PAGE檔案局檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案局檔案的查閱利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各類檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.服務(wù)利用原則在確保檔案安全的前提下，最大限度地滿足本局各部門及社會(huì)相關(guān)單位、個(gè)人對(duì)檔案的合理利用需求。二、檔案查閱利用的范圍與條件（一）查閱利用范圍1.本局工作人員因工作需要，可查閱與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本局同意，可查閱與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要，依法可查閱本局相關(guān)檔案。4.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的單位或個(gè)人，因特殊原因需要查閱本局檔案的，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱。（二）查閱利用條件1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門審批。2.外單位查閱檔案，需提前向本局提交《檔案查閱申請(qǐng)函》，說明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員名單等，并加蓋單位公章。經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。三、檔案查閱利用的程序（一）申請(qǐng)1.本局工作人員查閱檔案，由本人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人。2.外單位查閱檔案，由查閱單位填寫《檔案查閱申請(qǐng)函》，并通過機(jī)要交換、專人送達(dá)或電子郵件等方式提交本局檔案管理部門。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，應(yīng)攜帶相關(guān)證明文件，直接到本局檔案管理部門提出申請(qǐng)。（二）審批1.本局工作人員查閱檔案申請(qǐng)，由所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定是否批準(zhǔn)查閱，并簽署審批意見。2.外單位查閱檔案申請(qǐng)，由檔案管理部門初審后，報(bào)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)情況，做出是否批準(zhǔn)的決定。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案申請(qǐng)，由檔案管理部門初審后，報(bào)本局主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可安排查閱。（三）查閱1.經(jīng)批準(zhǔn)查閱檔案的人員，應(yīng)按照檔案管理部門安排的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，必須在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取或撕毀。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)查閱現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督和指導(dǎo)，確保查閱活動(dòng)規(guī)范有序進(jìn)行。（四）歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無損。2.外單位查閱的檔案，如需借出本局，應(yīng)按照本制度的借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱單位應(yīng)按時(shí)歸還檔案。四、檔案借閱管理（一）借閱范圍本局工作人員因工作需要，確需將檔案帶出本局查閱的，可辦理檔案借閱手續(xù)。外單位因特殊原因需要借閱本局檔案的，經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（二）借閱手續(xù)1.本局工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定是否批準(zhǔn)借閱，并簽署審批意見。2.外單位借閱檔案，需提前向本局提交《檔案借閱申請(qǐng)函》，說明借閱單位名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱人員名單、借閱期限等，并加蓋單位公章。經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在借閱申請(qǐng)表或申請(qǐng)函上簽字確認(rèn)，并承諾遵守檔案借閱的相關(guān)規(guī)定。（三）借閱期限與歸還1.本局工作人員借閱檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.外單位借閱檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向本局提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。3.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）借閱期間的保管1.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人員在借閱期間，應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。如發(fā)生檔案安全事故，借閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤檢查，了解檔案的使用情況，確保檔案按時(shí)歸還。五、檔案復(fù)制管理（一）復(fù)制范圍本局工作人員因工作需要，可復(fù)制與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案內(nèi)容。外單位因工作需要，經(jīng)本局同意，可復(fù)制與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案內(nèi)容，但涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等不宜公開的檔案內(nèi)容，不得復(fù)制。（二）復(fù)制手續(xù)1.本局工作人員復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定是否批準(zhǔn)復(fù)制，并簽署審批意見。2.外單位復(fù)制檔案，需提前向本局提交《檔案復(fù)制申請(qǐng)函》，說明復(fù)制單位名稱、復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制人員名單等，并加蓋單位公章。經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。3.復(fù)制人員應(yīng)在復(fù)制申請(qǐng)表或申請(qǐng)函上簽字確認(rèn)，并承諾遵守檔案復(fù)制的相關(guān)規(guī)定。（三）復(fù)制方式與要求1.檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍照等合法、安全的方式進(jìn)行，確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整。2.如需復(fù)制電子檔案，應(yīng)使用檔案管理部門指定的存儲(chǔ)介質(zhì)，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。復(fù)制后的電子檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自更改或刪除。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的“檔案復(fù)制專用章”，以證明復(fù)制件的真實(shí)性和有效性。（四）復(fù)制后的處理1.復(fù)制人員應(yīng)將復(fù)制的檔案及時(shí)交給檔案管理部門進(jìn)行登記和歸檔。檔案管理部門應(yīng)對(duì)復(fù)制件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保與原件一致。2.外單位復(fù)制的檔案，如需帶走本局，應(yīng)按照本制度的借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱單位應(yīng)按時(shí)歸還復(fù)制件。六、檔案查閱利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本局檔案查閱利用活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案查閱利用工作規(guī)范有序進(jìn)行。本局紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱利用活動(dòng)進(jìn)行紀(jì)律監(jiān)督，對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行查處。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.查閱利用申請(qǐng)的審批情況，是否符合規(guī)定的程序和條件。2.查閱利用人員的行為規(guī)范，是否遵守檔案安全保密規(guī)定。3.檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況，是否按照規(guī)定進(jìn)行登記和歸檔。4.檔案歸還情況，是否按時(shí)歸還，檔案是否完整無損。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門定期對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括查閱利用申請(qǐng)記錄、檔案借閱登記、檔案復(fù)制登記等，確保檔案查閱利用工作規(guī)范有序。2.不定期抽查本局紀(jì)檢監(jiān)察部門不定期對(duì)檔案查閱利用活動(dòng)進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查查閱利用人員的行為規(guī)范、檔案安全保密情況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案查閱利用工作中的突出問題或重要事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查，深入查找問題根源，提出整改措施，確保檔案查閱利用工作健康發(fā)展。（四）違規(guī)處理1.對(duì)違反本制度規(guī)定查閱利用檔案的單位或個(gè)人，但尚未造成檔案損失或不良影響的，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)因違反本制度規(guī)定查閱利用檔案，造成檔案丟失、損