PAGE社區(qū)低保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)低保檔案管理，確保低保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高低保工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，保障低保政策的有效實(shí)施，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)低保檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：低保檔案應(yīng)如實(shí)反映低保對(duì)象的申請(qǐng)、審核、審批及動(dòng)態(tài)管理等情況。2.完整性原則：涵蓋低保工作全過程形成的各類文件材料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)低保對(duì)象個(gè)人隱私，對(duì)涉及個(gè)人隱私的信息妥善保管，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。（四）職責(zé)分工1.社區(qū)民政部門負(fù)責(zé)低保檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。制定低保檔案管理制度和工作流程。對(duì)低保檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和監(jiān)督。2.低保檔案管理人員具體負(fù)責(zé)低保檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、查閱、統(tǒng)計(jì)等工作。確保檔案的安全和保密，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案。3.社區(qū)其他相關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助做好低保檔案管理工作，提供相關(guān)文件材料。配合檔案管理人員完成檔案整理和歸檔工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.低保對(duì)象申請(qǐng)材料：包括申請(qǐng)書、家庭收入證明、財(cái)產(chǎn)狀況聲明、身份證明、戶口本等。2.審核審批材料：受理通知書、調(diào)查筆錄、民主評(píng)議記錄、審核審批表、公示材料等。3.動(dòng)態(tài)管理材料：定期核查報(bào)告、收入變化證明、停發(fā)或調(diào)整待遇通知等。4.其他相關(guān)材料：特殊困難證明、救助資金發(fā)放憑證、與低保工作有關(guān)的會(huì)議記錄、文件等。（二）收集要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集低保工作中形成的各類文件材料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充完善。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性。2.按照低保對(duì)象類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.同一類檔案應(yīng)保持相對(duì)集中，避免分散。（四）整理方法1.分類申請(qǐng)類：按照低保對(duì)象姓名分類，將其申請(qǐng)材料集中在一起。審核審批類：按審核審批階段分類，如初審、復(fù)審、審批等。動(dòng)態(tài)管理類：根據(jù)時(shí)間順序或變動(dòng)情況分類。其他類：將不屬于上述三類的相關(guān)材料歸為一類。2.編號(hào)：為每個(gè)低保對(duì)象檔案建立唯一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用年份+流水號(hào)的形式，如2023001。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)保存。4.裝訂：對(duì)每份檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保整齊牢固。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全存放。（二）保管期限1.低保對(duì)象檔案：自低保對(duì)象停?；蛩劳龊鬂M5年保管期限。2.其他與低保工作相關(guān)的文件材料：根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（15年）、短期（5年）。（三）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案破損、霉變等應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。4.嚴(yán)禁在檔案保管室內(nèi)吸煙、使用明火，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。四、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.社區(qū)民政部門工作人員因工作需要可查閱低保檔案。2.上級(jí)民政部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因工作檢查、審計(jì)等需要查閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)社區(qū)民政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，需經(jīng)社區(qū)民政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在查閱登記簿上簽字，檔案管理人員及時(shí)將檔案歸還原位。（三）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)低保檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，上報(bào)社區(qū)民政部門負(fù)責(zé)人，并做好統(tǒng)計(jì)分析工作。五、檔案的移交與銷毀（一）移交1.低保對(duì)象檔案保管期滿后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理，編制移交清單，報(bào)社區(qū)民政部門負(fù)責(zé)人審核。2.經(jīng)審核同意后，將檔案移交至街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）民政部門統(tǒng)一保管。3.移交時(shí)，雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，明確責(zé)任。（二）銷毀1.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)社區(qū)民政部門負(fù)責(zé)人審核。2.經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同社區(qū)紀(jì)檢監(jiān)察人員等共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立社區(qū)低保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。錄入過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）電子檔案管理電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等。建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋ㄆ趯?duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查社區(qū)民政部門應(yīng)定期對(duì)低保檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)建立低保檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己藘?nèi)容包括工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、檔案質(zhì)量等方面?？己私Y(jié)果與績(jī)效掛鉤，激