PAGE衛(wèi)生院檔案歸檔制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室在工作中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的歸檔管理。3.檔案定義本制度所指檔案是衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、保管安全、方便利用的原則。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院的各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.各科室兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理和初步分類，定期向檔案管理部門移交。協(xié)助檔案管理部門做好本科室檔案的查閱、利用等工作。接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高本科室檔案管理水平。三、檔案的收集與整理1.收集范圍上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與衛(wèi)生院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。衛(wèi)生院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，包括病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。教學(xué)、科研檔案，如教學(xué)計(jì)劃、教案、科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果等。行政管理檔案，如會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。2.收集要求各科室應(yīng)及時(shí)將本科室工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。收集的文件材料應(yīng)保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。4.整理方法按照檔案的類別進(jìn)行分類，如文書檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)科研檔案、行政管理檔案等。對(duì)每一類檔案再根據(jù)其具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類等。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在次年一季度歸檔。教學(xué)、科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或成果鑒定后及時(shí)歸檔。行政管理檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。2.歸檔程序各科室兼職檔案員將整理好的檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。審核合格的檔案進(jìn)行裝訂、編目、上架等歸檔工作。對(duì)不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)科室進(jìn)行補(bǔ)充或整改，整改合格后再進(jìn)行歸檔。五、檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整齊有序。2.保管要求對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的安全和完整。做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施。3.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合衛(wèi)生院的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。3.鑒定方法對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其保管期限。參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和衛(wèi)生院的實(shí)際需求，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。4.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案的查閱與利用1.查閱范圍本院職工因工作需要可查閱相關(guān)檔案。外單位因工作需要查閱本院檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱手續(xù)本院職工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本院檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.利用方式檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，嚴(yán)格控制知悉范圍。鼓勵(lì)檔案的開發(fā)利用，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行整理、編研，為衛(wèi)生院的工作提供參考依據(jù)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量，整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。2.移交工作衛(wèi)生院因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷等原因，需要將檔案移交給有關(guān)部門的，應(yīng)按照