PAGE檔案館制度建設重要性一、總則（一）目的本制度旨在加強公司檔案館的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案館及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案館對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護檔案的整體性和系統(tǒng)性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司員工提供便捷的服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案館設置公司設立檔案館，作為公司檔案管理的專門機構，負責公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案館職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定并組織實施檔案管理工作的具體計劃和措施。2.負責接收、收集、整理公司各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立科學的檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。4.負責檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設施和設備，定期對檔案進行檢查、維護，確保檔案的安全。5.組織開展檔案的鑒定工作，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。6.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案資料支持，做好檔案借閱、查閱等服務工作。8.加強對公司員工的檔案管理知識培訓，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。9.參與公司重大活動、項目的檔案管理工作，確保檔案的完整記錄。（三）各部門檔案管理職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確歸檔。2.負責對本部門形成的檔案進行分類整理，按照公司檔案管理要求進行編號、編目等工作，并定期向檔案館移交。3.配合檔案館做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.加強對本部門員工的檔案管理教育，提高員工對檔案工作重要性的認識，規(guī)范員工在檔案形成過程中的行為。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案。2.公司各項業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、報告、報表、文件等檔案。3.公司內部管理工作中形成的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結等檔案。4.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。5.公司財務工作中形成的會計憑證、賬簿、報表等檔案。6.公司科研、技術、生產等方面形成的技術資料、圖紙、專利等檔案。7.公司對外宣傳、公關活動中形成的宣傳資料、新聞稿件等檔案。8.其他具有保存價值的文件、資料、實物等檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案，并確保檔案的真實性、完整性和準確性。2.對于重要文件、資料，應在形成后及時進行備份，并提交檔案館統(tǒng)一保管。3.檔案收集過程中，應注意收集相關的電子文件，并按照規(guī)定進行格式轉換和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.對于實物檔案，應進行詳細登記，注明來源、日期、規(guī)格等信息，并妥善保管。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，形成不同的類別體系。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.編目：對檔案進行編目，包括編制目錄、索引等，提供詳細的檔案檢索信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案的類別、編號、起止日期等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應設置專門的檔案庫房，確保檔案庫房符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設備、消防設備等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管要求1.對不同載體的檔案應采取不同的保管方法，確保檔案的安全。2.紙質檔案應存放在干燥、通風的環(huán)境中，避免陽光直射和潮濕，防止紙張發(fā)黃、變脆。3.電子檔案應定期進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，同時建立電子檔案的訪問權限管理制度，防止電子檔案的泄露和損壞。4.實物檔案應妥善保管，避免受到損壞和丟失，對于珍貴的實物檔案，應采取特殊的保護措施。5.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、種類與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入檔案庫房。2.配備必要的安全監(jiān)控設備，對檔案庫房進行實時監(jiān)控，確保檔案庫房的安全。3.制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生火災、水災、盜竊等事故時能夠及時采取措施，保護檔案的安全。4.加強對檔案管理人員的安全培訓，提高檔案管理人員的安全意識和應急處理能力。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合公司的實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內容、來源、時間等方面綜合考慮檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務專家組成，負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，確定其保存價值。2.分析檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.參考檔案的利用情況，對利用率較低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案編制銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.銷毀清單經(jīng)公司主管領導審批后，由檔案館組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。六、檔案統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.檔案館應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、整理情況、利用情況等進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到準確、及時、全面，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和內容填寫，經(jīng)審核后上報公司主管領導和相關部門。（二）檔案利用1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序等。2.公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。3.檔案館應根據(jù)檔案查閱申請表，及時提供檔案資料，并做好查閱登記工作。4.檔案一般不外借，如有特殊情況需要外借，應經(jīng)公司主管領導批準，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。5.加強對檔案利用效果的跟蹤和反饋，了解檔案利用對公司工作的支持作用，不斷改進檔案利用工作。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為公司員工提供便捷的檔案利用服務。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.系統(tǒng)安全保障：建立檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護體系，采取身份認證、數(shù)據(jù)加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）實施步驟1.制定檔案信息化建設方案，明確建設目標、內容、實施步驟和保障措施等。2.組織開展檔案數(shù)字化工作，按照數(shù)字化標準和規(guī)范對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。3.進行檔案信息管理系統(tǒng)的選型和開發(fā)，確保系統(tǒng)功能滿足公司檔案管理的實際需求。4.對檔案管理人