PAGE局檔案管理制度細則一、總則（一）目的為加強本局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度細則。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案由局綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實性原則。檔案應如實反映本局各項工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則。全面收集、整理本局工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則。采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是本局檔案管理的職能部門，負責全局檔案管理工作的組織、協(xié)調、指導和監(jiān)督。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管本局各部門形成的各類檔案，定期對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和編目。3.開發(fā)利用檔案信息資源，為本局各項工作提供檔案資料查詢、借閱等服務。4.指導本局各部門的檔案工作，對兼職檔案人員進行業(yè)務培訓。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保護設備，確保檔案的安全。（二）各部門兼職檔案人員各部門應指定一名兼職檔案人員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助綜合檔案室做好相關檔案管理工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，按照檔案管理要求進行整理、分類。2.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合綜合檔案室開展檔案的鑒定、統(tǒng)計、編目等工作。4.負責本部門檔案的日常保管和利用，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級機關下發(fā)的與本局工作相關的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、請示、批復等文件材料。3.本局召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議紀要等。4.本局在業(yè)務工作中形成的各類業(yè)務文件、報表、統(tǒng)計資料、調查研究報告等。5.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。6.本局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務檔案，如工作記錄、考核材料、培訓證書等。7.本局獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等實物檔案。8.本局開展的重大活動、項目建設等形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案人員應及時收集本部門在工作活動中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對于重要文件材料，應實行“雙套制”收集，即同時收集紙質文件和電子文件，并確保兩者內容一致。3.收集的文件材料應字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，不符合要求的應及時進行整改。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。(四)整理方法1.分類。按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類、聲像實物類等類別。2.組卷。將具有內在聯(lián)系的文件材料組合成案卷，案卷內文件材料應按照一定的順序排列。3.編號。對整理好的案卷進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。4.編目。編制案卷目錄、卷內文件目錄等檢索工具，以便于檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地點，確保庫房安全。2.庫房應具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠等功能，配備必要的檔案保護設備，如空調、除濕機、防蟲藥、滅火器等。3.庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案存放1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對于紙質檔案，應使用檔案柜或檔案架進行存放，避免檔案直接接觸地面和墻壁。3.對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并定期進行備份，確保電子檔案的安全。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責和工作流程。2.庫房管理人員應定期對庫房進行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.嚴格控制庫房的溫度、濕度等環(huán)境條件，定期記錄庫房溫濕度數(shù)據(jù)。4.庫房應保持清潔衛(wèi)生，嚴禁在庫房內吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門兼職檔案人員及相關業(yè)務人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.定期鑒定。每年對已滿保管期限的檔案進行一次鑒定，確定檔案的存毀。2.隨時鑒定。對于在工作中發(fā)現(xiàn)的已失去保存價值的檔案，應及時進行鑒定并處理。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清冊應報局領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，并將銷毀清冊永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應按照有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱。本局工作人員可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.借閱。本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，方可到綜合檔案室借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制。本局工作人員如需復制檔案，應填寫復制申請表，經部門負責人批準后，到綜合檔案室辦理復制手續(xù)。復制檔案應使用統(tǒng)一的復制設備，確保復制內容清晰、完整。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案后，應及時歸還綜合檔案室，不得轉借他人。3.外單位查閱本局檔案時，應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。如需摘抄、復制檔案，應經本局同意，并在規(guī)定范圍內使用。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，及時掌握檔案管理工作動態(tài)。（二）移交1.本局工作人員因工作調動、離職等原因，應將本人保管的檔案材料移交給綜合檔案室。2.本局撤銷、合并時，應將檔案按照有關規(guī)定移交給上級主管部門或同級檔案行政管理部門。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化加工1.對本局重要檔案進行數(shù)字化加工，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案與紙質檔案內容一致。2.數(shù)字化加工應按照國家有關標準和規(guī)范進行，保證數(shù)字化檔案的質量。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的需要。2.設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。系統(tǒng)管理員應定期對系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。