PAGE社區(qū)電子檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，提高社區(qū)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)所有電子檔案的管理，包括但不限于社區(qū)居民信息、社區(qū)事務(wù)記錄、政策文件、工作文檔等各類電子數(shù)據(jù)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)如實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集和保存與社區(qū)工作相關(guān)的各類電子信息，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便利性原則：便于電子檔案的檢索、查詢、利用和共享，提高工作效率。二、電子檔案管理職責(zé)（一）社區(qū)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)電子檔案管理工作，明確各部門在電子檔案管理中的職責(zé)分工。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好電子檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.負(fù)責(zé)社區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)電子檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。3.按照規(guī)定的權(quán)限和程序，為社區(qū)工作人員及居民提供電子檔案的查詢、借閱等服務(wù)。4.協(xié)助做好電子檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的電子檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理人員。2.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門電子文件的形成、積累和歸檔工作。3.在工作中積極配合檔案管理人員做好電子檔案的管理和利用工作。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)居民基本信息，包括個(gè)人資料、家庭成員信息、居住情況等。2.社區(qū)各類事務(wù)辦理記錄，如低保申請(qǐng)、醫(yī)保報(bào)銷、就業(yè)登記等。3.社區(qū)組織活動(dòng)記錄，包括活動(dòng)方案、通知、照片、視頻等。4.上級(jí)部門下發(fā)的各類政策文件、工作通知等。5.社區(qū)內(nèi)部工作文檔，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，能夠清晰反映工作內(nèi)容和過程。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件作為備份，紙質(zhì)文件與電子文件內(nèi)容應(yīng)保持一致。（三）整理方法1.按照檔案的類別和年度進(jìn)行分類，如居民檔案、事務(wù)檔案、活動(dòng)檔案等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，方便快速檢索。四、電子檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的電子檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核通過的電子檔案按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，存入指定的電子檔案管理系統(tǒng)或存儲(chǔ)設(shè)備。3.在歸檔過程中，應(yīng)同時(shí)生成電子檔案的備份，備份存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)方式1.采用專用的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)可選用磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)方式，確保檔案信息的安全。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受到高溫、潮濕、灰塵等因素的影響。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.建立存儲(chǔ)設(shè)備的使用記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)情況等信息。五、電子檔案的保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管：涉及社區(qū)重大決策、重要?dú)v史事件、居民權(quán)益保障等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，分別設(shè)定3年、5年、10年等不同的保管期限。（二）保管期限確定原則1.依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合社區(qū)工作實(shí)際情況確定保管期限。2.對(duì)于涉及居民個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限，確保信息安全。3.在確定保管期限時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的利用價(jià)值和歷史意義。（三）保管期限調(diào)整1.定期對(duì)電子檔案的保管期限進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整保管期限。2.對(duì)于已到保管期限但仍具有重要價(jià)值的電子檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。3.保管期限調(diào)整應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并做好記錄。六、電子檔案的利用與共享（一）利用權(quán)限1.社區(qū)工作人員根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查詢、借閱本部門及相關(guān)部門的電子檔案。2.居民因個(gè)人事務(wù)需要查詢本人相關(guān)電子檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序提出申請(qǐng)，經(jīng)審核通過后予以提供。3.外部單位或人員因工作需要查閱社區(qū)電子檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.提供電子檔案的在線查詢服務(wù)，方便社區(qū)工作人員和居民隨時(shí)查閱所需檔案信息。2.對(duì)于需要借閱的電子檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)及時(shí)收回。3.在利用電子檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改檔案內(nèi)容。（三）共享機(jī)制1.建立社區(qū)電子檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)社區(qū)內(nèi)部各部門之間電子檔案的共享與交換。2.對(duì)于需要與上級(jí)部門或其他社區(qū)共享的電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和傳輸。3.在共享電子檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的安全，采取必要的加密和身份認(rèn)證措施。七、電子檔案的安全與保密（一）安全措施1.建立電子檔案安全防護(hù)體系，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期安全檢測(cè)和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。3.限制對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，設(shè)置不同的用戶角色和密碼，嚴(yán)格控制用戶的操作權(quán)限。（二）保密制度1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)和責(zé)任感。2.對(duì)涉及居民個(gè)人隱私和敏感信息的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.在電子檔案的傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中，應(yīng)采取加密、脫敏等措施，確保檔案信息的安全。（三）應(yīng)急處置1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。3.一旦發(fā)生電子檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。八、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限是否合理。2.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、利用價(jià)值等因素，綜合評(píng)估檔案的保存價(jià)值，并提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)于已到保管期限且無保存價(jià)值的電子檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.在銷毀電子檔案過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案內(nèi)容、銷毀方式等信息。（三）監(jiān)督檢查1.社區(qū)管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案的鑒定與銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督檢查