PAGE地名普查檔案保管制度一、總則（一）目的為加強地名普查檔案的科學管理，確保地名普查檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，根據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在地名普查工作中形成的各類檔案的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。地名普查檔案由專門的檔案管理部門集中保管，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則。采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則。建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置設立專門的地名普查檔案管理科室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責地名普查檔案的日常管理工作。（二）職責分工1.檔案管理人員負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.科室負責人負責檔案管理工作的組織協調和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作的順利開展。3.其他相關人員按照各自職責，配合檔案管理部門做好地名普查檔案的管理工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.地名普查工作中形成的各類文件、資料、圖表、數據等。2.地名普查過程中形成的照片、音像資料等。3.地名普查成果報告、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應及時將在地名普查工作中形成的檔案材料移交檔案管理部門，不得擅自留存。2.檔案材料應齊全、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.照片、音像資料等應注明拍攝時間、地點、內容等信息。（三）收集時間1.在地名普查工作的每個階段結束后，相關部門應及時將該階段形成的檔案材料移交檔案管理部門。2.地名普查工作全部結束后，應在規(guī)定時間內將所有檔案材料移交完畢。四、檔案整理（一）分類標準1.按照地名普查工作的流程，分為地名調查、地名標準化處理、地名標志設置、地名信息化建設等類別。2.按照檔案的載體形式，分為紙質檔案、電子檔案、照片檔案、音像檔案等。（二）整理方法1.紙質檔案應按照分類標準進行分類、編號、編目，裝訂成冊，并編制目錄。2.電子檔案應按照分類標準進行分類存儲，建立電子檔案數據庫，并編制電子檔案目錄。3.照片檔案應按照拍攝時間、地點、內容等進行分類整理，編號編目，并編制照片檔案目錄。4.音像檔案應按照內容、時間等進行分類整理，編號編目，并編制音像檔案目錄。（三）整理要求1.整理后的檔案應符合國家有關檔案整理的規(guī)范和標準。2.檔案的分類、編號、編目應科學合理，便于查詢和利用。3.檔案的裝訂應整齊牢固，目錄應清晰準確。五、檔案歸檔（一）歸檔原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯系，保持文件材料之間的歷史聯系。2.按照分類標準進行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（二）歸檔方法1.紙質檔案應按照分類順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案應按照分類存儲在服務器或存儲設備上，并建立相應的文件夾結構，便于管理和查詢。3.照片檔案和音像檔案應按照分類整理后，裝入檔案袋或光盤盒，并在檔案袋或光盤盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）歸檔時間1.地名普查工作的每個階段結束后，應及時將該階段形成的檔案材料進行歸檔。2.地名普查工作全部結束后，應在規(guī)定時間內將所有檔案材料歸檔完畢。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的地名普查檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質檔案應采用密集架存放，便于管理和查詢。2.電子檔案應采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行存儲，并定期進行備份。3.照片檔案和音像檔案應采用光盤、磁帶等存儲介質進行存儲，并定期進行檢查和維護。（三）保管期限1.地名普查檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括地名普查工作中形成的重要文件、資料、成果報告等。3.長期保管的檔案包括地名普查工作中形成的一般性文件、資料、統(tǒng)計報表等，保管期限為30年。4.短期保管的檔案包括地名普查工作中形成的臨時性文件、資料等，保管期限為10年。（四）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。3.對電子檔案應定期進行殺毒和維護，確保數據的安全和可用。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的數量、種類、保管期限等。2.檔案的收集、整理、歸檔、利用等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進行統(tǒng)計和分析。2.利用檔案管理軟件，對檔案的各項數據進行統(tǒng)計和匯總。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數據應準確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。八、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內部各部門因工作需要查閱地名普查檔案。2.上級主管部門、相關單位因工作需要查閱地名普查檔案。3.社會各界因學術研究、文化交流等需要查閱地名普查檔案。（二）利用方式1.查閱紙質檔案應填寫查閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，在檔案查閱室進行查閱。2.查閱電子檔案應通過檔案管理系統(tǒng)進行查詢，并按照規(guī)定的權限進行操作。3.如需借閱檔案，應填寫借閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。（三）利用要求1.查閱和借閱檔案應遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得損壞、涂改、轉借、丟失檔案。2.查閱和借閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出單位。3.如需復制檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，對保管期滿的檔案進行鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、慎重決定的原則，確保檔案的真實性、完整性和準確性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組對保管期滿的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，報單位領導批準。（三）銷毀程序1.經批準銷毀的檔案，應在指定地點進行銷