PAGE檔案人財物管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理工作，規(guī)范檔案人財物管理行為，確保檔案的完整、安全與有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門及人員，包括檔案管理人員、檔案形成部門工作人員以及利用檔案的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則高度重視檔案的安全與保密，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄露。3.集中統(tǒng)一原則檔案管理工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷高效的服務(wù)。二、檔案人員管理（一）人員配備1.根據(jù)檔案管理工作的實際需求，合理配備檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整時，應(yīng)提前做好工作交接，確保檔案管理工作的連續(xù)性。（二）崗位職責(zé)1.檔案主管職責(zé)全面負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案管理工作的順利開展。監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。負(fù)責(zé)與上級主管部門、相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。2.檔案管理員職責(zé)按照檔案管理工作流程，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，做好檔案的庫房管理、安全防護(hù)和定期檢查工作。負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案安全。協(xié)助檔案主管開展檔案信息化建設(shè)工作，錄入和維護(hù)檔案信息。完成檔案主管交辦的其他臨時性工作任務(wù)。（三）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、操作技能等。2.鼓勵檔案管理人員參加檔案專業(yè)學(xué)歷教育和職稱考試，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。3.邀請檔案行業(yè)專家進(jìn)行講座和指導(dǎo)，拓寬檔案管理人員的視野，提升業(yè)務(wù)能力。（四）考核與獎懲1.建立檔案管理人員考核機(jī)制，定期對檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予表彰和獎勵，包括榮譽證書、獎金等。3.對違反檔案管理制度、工作失職的檔案管理人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、辭退等處理。三、檔案財務(wù)管理（一）預(yù)算管理1.每年根據(jù)檔案管理工作的實際需求，編制檔案管理經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括檔案設(shè)備購置、檔案整理裝訂、檔案數(shù)字化、檔案保管維護(hù)、人員培訓(xùn)等費用。2.檔案管理經(jīng)費預(yù)算應(yīng)報公司/組織財務(wù)部門審核，并經(jīng)管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.嚴(yán)格控制檔案管理經(jīng)費支出，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)、有效。（二）經(jīng)費使用1.檔案管理經(jīng)費應(yīng)?？顚Ｓ?，不得挪作他用。2.檔案設(shè)備購置應(yīng)按照規(guī)定的采購程序進(jìn)行，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價格合理的設(shè)備。3.檔案整理裝訂、檔案數(shù)字化等工作應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行，確保工作質(zhì)量。費用支出應(yīng)取得合法有效的票據(jù)，并按照財務(wù)制度進(jìn)行報銷。4.檔案保管維護(hù)費用主要用于檔案庫房的安全防護(hù)、溫濕度調(diào)節(jié)、消防設(shè)施配備等方面。應(yīng)定期對檔案保管維護(hù)費用的使用情況進(jìn)行檢查和評估，確保費用合理使用。5.人員培訓(xùn)費用應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)計劃和實際需求進(jìn)行安排，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)費用支出應(yīng)符合公司/組織財務(wù)制度的規(guī)定。（三）財務(wù)審計1.定期對檔案管理經(jīng)費的使用情況進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查經(jīng)費使用是否符合預(yù)算要求、是否合規(guī)合法。2.配合公司/組織外部審計機(jī)構(gòu)對檔案管理經(jīng)費進(jìn)行審計，提供相關(guān)資料和解釋。3.根據(jù)審計結(jié)果，對存在的問題及時進(jìn)行整改，規(guī)范檔案財務(wù)管理行為。四、檔案物資管理（一）檔案庫房設(shè)施設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房安全。監(jiān)控設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，保證設(shè)備正常運行。（二）檔案裝具1.選擇符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案盒、檔案袋、卷皮等。檔案裝具應(yīng)具備一定的強(qiáng)度和耐久性，能夠有效保護(hù)檔案。2.對檔案裝具進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時更換損壞的裝具。3.根據(jù)檔案整理和保管的需要，合理配置檔案裝具，確保檔案存放整齊、有序。（三）檔案辦公設(shè)備1.配備必要的檔案辦公設(shè)備，如計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。檔案辦公設(shè)備應(yīng)滿足檔案管理工作的實際需求，性能穩(wěn)定，易于操作。2.對檔案辦公設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。建立設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備的使用情況和維修記錄。3.根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和需求，及時更新檔案辦公設(shè)備，提高檔案管理工作效率。（四）物資采購與管理1.檔案物資采購應(yīng)按照公司/組織的采購制度進(jìn)行，遵循公開、公平、公正的原則，選擇合格的供應(yīng)商。2.建立檔案物資采購臺賬，記錄物資的采購時間來源、規(guī)格型號、數(shù)量、價格等信息。3.對采購的檔案物資進(jìn)行驗收，確保物資符合質(zhì)量要求。驗收合格的物資應(yīng)及時入庫，并辦理入庫手續(xù)。4.加強(qiáng)檔案物資的庫存管理，定期對庫存物資進(jìn)行盤點，確保物資賬實相符。對積壓、損壞或過期的物資應(yīng)及時進(jìn)行處理。五、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，確保檔案安全管理工作有章可循。2.檔案安全管理制度應(yīng)包括檔案庫房安全管理制度、檔案借閱安全管理制度、檔案數(shù)字化安全管理制度、檔案信息安全管理制度等。（二）安全措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防火門、防盜窗、防火卷簾等安全設(shè)施，配備滅火器、消火栓等消防設(shè)備。消防設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備完好有效。2.對檔案庫房的溫濕度進(jìn)行實時監(jiān)測和調(diào)控，保持庫房溫濕度適宜。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案必須履行審批手續(xù)，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。4.在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)采取安全保密措施，確保檔案信息不被泄露。對數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。5.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置檔案信息訪問權(quán)限，對檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸。定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止黑客攻擊和病毒感染。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。演練內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)撲救、人員疏散、檔案搶救等方面。3.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失。同時，應(yīng)及時向上級主管