PAGE公司檔案室上墻制度一、總則公司檔案室是保存和管理公司重要文件、資料、檔案的專業(yè)場所，對于維護公司歷史記憶、保障信息安全、支持業(yè)務決策具有至關重要的作用。為加強公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的行為規(guī)范。公司檔案室管理遵循以下原則：1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項業(yè)務活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷高效的服務。二、檔案管理職責檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導和監(jiān)督公司各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓和工作指導。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整，對破損、變質(zhì)的檔案及時進行修復和復制。5.積極推進檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，建立和完善電子檔案管理系統(tǒng)。6.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供參考依據(jù)和決策支持。各部門職責1.各部門應指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門在工作中形成的各類文件材料進行分類整理，定期移交檔案室歸檔。3.嚴格遵守檔案保密制度，確保本部門檔案信息的安全，不得擅自銷毀、涂改、轉讓或出借檔案。4.在工作中積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，為公司各項業(yè)務活動提供必要的檔案支持。兼職檔案員職責1.負責本部門檔案工作的日常管理，按照檔案管理規(guī)范對文件材料進行收集、整理、分類和編號。2.定期將整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室開展檔案清查盤點工作，對本部門檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況進行自查。4.積極參加檔案室組織的業(yè)務培訓，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務水平。三、檔案的收集與整理收集范圍公司檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：公司設立、變更、注銷等相關文件；股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件；公司規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告；各類行政公文、通知、通報等。2.經(jīng)營管理類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶資料；采購合同、供應商資料；財務報表及相關財務文件；審計報告、稅務資料等。3.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、晉升、獎懲等相關文件；勞動合同、員工檔案；薪酬福利文件等。4.項目管理類：項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目總結；項目實施過程中的各類文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。5.技術研發(fā)類：科研項目立項文件、研究報告、技術方案、實驗數(shù)據(jù)；產(chǎn)品設計圖紙；專利申請文件、技術標準等。6.基本建設類：工程建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。7.聲像檔案類：公司重大活動、會議、項目建設等相關的照片、錄音、錄像資料。8.電子檔案類：公司在信息化建設過程中形成的各類電子文件、數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)備份等。收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應在活動結束或項目完成后及時收集整理。3.收集的文件材料應保持原始性和真實性，不得擅自修改、涂抹或偽造。4.對收集到的文件材料應進行初步分類，區(qū)分不同類別和保管期限。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一類別的檔案應按照時間順序排列。3.對每份文件材料應進行編號、編目，編制清晰準確的檔案目錄清單，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.檔案整理應做到分類科學、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊，確保檔案的質(zhì)量。整理方法1.分類：按照檔案的不同類別，如行政管理、經(jīng)營管理、人力資源等，分別設立一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體內(nèi)容設立二級及以下類目。2.編號：對每份檔案進行唯一編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應打印成冊，并錄入電子數(shù)據(jù)庫。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進行整理裝訂，確保整齊牢固。四、檔案的歸檔與保管歸檔要求1.各部門兼職檔案員應定期將整理好的檔案移交檔案室，移交時間為每年[具體時間]。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.檔案室對接收的檔案應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。保管期限劃分公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司重大決策文件、公司發(fā)展規(guī)劃文件等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如一般性的業(yè)務合同、年度工作計劃總結等。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如臨時性的通知、一般性的報表等。保管措施1.檔案室應具備安全可靠的保管場所，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案的安全保管。2.檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，排列整齊有序，并設置明顯的標識牌。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司保密管理部門審批同意，并在檔案室指定地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復印或拍照。3.外部單位或個人查閱公司檔案，需持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時應嚴格遵守公司檔案管理制度，不得將檔案帶離檔案室。查閱流程1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負責人審核簽字。2.將申請表提交檔案室，檔案室工作人員根據(jù)申請內(nèi)容進行檔案查找，并做好查閱登記。3.查閱人員在檔案室指定地點查閱檔案，查閱過程中應保持安靜，愛護檔案，不得隨意損壞或涂改檔案。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還時間，并將申請表存檔。利用規(guī)定1.檔案利用應遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人合法權益。2.如需對檔案進行復印、拍照、摘錄等，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.利用檔案形成的資料，如需留存或對外提供，應經(jīng)公司相關部門審核批準，確保不泄露公司機密信息。六、檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、準確及時的原則，確保鑒定結果的科學性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務專家組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。鑒定方法1.定期對檔案進行鑒定，一般每[具體年限]年進行一次全面鑒定。2.鑒定工作小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案鑒定標準，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍有利用價值。3.對于已到保管期限且確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，經(jīng)公司分管領導批準后，予以銷毀。銷毀程序1.檔案銷毀前，檔案室應編制檔案銷毀清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報公司分管領導批準。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。七、檔案信息化管理信息化建設目標1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡化管理，提高檔案管理的效率和服務水平。2.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理和利用。3.利用信息化手段，加強檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司決策提供及時、準確的信息支持。電子檔案管理日常工作中，各部門應及時將形成的電子文件進行分類整理，按照檔案管理要求進行命名和編號，并定期移交檔案室。檔案室對接收的電子檔案應進行格式轉換、數(shù)據(jù)掛接等處理，確保電子檔案的可讀性和可用性。同時，建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份存儲，備份介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。系統(tǒng)安全與維