PAGE檔案室管理制度值守一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本檔案室管理制度值守規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案室管理與值守的部門(mén)及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案室管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案實(shí)體與信息的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.高效利用原則：在確保檔案安全的前提下，提高檔案的利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案室職責(zé)與人員配置（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室各項(xiàng)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢(xún)與利用。5.做好檔案的安全保管工作，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施的落實(shí)。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序處理過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。8.為公司/組織各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記與跟蹤管理。（二）人員配置1.檔案室設(shè)主任一名，全面負(fù)責(zé)檔案室的管理工作，制定工作計(jì)劃，組織實(shí)施各項(xiàng)管理制度，協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的關(guān)系等。2.根據(jù)工作需要配備檔案管理人員若干名，負(fù)責(zé)檔案的日常管理、整理、錄入、借閱登記等具體工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。3.明確各人員的崗位職責(zé)，簽訂保密協(xié)議，確保檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等均屬收集范圍。2.具體包括但不限于上級(jí)文件、公司/組織發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、科研項(xiàng)目資料、人事任免文件、員工檔案等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。對(duì)于破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性、完整性與可讀性。同時(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，科技檔案按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)階段進(jìn)行分類(lèi)，人事檔案按照類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)等。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢(xún)和管理。例如，文書(shū)檔案編號(hào)可采用“年度+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式，如“2023永久00l”表示2023年形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損嚴(yán)重的應(yīng)進(jìn)行托裱，確保檔案的整齊美觀(guān)。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。四\檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的房間作為庫(kù)房。庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源和污染源，確保檔案的安全存放。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，應(yīng)安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，提高火災(zāi)防范能力。3.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間?？膳鋫錅貪穸日{(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保庫(kù)房環(huán)境符合要求。4.庫(kù)房地面應(yīng)采用防潮、耐磨的材料鋪設(shè)，墻面和天花板應(yīng)進(jìn)行防潮、防霉處理。檔案架應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、防火、防潮的材質(zhì)制作，確保檔案的安全存放。（二）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)方案，將檔案分類(lèi)存放于檔案架上，不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)排列有序，同一類(lèi)檔案按照編號(hào)順序依次排列。對(duì)于體積較大的檔案，可單獨(dú)存放，并在檔案架上標(biāo)注其存放位置。3.建立檔案存放索引，標(biāo)明各類(lèi)檔案在檔案架上的具體位置，方便檔案管理人員快速查找檔案。索引可采用紙質(zhì)索引和電子索引相結(jié)合的方式，提高索引的準(zhǔn)確性和便捷性。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、法規(guī)性文件、年度財(cái)務(wù)決算、重大合同協(xié)議、人事任免文件等，這些檔案具有重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義，應(yīng)永久保存。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為15年至50年，主要包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目資料等，這些檔案在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值，應(yīng)妥善保管。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等，這些檔案在較短時(shí)間內(nèi)具有一定的參考價(jià)值，保管期滿(mǎn)后可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）檔案安全檢查1.建立檔案安全檢查制度，定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體的保管情況、庫(kù)房環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行情況等。2.每月至少進(jìn)行一次全面的安全檢查，每周進(jìn)行一次局部檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取有效措施進(jìn)行整改。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。定期組織安全培訓(xùn)和演練，確保檔案管理人員熟悉安全操作規(guī)程和應(yīng)急處置流程。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱與本公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、用途、查閱/借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱/借閱申請(qǐng)表，注明查閱/借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、用途、查閱/借閱期限等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案室辦理查閱/借閱手續(xù)。3.檔案室對(duì)查閱/借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理，并登記查閱/借閱人員的姓名、單位名稱(chēng)、查閱/借閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。4.查閱/借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱一般在檔案室進(jìn)行，由檔案管理人員提供檔案，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.檔案借閱一般不超過(guò)規(guī)定期限，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室主任批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱/借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如有違反保密規(guī)定的行為，將依法追究其責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)在檔案室主任的組織下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同參與，確保鑒定結(jié)果的客觀(guān)、公正。（二）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.對(duì)于一些重要的檔案，可組織專(zhuān)家進(jìn)行論證，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案室主任審核，公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀完畢后，《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.確保檔案信息的安全、完整與有效利用，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線(xiàn)申請(qǐng)、審批、登記、跟蹤等功能，提高借閱管理的效率和透明度。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪(fǎng)問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全。5.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其規(guī)范性和可讀性。2.建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理體系，對(duì)電子檔案的背景信息、版本信息、存儲(chǔ)位置等進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于檔案管理和利用。3.