PAGE電白區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電白區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電白區(qū)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全與完整。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.電白區(qū)設(shè)立檔案局，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作。2.各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，配備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)做好交接工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成、積累和整理文件材料，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.文件材料的形成應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，使用規(guī)范的書寫材料和格式。（二）收集范圍1.反映本單位職能活動(dòng)、工作成果、歷史沿革等方面的文件材料，包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)文件、本機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件；會(huì)議文件、重要活動(dòng)文件、業(yè)務(wù)文件；工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等專門檔案；聲像檔案、電子檔案等其他形式的檔案。2.對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，不得隨意丟棄或銷毀。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，定期將本部門形成的文件材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門文件材料的收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保收集工作的順利進(jìn)行。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保文件材料的及時(shí)歸檔。（四）整理原則與方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限相結(jié)合的分類方法。3.檔案整理應(yīng)編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。（五）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案年度分類：將文件材料按其形成年度進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)（問題）分類：根據(jù)文件材料的來源、內(nèi)容和形式，按本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。保管期限分類：根據(jù)文件材料的保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種保管期限。2.專門檔案人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理?；n案：按照基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。設(shè)備檔案：按照設(shè)備檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。（六）裝訂與編目1.檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)文件應(yīng)按順序編號(hào)，填寫卷內(nèi)備考表。3.檔案應(yīng)編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。2.檔案裝具檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等，確保檔案的安全存放。檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（二）保管要求1.檔案存放檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。2.溫濕度控制檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取有效措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。3.安全檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施的運(yùn)行情況，確保檔案的安全。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案的數(shù)字化1.為提高檔案的利用效率，各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織1.電白區(qū)檔案局應(yīng)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。2.各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案永久保管的檔案：反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的數(shù)據(jù)；本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本單位制定的法規(guī)政策性文件材料；本單位召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；本單位職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本單位關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本單位房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。長(zhǎng)期保管的檔案：本單位職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本單位召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；本單位人事管理工作形成的一般性文件材料；本單位一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本單位房屋維修、設(shè)備購(gòu)置等文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。短期保管的檔案：本單位職能活動(dòng)中形成的臨時(shí)性、事務(wù)性文件材料；本單位召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的臨時(shí)性文件材料；本單位人事管理工作形成的臨時(shí)性文件材料；本單位一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本單位房屋維修、設(shè)備購(gòu)置等文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。2.專門檔案人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定。財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定?；n案：按照基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定。設(shè)備檔案：按照設(shè)備檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出銷毀清單。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)銷毀清單中的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)鑒定意見，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核批準(zhǔn)。（五）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好記錄。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，確保檔案信息的合理利用。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.公民、法人或其他組織因特殊需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用方式1.查閱本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。公民、法人或其他組織查閱檔案，應(yīng)持有效身份證件，填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱本單位工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。公民、法人或其他組織借閱檔案，應(yīng)持有效身份證件，填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案不得查閱、借閱。2.未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍照、抄