PAGE檔案三合一制度宣傳稿一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實完整原則。檔案應如實反映公司各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則。檔案管理應確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。3.指導公司各部門及所屬單位的檔案工作，對檔案管理人員進行業(yè)務培訓。4.定期對公司檔案進行統(tǒng)計分析，掌握檔案的數(shù)量、質(zhì)量和利用情況。5.負責公司檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化。（二）各部門及所屬單位職責1.負責本部門及所屬單位檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的真實、完整。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門及所屬單位檔案工作的日常管理，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務指導。3.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門及所屬單位形成的檔案移交公司檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進行修復、復制。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時歸還檔案。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行登記造冊，報經(jīng)批準后實施銷毀。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種門類和載體的材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。3.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報告、技術(shù)成果等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門及所屬單位形成的檔案材料，并進行整理分類。2.檔案材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的真實性和可讀性。（三）收集時間1.各部門及所屬單位應在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理完畢，并移交公司檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目形成的檔案材料，應在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理，并移交公司檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段進行分類整理，建立項目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄。3.會計檔案按照會計年度、類別進行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）整理要求1.整理后的檔案應分類準確，排列有序，編號規(guī)范。2.編制的各類目錄應清晰準確，便于查找利用。3.對破損、褪色的檔案應進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，標識清晰。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。（三）檔案鑒定1.公司檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的價值，確定檔案的保管期限。（四）檔案銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，報經(jīng)公司領(lǐng)導批準。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期和方式。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限，經(jīng)公司檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱、借閱檔案應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損。5.查閱、借閱檔案完畢后，應及時歸還檔案管理部門，辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案查閱、借閱登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、期限等進行詳細登記。2.檔案查閱、借閱登記冊應妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、利用和共享。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工。對公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)。建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求1.檔案數(shù)字化加工應符合國家有關(guān)檔案數(shù)字化的標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案信息管理系統(tǒng)