PAGE社工部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社工部在工作中形成的各類檔案，包括但不限于服務(wù)記錄、項(xiàng)目文檔、人員資料、財(cái)務(wù)文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則社工部檔案由專門(mén)的檔案管理崗位或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社工部的工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理各類檔案資料，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私、敏感信息等的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社工部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理社工部各類檔案，進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、裝訂等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保證檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、借閱等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.服務(wù)對(duì)象檔案：包括服務(wù)申請(qǐng)、評(píng)估報(bào)告、服務(wù)計(jì)劃、服務(wù)記錄、結(jié)案報(bào)告等。2.項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。3.人員檔案：?jiǎn)T工入職資料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。4.財(cái)務(wù)檔案：預(yù)算報(bào)表、經(jīng)費(fèi)使用記錄、報(bào)銷憑證等。5.行政檔案：會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。6.其他與社工部工作相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可保存性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類按照檔案的類別和性質(zhì)，分為服務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、人員檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等。每一類檔案可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分，如服務(wù)檔案可按服務(wù)對(duì)象類型、服務(wù)項(xiàng)目等進(jìn)行分類。2.編號(hào)為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等方式，便于識(shí)別和管理。3.裝訂對(duì)紙張檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于查閱和保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及社工部重要?dú)v史事件、重大決策、長(zhǎng)期服務(wù)項(xiàng)目等具有重要保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開(kāi)。（四）檔案的清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量與登記一致，檔案質(zhì)量完好。2.在清查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.社工部?jī)?nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及服務(wù)對(duì)象隱私等敏感檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案，須經(jīng)社工部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案庫(kù)房。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，須提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)。2.借閱檔案須經(jīng)社工部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，保證檔案的安全和保密。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和社工部負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)追究借閱人員責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議。2.對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私、敏感信息等的檔案，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得隨意透露檔案內(nèi)容。4.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期檢查，確保保密設(shè)施完好，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范。2.檔案庫(kù)房配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸進(jìn)行安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸?shù)却胧?，防止?shù)據(jù)丟失和泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由社工部負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，結(jié)合實(shí)際利用情況，確定是否需要繼續(xù)保存。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