借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期、保密要求等內(nèi)容。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得將檔案資料泄露給無(wú)關(guān)人員，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓檔案資料。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。五、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立特種設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將特種設(shè)備檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案檢索：通過(guò)關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、設(shè)備名稱等多種方式，快速檢索所需檔案資料。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)特種設(shè)備檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計(jì)和追溯。（三）信息化管理系統(tǒng)維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和硬件，保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的培訓(xùn)，提高用戶的操作技能和安全意識(shí)，確保用戶正確使用系統(tǒng)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及相關(guān)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)超過(guò)保管期限的特種設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，確定檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)的、無(wú)關(guān)緊要的資料，可予以銷毀。3.對(duì)于仍有一定參考價(jià)值，但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管