PAGE機(jī)關(guān)檔案員工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實際情況，制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及全體檔案員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映機(jī)關(guān)工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集機(jī)關(guān)在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.對機(jī)關(guān)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。5.參與機(jī)關(guān)重大活動和重要工作項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。（二）檔案員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、編目和裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和存放，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，為機(jī)關(guān)各部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.積極參與檔案編研工作，根據(jù)機(jī)關(guān)工作需要，編寫檔案參考資料、大事記等，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作開展提供參考依據(jù)。7.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能活動中形成的各種文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.機(jī)關(guān)重要活動和重大事件形成的文件材料、照片、錄像、錄音等資料。3.機(jī)關(guān)與其他單位往來的文件材料、信函、電報等。4.機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的具有保存價值的文件材料、筆記、手稿等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、完整的原則，不得遺漏重要文件材料。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保材料的真實性、完整性和規(guī)范性。4.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。（三）收集時間1.當(dāng)年形成的檔案材料，應(yīng)在次年上半年完成收集整理工作。2.對于重大活動和緊急事件形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。（三）整理流程1.收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，剔除重復(fù)、無效的文件材料。2.對整理好的檔案進(jìn)行編號、編目，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，按照編號順序排列上架。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等，便于檔案管理工作的開展。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架存放，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的處理措施。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實際價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映機(jī)關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本機(jī)關(guān)檔案的實際情況，對檔案的價值進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的價值進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映機(jī)關(guān)的主要職能活動和基本歷史面貌。2.檔案的保存價值和利用價值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、社會需求等因素，對檔案的價值進(jìn)行全面分析和評估。（五）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時可進(jìn)行實地查看和調(diào)查研究。3.根據(jù)審核結(jié)果，確定檔案的存毀意見，并報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，形成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)定期開展，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)情況。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)機(jī)關(guān)工作需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、重要文件匯編等。2.開展檔案專題研究，挖掘檔案信息資源，為機(jī)關(guān)決策提供參考依據(jù)。3.整理編輯檔案史料，如歷史照片集、錄像資料集等，豐富機(jī)關(guān)文化建設(shè)。（二）編研方法1.查閱檔案資料，廣泛收集相關(guān)信息。2.對收集到的資料進(jìn)行分析、整理、歸納，形成編研成果。3.邀請專家學(xué)者進(jìn)行指導(dǎo)，提高編研成果的質(zhì)量和水平。（三）編研要求1.編研成果應(yīng)具有真實性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性，符合國家有關(guān)法律法規(guī)和政策要求。2.編研工作應(yīng)注重實用性和針對性，緊密圍繞機(jī)關(guān)工作實際，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作開展提供有力支持。3.編研成果應(yīng)及時歸檔保存，納入檔案管理體系。九、檔案利用（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門在工作中查閱檔案資料，為決策、執(zhí)行、監(jiān)督等工作提供參考依據(jù)。2.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱本人檔案或與工作相關(guān)的檔案資料。3.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案庫房查閱，檔案員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。外單位查閱檔案，應(yīng)提前提交查閱申請，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途