PAGE綜合辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綜合辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司綜合辦及各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)全公司檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合辦職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)各部門檔案管理工作，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。(二)各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合辦。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合辦做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等檔案。3.財(cái)務(wù)管理類：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。4.工程建設(shè)類：涉及公司工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖紙、竣工驗(yàn)收等檔案。5.設(shè)備管理類：包括公司設(shè)備的采購(gòu)合同、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理等檔案。6.聲像檔案類：如公司重大活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。（二）檔案編號(hào)1.采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.年度：以公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：根據(jù)檔案分類，用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，如“001”“002”等。5.例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號(hào)為“2023A005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要的文件、合同等檔案，應(yīng)收集原件；如原件已借出或有特殊情況，可收集復(fù)印件，并注明原件保存處及借閱情況。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，同一類文件按發(fā)文時(shí)間或重要程度排列。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和項(xiàng)目階段進(jìn)行分類，如合同檔案按合同類型、簽訂時(shí)間排列，項(xiàng)目文檔按項(xiàng)目周期的不同階段分別整理。3.財(cái)務(wù)管理類檔案：按照會(huì)計(jì)年度，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別裝訂成冊(cè)，并編制目錄。4.工程建設(shè)類檔案：依據(jù)工程建設(shè)的不同環(huán)節(jié)，如規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案與工程進(jìn)度相對(duì)應(yīng)。5.設(shè)備管理類檔案：按照設(shè)備的類別和型號(hào)，將設(shè)備采購(gòu)、使用、維護(hù)等方面的檔案進(jìn)行整理歸檔。6.聲像檔案類：對(duì)照片、錄像、錄音等資料進(jìn)行分類標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、事件等信息，并配以文字說明。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前將上一年度形成的檔案整理完畢，移交綜合辦歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、年度等信息，一式兩份，由移交部門和綜合辦雙方簽字確認(rèn)。3.綜合辦檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，無誤后按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存放。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：主要包括公司設(shè)立、變更、終止等重要文件，涉及公司權(quán)益的重大合同協(xié)議，重要的財(cái)務(wù)檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案：一般為[具體年限]，如公司一般性的業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案等。4.短期保管的檔案：保管期限為[具體年限]，如臨時(shí)性的文件、資料等。（四）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)不同保管期限、不同類別的檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。6.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、類別等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合辦查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，必須持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合辦安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格登記查閱情況。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到綜合辦檔案庫(kù)房查閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、頁(yè)數(shù)等信息。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案信息不被泄露。2.利用檔案形成的資料，如需對(duì)外提供或發(fā)表，必須經(jīng)公司相關(guān)部門審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合辦，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有問題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合辦負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)鑒定小組討論通過后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、類別、年度、數(shù)量等信息。2.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合辦安排專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、利用和共享。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。建立電子檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理制度，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，便于查詢和利用。（三）檔案管理系統(tǒng)1.選用適合公司檔案管理需求的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的在線