PAGE學(xué)校團(tuán)員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校團(tuán)員檔案管理，確保團(tuán)員檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體團(tuán)員檔案的管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校團(tuán)委負(fù)責(zé)全校團(tuán)員檔案的集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：團(tuán)員檔案應(yīng)如實(shí)反映團(tuán)員的基本情況和團(tuán)內(nèi)活動(dòng)經(jīng)歷，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)團(tuán)員檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保團(tuán)員個(gè)人隱私。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校團(tuán)組織工作和團(tuán)員個(gè)人發(fā)展提供有力支持。二、檔案內(nèi)容（一）入團(tuán)志愿書記載團(tuán)員入團(tuán)時(shí)的基本信息、入團(tuán)介紹人意見、支部大會(huì)決議、上級(jí)團(tuán)委審批意見等。（二）團(tuán)組織關(guān)系介紹信記錄團(tuán)員團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接情況，包括轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入的團(tuán)組織名稱、時(shí)間等。（三）團(tuán)員證是團(tuán)員身份的證明，記錄團(tuán)員的基本信息、團(tuán)籍注冊(cè)、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接、參加團(tuán)內(nèi)活動(dòng)等情況。（四）團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料包括各類表彰獎(jiǎng)勵(lì)的決定、證書復(fù)印件，以及違紀(jì)處分的相關(guān)文件、決定等。（五）團(tuán)費(fèi)繳納記錄詳細(xì)記錄團(tuán)員每月團(tuán)費(fèi)繳納情況，包括繳納時(shí)間、金額等。（六）其他材料如團(tuán)員個(gè)人的思想?yún)R報(bào)、學(xué)習(xí)心得、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告等與團(tuán)員成長(zhǎng)相關(guān)的重要材料。三、檔案建立與接收（一）檔案建立1.新團(tuán)員入團(tuán)時(shí)，由所在團(tuán)支部負(fù)責(zé)收集入團(tuán)志愿書等相關(guān)材料，并按照要求填寫完整、準(zhǔn)確。2.入團(tuán)志愿書應(yīng)由團(tuán)支部書記審核簽字后，報(bào)上級(jí)團(tuán)委審批蓋章，確保入團(tuán)程序規(guī)范。（二）檔案接收1.新生入學(xué)時(shí)，學(xué)校團(tuán)委應(yīng)及時(shí)接收新生團(tuán)員檔案，接收時(shí)要認(rèn)真核對(duì)檔案材料是否齊全、完整，檔案信息是否與團(tuán)員本人實(shí)際情況相符。2.對(duì)于檔案材料不齊全或不符合要求的，應(yīng)及時(shí)與原團(tuán)組織聯(lián)系，要求補(bǔ)充或更正。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.對(duì)接收的團(tuán)員檔案進(jìn)行分類整理，按照入團(tuán)志愿書、團(tuán)組織關(guān)系介紹信、團(tuán)員證、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料、團(tuán)費(fèi)繳納記錄、其他材料的順序排列。2.去除檔案中的金屬物品，如訂書釘、回形針等，確保檔案安全。3.對(duì)破損或褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。（二）歸檔方法1.以班級(jí)為單位，將團(tuán)員檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面標(biāo)明班級(jí)名稱、團(tuán)支部名稱、起止時(shí)間等信息。2.在檔案盒內(nèi)制作檔案目錄，清晰標(biāo)注每份檔案材料的名稱、頁碼等，便于查找和管理。3.將整理好的檔案按照年級(jí)、班級(jí)順序排列存放，建立檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的存放位置、數(shù)量等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校團(tuán)委應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。（二）保管期限團(tuán)員檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，以保證檔案信息的連續(xù)性和完整性，為學(xué)校團(tuán)組織工作和團(tuán)員個(gè)人發(fā)展提供歷史依據(jù)。（三）安全管理1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案借閱、查閱、歸還等手續(xù)。2.定期對(duì)檔案保管室進(jìn)行安全檢查，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。六、檔案借閱與查閱（一）借閱范圍1.學(xué)校內(nèi)部團(tuán)組織因工作需要，可借閱團(tuán)員檔案。2.團(tuán)員本人因特殊情況，經(jīng)學(xué)校團(tuán)委批準(zhǔn)，可查閱本人檔案。（二）借閱手續(xù)1.借閱單位或個(gè)人應(yīng)填寫《團(tuán)員檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人或本人簽字后，報(bào)學(xué)校團(tuán)委審批。3.學(xué)校團(tuán)委批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供檔案，并做好借閱登記，記錄借閱時(shí)間、借閱人姓名、歸還時(shí)間等信息。（三）查閱手續(xù)1.團(tuán)員本人查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《團(tuán)員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)學(xué)校團(tuán)委批準(zhǔn)后，檔案管理人員在指定地點(diǎn)提供檔案供團(tuán)員查閱，并做好查閱記錄。3.查閱過程中，團(tuán)員應(yīng)正確使用檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。（四）歸還要求1.