PAGE區(qū)委辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強區(qū)委辦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在區(qū)委工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于區(qū)委辦各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：區(qū)委辦檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何科室和個人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映區(qū)委工作實際情況，確保檔案的完整性，不得涂改、偽造檔案。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為區(qū)委決策提供有力支持。4.安全保密原則：加強檔案安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密，確保檔案信息安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是區(qū)委辦檔案管理的職能部門，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定區(qū)委辦檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、征集區(qū)委辦各科室及工作人員在工作中形成的各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.負責檔案的保管工作，確保檔案的安全存放，定期對檔案進行檢查、清點，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作。4.負責檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的標準和程序，對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負責檔案的利用工作，為區(qū)委辦各科室及工作人員提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)工作需要，編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。7.負責對區(qū)委辦各科室檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作。（二）各科室檔案管理人員各科室應(yīng)指定專人負責本科室檔案的收集、整理和移交工作，確保本科室檔案的完整、準確。其主要職責包括：1.負責收集本科室在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行分類整理，定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好本科室檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。3.負責本科室檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍區(qū)委辦檔案收集范圍包括以下幾類：1.上級文件：上級黨委、政府及相關(guān)部門下發(fā)的與區(qū)委工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.區(qū)委文件：區(qū)委制發(fā)的各類文件、決議、決定、報告、紀要等。3.會議材料：區(qū)委召開的各類會議的會議通知、議程、報告、決議、紀要、發(fā)言材料等。4.調(diào)研材料：區(qū)委開展的各類調(diào)研活動形成的調(diào)研報告、調(diào)查材料等。5.領(lǐng)導講話：區(qū)委領(lǐng)導在各類會議、活動中的講話材料。6.工作計劃與總結(jié)：區(qū)委辦及各科室的年度工作計劃、總結(jié)，階段性工作計劃、總結(jié)等。7.人事檔案：區(qū)委辦工作人員的人事檔案，包括履歷表、任免文件、考核材料、工資變動材料等。8.財務(wù)檔案：區(qū)委辦的財務(wù)憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案。9.其他檔案：區(qū)委辦在工作中形成的其他具有保存價值的文件材料，如榮譽證書、合同協(xié)議、重要信件等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)及時將本科室在工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對收集到的文件材料應(yīng)進行初步分類，便于后續(xù)整理工作。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政工作類、業(yè)務(wù)工作類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對整理好的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）保管設(shè)備1.檔案架：應(yīng)選用堅固耐用、便于分類存放檔案的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，標識清晰。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：配備空調(diào)、除濕機等設(shè)備，確保檔案庫房的溫濕度適宜。3.防火防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案安全。4.防蟲防鼠設(shè)備：放置防蟲藥品、滅鼠器械等，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.檔案存放應(yīng)便于通風換氣，避免檔案受潮發(fā)霉。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映區(qū)委主要職能活動和歷史面貌的，對區(qū)委工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映區(qū)委一般工作活動，在較長時間內(nèi)對區(qū)委工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對區(qū)委工作有查考利用價值的檔案。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度執(zhí)行。（五）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等情況應(yīng)及時采取措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查情況進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義的原則，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的價值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面分析，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息，經(jīng)綜合檔案室負責人審核后報區(qū)委辦領(lǐng)導審批。3.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息徹底消除。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍區(qū)委辦各科室及工作人員因工作需要，可以查閱、借閱檔案。外單位查閱區(qū)委辦檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的、時間等信息，經(jīng)綜合檔案室負責人批準后，在指定地點查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)綜合檔案室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、損壞。（三）利用登記綜合檔案室應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱、借閱檔案的時間、內(nèi)容、人員等信息，定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（四）保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及黨和國家機密的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進行管理和利用。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集1.各科室在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進行收集，確保電子文件的完整性和準確性。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，便于長期保存和查閱。（二）電子檔案的整理1.對收集到的電子文件進行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進行編號，建立電子檔案目錄。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，實行“雙套制”管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）電子檔案的存儲1.電子檔案應(yīng)存儲在專門的存儲設(shè)備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲設(shè)備應(yīng)妥善保管，存放環(huán)境應(yīng)符合要求，避免存儲設(shè)備受到損壞。（四）電子檔案的利用1.利用電子檔案時，應(yīng)使用專門的軟件進行查閱，不得擅自修改電子檔案內(nèi)容。2.