PAGE會計檔案管理制度建立一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來對某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行明細(xì)核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財務(wù)會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。財務(wù)會計報告是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財務(wù)狀況和某一會計期間的經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件，包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔時間會計年度終了后，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務(wù)部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部門編制移交清冊，移交本公司檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案管理機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)部門內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。（二）歸檔要求1.會計憑證應(yīng)按記賬憑證編號順序，連同所附原始憑證一并整理立卷，裝訂成冊。記賬憑證應(yīng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，并在新年度會計賬簿第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，在摘要欄注明上年結(jié)轉(zhuǎn)字樣?？傎~、明細(xì)賬、日記賬應(yīng)每年更換一次，固定資產(chǎn)卡片等輔助性賬簿可以連續(xù)使用。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按規(guī)定期限編制，內(nèi)容完整，數(shù)字真實，計算準(zhǔn)確，手續(xù)完備。月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)于月度、季度終了后15日內(nèi)報出；半年度財務(wù)會計報告應(yīng)于半年度終了后60日內(nèi)報出；年度財務(wù)會計報告應(yīng)于年度終了后4個月內(nèi)報出。財務(wù)會計報告應(yīng)依次編定頁數(shù)，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、財務(wù)會計報告名稱、份數(shù)，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章；設(shè)置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。4.其他會計資料應(yīng)分類整理，按順序編號，裝訂成冊，并加具封面，注明資料名稱、年度、月份、起訖日期、資料種類、起訖號碼，由整理人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會計檔案包括：年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計檔案包括：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。（二）保管地點公司應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。會計檔案保管庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等要求，保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。同一類別的會計檔案應(yīng)按照保管期限、形成時間等順序排列。2.會計檔案應(yīng)保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3.會計檔案不得外借，如有特殊需要經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。4.對電子會計檔案應(yīng)進(jìn)行雙備份，分別存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子會計檔案的安全和完整。五、會計檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱申請公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公司外部人員查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記查閱會計檔案時，檔案管理人員應(yīng)建立《會計檔案查閱登記簿》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的、批準(zhǔn)人等信息。查閱人員應(yīng)在登記簿上簽名或蓋章。（三）復(fù)制規(guī)定如需復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“已復(fù)制”戳記。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤后，交查閱人員簽收。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀申請會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務(wù)部門提出銷毀申請，編制《會計檔案銷毀清冊》，注明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）鑒定與審批公司應(yīng)成立會計檔案鑒定工作小組，由單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）、審計人員等組成，對擬銷毀的會計檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。會計檔案鑒定工作小組應(yīng)出具《會計檔案鑒定意見書》?！稌嫏n案銷毀清冊》和《會計檔案鑒定意見書》應(yīng)報單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）銷毀程序經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會計檔案，應(yīng)由檔案管理機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。（四）特殊情況處理保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》和《會計檔案保管清冊》中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的管理要求1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，采用電子計算機進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。2.電子會計檔案的格式、元數(shù)據(jù)等應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，滿足會計核算業(yè)務(wù)、檔案管理業(yè)務(wù)的需要。3.電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。（二）電子會計檔案的存儲與保管1.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止自然災(zāi)害、意外事故等造成數(shù)據(jù)丟失。2.電子會計檔案的存儲環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度、濕度適宜，防止存儲介質(zhì)受損。3.電子會計檔案應(yīng)設(shè)置加密措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改。同時，應(yīng)定期對電子會計檔案進(jìn)行殺毒處理，確保數(shù)據(jù)安全。（三）電子會計檔案的利用與維護(hù)1.公司應(yīng)建立電子會計檔案查閱、復(fù)制制度，明確查閱、復(fù)制的流程和權(quán)限。查閱、復(fù)制電子會計檔案應(yīng)使用專門的軟件，并進(jìn)行登記。2.電子會計檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、存儲介質(zhì)檢查、軟件更新等。同時，應(yīng)建立電子會計檔案維護(hù)記錄，記錄維護(hù)時間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等信息。3.隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，公司應(yīng)及時更新電子會計檔案管理系統(tǒng)，確保電子會計檔案管理系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和兼容性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司應(yīng)建立健全會計檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對會計檔案管理工作進(jìn)行檢查。財務(wù)部門應(yīng)定期對會計檔案的整理、歸檔、保管、查閱、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。檔案管理機構(gòu)應(yīng)定