借閱或查閱結(jié)束后，借閱人或查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員要認(rèn)真核對(duì)檔案材料是否齊全、完整，有無損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或損壞，借閱人或查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.團(tuán)員畢業(yè)離校、轉(zhuǎn)學(xué)、工作調(diào)動(dòng)等原因需要轉(zhuǎn)團(tuán)組織關(guān)系時(shí)，應(yīng)同時(shí)轉(zhuǎn)遞團(tuán)員檔案。2.團(tuán)員因其他特殊原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，經(jīng)學(xué)校團(tuán)委批準(zhǔn)后辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.轉(zhuǎn)出單位應(yīng)填寫《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明團(tuán)員姓名、轉(zhuǎn)出原因、轉(zhuǎn)往單位等信息，并加蓋公章。2.將團(tuán)員檔案材料整理齊全，裝入檔案袋，在檔案袋封口處加蓋公章。3.將檔案袋和《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》一并交學(xué)校團(tuán)委，由學(xué)校團(tuán)委按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。（三）轉(zhuǎn)遞方式1.團(tuán)員檔案一般通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)。2.如遇特殊情況，需要通過郵政特快專遞等方式轉(zhuǎn)遞的，應(yīng)在檔案袋上注明“機(jī)密”字樣，并采取必要的保密措施。（四）接收要求1.接收單位收到團(tuán)員檔案后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)檔案材料是否齊全、完整，檔案信息是否與轉(zhuǎn)遞通知單一致。2.如發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或信息不符等問題，應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系，要求補(bǔ)充或更正。3.接收單位應(yīng)在收到檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案接收情況反饋給轉(zhuǎn)出單位。八、檔案信息化管理（一）建立團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫學(xué)校團(tuán)委應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫，將團(tuán)員檔案中的基本信息、團(tuán)內(nèi)活動(dòng)經(jīng)歷等內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。（二）信息錄入要求1.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.錄入信息應(yīng)按照數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的要求進(jìn)行規(guī)范填寫，保證信息格式統(tǒng)一、便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（三）信息維護(hù)與更新1.定期對(duì)團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，及時(shí)清理無效數(shù)據(jù)。2.團(tuán)員檔案信息發(fā)生變化時(shí)，如團(tuán)員基本信息變更、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)與處分變動(dòng)等，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫信息，并做好相應(yīng)的檔案材料變更記錄。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)對(duì)團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)丟失。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)工作1.學(xué)校團(tuán)委應(yīng)定期對(duì)團(tuán)員檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括團(tuán)員總數(shù)、各年級(jí)團(tuán)員人數(shù)、團(tuán)員性別比例、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)與處分情況等。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)規(guī)范、清晰，能夠真實(shí)反映學(xué)校團(tuán)員隊(duì)伍的基本情況。（二）分析工作1.根據(jù)團(tuán)員檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行深入分析，了解團(tuán)員隊(duì)伍的發(fā)展變化趨勢(shì)、團(tuán)員思想狀況、團(tuán)內(nèi)活動(dòng)開展情況等。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)校團(tuán)組織工作決策提供科學(xué)依據(jù)，不斷改進(jìn)和加強(qiáng)團(tuán)員管理工作。十、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（二）信息管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、維護(hù)和更新工作。2.保證數(shù)據(jù)庫信息的準(zhǔn)確性和完整性，及時(shí)處理信息變更申請(qǐng)。3.做好數(shù)據(jù)庫信息安全管理，防止信息泄露和非法訪問。（三）統(tǒng)計(jì)分析職責(zé)1.按照要求定期進(jìn)行團(tuán)員檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)。2.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，撰寫分析報(bào)告，為學(xué)校團(tuán)組織工作提供決策支持。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校團(tuán)委應(yīng)定期對(duì)團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作流程規(guī)范情況、檔案信息安全情況等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)人員限期整改，確保檔案管理工作質(zhì)量。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立團(tuán)員檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)