PAGE精裝工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司精裝工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、質(zhì)量追溯等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有精裝工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收交付全過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)精裝工程檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性。4.及時(shí)性原則：各部門(mén)和人員應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，確保檔案的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司精裝工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)和項(xiàng)目組的檔案收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、審核、整理、保管和提供利用公司精裝工程檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確項(xiàng)目檔案管理人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的具體實(shí)施，并接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，確保檔案的時(shí)效性。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。（三）各職能部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在精裝工程管理過(guò)程中形成的文件資料的收集、整理，并移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.協(xié)助項(xiàng)目組做好相關(guān)檔案資料的收集、整理工作，提供必要的支持和配合。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。6.其他文件：與工程建設(shè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、工程照片、影像資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)和項(xiàng)目組應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.收集的檔案資料應(yīng)原件為主，如因特殊原因無(wú)法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.按照檔案的形成階段、性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類(lèi)別。2.每一類(lèi)別的檔案再按照文件的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。3.對(duì)排列好的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目組應(yīng)在工程建設(shè)過(guò)程中，按照檔案整理要求，定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.檔案管理部門(mén)在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回項(xiàng)目組重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性。（二）保管期限1.精裝工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為工程建設(shè)過(guò)程中形成的重要技術(shù)文件、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案為一般性文件資料，保管期限為5年以下。（三）保管方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱精裝工程檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司精裝工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門(mén)查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并在《檔案查閱登記表》上登記。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案資料，并保持檔案資料的整潔、完好，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益。2.如需對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明用途。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用臺(tái)賬，記錄檔案的查閱、利用情況，以便統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)精裝工程檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組代表、相關(guān)職能部門(mén)代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.查閱檔案資料，了解檔案的形成背景、內(nèi)容和價(jià)值。2.征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)，對(duì)檔案的重要性和必要性進(jìn)行評(píng)估。3.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)檢索工具中注明，并永久保存《檔案銷(xiāo)毀清單》和《檔案銷(xiāo)毀記錄》。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司精裝工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速檢索、在線查閱、遠(yuǎn)程利用等功能，為公司的工程建設(shè)和管理提供便捷的服務(wù)。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和篡改。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性