PAGE社?；饳n案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社?；饳n案管理，確保社?；饳n案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織社保基金檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：社?；饳n案應(yīng)如實(shí)反映社?；饦I(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況。2.完整性原則：確保社?；饳n案的全面性和系統(tǒng)性，涵蓋業(yè)務(wù)辦理過程中的各類文件資料。3.安全性原則：采取有效措施保障社保基金檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.保密性原則：對涉及社?；饳C(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息不當(dāng)擴(kuò)散。5.便利性原則：便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社?；饳n案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃社?；饳n案管理工作，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門做好檔案收集、整理等前期工作。3.集中保管社保基金檔案，建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計等日常管理工作。5.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。6.組織開展檔案鑒定和銷毀工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社?；饦I(yè)務(wù)文件資料的形成、積累和初步整理工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)解釋和說明。（三）經(jīng)辦人員職責(zé)1.在業(yè)務(wù)辦理過程中，負(fù)責(zé)妥善保管各類文件資料，確保其完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案整理要求，及時對業(yè)務(wù)文件進(jìn)行分類、編號等初步整理。3.積極配合檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.社?；饏⒈５怯?、變更、注銷等業(yè)務(wù)的相關(guān)申請表、審批表、證明材料等。2.社保基金征繳業(yè)務(wù)中的繳費(fèi)基數(shù)核定表、繳費(fèi)記錄、催繳通知等。3.社?；鸫鰧徍伺c支付業(yè)務(wù)的待遇申請表、審核表、支付憑證等。4.社?；鹭攧?wù)管理中的會計憑證、賬簿、報表等。5.社保基金審計、監(jiān)督檢查過程中形成的各類文件資料。6.與社?；饦I(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、函件等。7.其他與社保基金業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時將相關(guān)文件資料收集齊全，確保無遺漏。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）收集時間1.常規(guī)業(yè)務(wù)文件資料應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后的[X]個工作日內(nèi)收集完畢。2.對于臨時性、階段性業(yè)務(wù)，應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)完成文件資料收集。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)類別分類：分為參保登記類、征繳類、待遇審核與支付類、財務(wù)管理類、審計監(jiān)督類等。2.按文件性質(zhì)分類：分為審批文件、報表、憑證、合同等。（二）編號規(guī)則1.采用年度流水號與類別代碼相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.年度流水號為四位數(shù)字，從每年1月1日起依次編號。類別代碼根據(jù)業(yè)務(wù)類別設(shè)定，如參保登記類為“CB”，征繳類為“ZJ”等。例如，參保登記類的第5份文件編號為“CB20XX0005”，其中“20XX”為年份。（三）整理步驟1.對收集到的文件資料進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照編號規(guī)則對每份文件進(jìn)行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。3.對文件進(jìn)行排序，同一業(yè)務(wù)類別下按照時間順序排列。4.編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、文件名、日期、頁數(shù)等信息。5.將整理好的文件資料裝入檔案盒，并在檔案盒封面注明類別、年度、起止編號等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.每月末，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將整理好的當(dāng)月社?；饳n案移交檔案管理部門歸檔。2.對于跨年度的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的類別、數(shù)量、起止編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字。同時，雙方應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，明確責(zé)任。3.檔案管理部門將接收的檔案按照類別、年度順序上架存放，并更新檔案庫房管理臺賬。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、擋鼠板等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合雙套保管的方式。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度順序排列上架存放，便于查找和管理。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查（每月至少一次），檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充，并查明原因，追究相關(guān)責(zé)任。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱社?；饳n案。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門因工作檢查、審計等需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）查閱流程1.內(nèi)部查閱查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案類別、起止日期等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.外部查閱查閱單位應(yīng)出具正式的查閱函，注明查閱目的、檔案類別、起止日期等信息。查閱函經(jīng)本公司/組織相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門按照查閱函要求提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。查閱過程中，查閱單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)查閱，不得擅自將檔案帶離指定場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱限制1.涉及社保基金機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。2.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定，愛護(hù)檔案。八、檔案利用（一）利用方式1.為公司/組織內(nèi)部業(yè)務(wù)決策、工作指導(dǎo)等提供檔案信息支持。2.向上級主管部門、相關(guān)政府部門報送社?；饦I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表等資料時，依據(jù)檔案進(jìn)行整理和提供。3.根據(jù)司法機(jī)關(guān)辦案需要，提供相關(guān)檔案資料作為證據(jù)。（二）利用要求1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的正確使用。2.利用檔案形成的各類資料應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查考。3.對于利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題或需要進(jìn)一步核實(shí)的信息，應(yīng)及時與檔案管理部門溝通。九、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門骨干、財務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)社保基金檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)社?；饳n案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的重要性、時效性等因素進(jìn)行鑒定。2.保管期限分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組逐一審查檔案，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。十、檔案銷毀（一）銷毀審批1.銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字后，報本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施檔案銷毀工作。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)在專用設(shè)備上進(jìn)行徹底刪除，