PAGE小學(xué)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在學(xué)校教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門(mén)、各年級(jí)組、各學(xué)科組及全體教職工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索和利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案資料管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案資料保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)備，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)保管，確保檔案資料的安全。4.開(kāi)展檔案資料的開(kāi)發(fā)利用工作，編制檔案資料檢索工具，積極為學(xué)校教育教學(xué)、管理、科研等工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)、各年級(jí)組、各學(xué)科組檔案資料管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和交流活動(dòng)。6.做好檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好檔案資料的鑒定、銷毀工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交學(xué)校檔案室。2.明確一名檔案資料管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料管理的具體工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案資料管理制度，接受學(xué)校檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）教職工職責(zé)1.認(rèn)真做好個(gè)人在工作中形成的各類文件材料的收集、整理工作，并按照學(xué)校檔案資料管理制度的要求及時(shí)移交本部門(mén)檔案資料管理員。2.積極配合學(xué)校檔案室和本部門(mén)做好檔案資料的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，不得擅自泄露檔案資料內(nèi)容。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括學(xué)校行政會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、安全管理等方面形成的文件材料。3.教育教學(xué)類：包括學(xué)校教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材教案、教學(xué)研究、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍管理、招生就業(yè)等方面形成的文件材料。4.科學(xué)研究類：包括學(xué)校科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果、學(xué)術(shù)交流等方面形成的文件材料。5.教師業(yè)務(wù)類：包括教師個(gè)人教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、培訓(xùn)進(jìn)修記錄、考核評(píng)價(jià)等方面形成的文件材料。6.學(xué)生管理類：包括學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐等方面形成的文件材料。7.其他類：包括學(xué)校與上級(jí)主管部門(mén)、社會(huì)單位往來(lái)文件，學(xué)校舉辦重大活動(dòng)、重要會(huì)議形成的文件材料，學(xué)校榮譽(yù)證書(shū)、錦旗等實(shí)物檔案資料。（二）收集要求1.各部門(mén)和教職工應(yīng)按照檔案資料收集范圍的要求，及時(shí)、主動(dòng)地收集本部門(mén)和個(gè)人工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案資料的類別進(jìn)行分類，如黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類等。2.立卷：將同一類別的檔案資料按照一定的原則和方法進(jìn)行立卷，每卷應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立和完整。3.編目：對(duì)立卷后的檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制卷內(nèi)目錄、備考表等，便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊牢固。四、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案資料的安全保管。檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案資料：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案資料：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為30年。3.短期保管的檔案資料：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為10年。（三）保管要求1.檔案資料應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案資料的安全無(wú)損。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案資料的使用壽命。4.做好檔案資料的數(shù)字化工作，將重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案資料的管理效率和利用水平。五、檔案資料的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)在開(kāi)展教育教學(xué)、管理、科研等工作中需要查閱檔案資料的。2.教職工因個(gè)人工作需要查閱本人業(yè)務(wù)檔案資料的。3.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案資料的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案室查閱檔案資料，檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件和服務(wù)。2.借閱：因工作需要借閱檔案資料的，須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，須經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案室印章。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、拆散等。2.查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。3.外單位查閱學(xué)校檔案資料，如需摘抄、復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.利用者歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料的完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案資料的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案資料鑒定小組，由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案資料逐件進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案資料的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，由檔案室編制檔案資料銷毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案資料銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案資料的題名、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.檔案資料銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案資料銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。4.檔案資料銷毀后，應(yīng)將檔案資料銷毀清冊(cè)永久保存。七、檔案資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案資料管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：學(xué)校每年對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果作為對(duì)各部門(mén)和檔案資料管理人員考核評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。2.不定期抽查：學(xué)校檔案室不定期對(duì)各部門(mén)檔案資料管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案資料管理工作中的重