PAGE機關檔案室制度范本一、總則（一）目的為加強機關檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關檔案室對本機關所有檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映機關各項工作的歷史面貌，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，對機關工作中形成的各種門類、各種載體的檔案進行全面收集、整理和歸檔。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.服務性原則：充分發(fā)揮檔案的信息資源作用，為機關各項工作提供及時、有效的檔案服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置機關設立檔案室，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管本機關各部門形成的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案的正常流轉。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.積極開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高機關工作人員的檔案意識和業(yè)務能力。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務工作，及時提供所需檔案材料。4.配合檔案室開展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關意見和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關頒發(fā)的與本機關工作有關的文件、指示、規(guī)定等。2.本機關形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。3.本機關召開會議形成的會議文件、紀要、決議等。4.本機關的人事檔案、財務檔案、基建檔案等專門檔案。5.本機關與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、來往信函等。6.本機關工作人員在工作中形成的重要文件、資料、手稿等。（二）收集要求1.各部門應明確兼職檔案員，負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.檔案材料應字跡清晰、內容完整，載體應符合檔案保管要求。對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進行有效的備份。3.收集的檔案材料應按照形成時間順序進行排列，保持其原始記錄性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關檔案整理的標準和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊，并填寫檔案盒封面和脊背的相關信息。2.專門檔案整理：人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理；財務檔案按照會計檔案管理辦法進行整理；基建檔案按照建設項目檔案管理規(guī)范進行整理等。3.電子檔案整理：對電子文件進行分類、編號、著錄等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管場所檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。庫房內配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設施設備。（二）檔案裝具檔案應使用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。檔案柜應排列整齊，便于通風和查找。檔案盒應按照規(guī)定的格式和要求進行編號、填寫，確保檔案存放有序。（三）檔案上架檔案上架時應按照分類方案進行排列，同類檔案按照保管期限依次上架。不同載體檔案應分開存放，電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行異地備份。（四）庫房管理1.嚴格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.定期對庫房進行檢查，查看檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。4.對庫房內的設施設備進行定期維護和保養(yǎng)，確保其正常運行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，對檔案進行科學鑒定，準確劃分檔案的保管期限。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對到期檔案進行一次全面鑒定，確定檔案的存毀。2.隨時鑒定：對涉及重要事項、重大事件等的檔案，根據(jù)工作需要及時進行鑒定。3.綜合鑒定：結合檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本機關主要職能活動和歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年。凡是在相當長時期內本機關需要查考利用的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確需銷毀的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案的題名、年度、保管期限、檔號、文號、責任者、密級等內容，并經(jīng)機關負責人審核批準。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。銷毀后的檔案銷毀清冊應妥善保管，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格按照國家有關檔案利用的法律法規(guī)和本機關檔案管理制度提供檔案利用服務。2.方便快捷原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便機關工作人員和社會各界利用檔案。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務過程中，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本機關工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本機關檔案。3.司法機關、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本機關相關檔案。（三）利用手續(xù)1.本機關工作人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內容和期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應提前向本機關檔案室提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內容和期限等，經(jīng)本機關負責人批準后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱申請函應加蓋申請單位公章。3.司法機關、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應出具相關證明文件，按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：檔案室應設立專門的查閱場所，為利用者提供檔案查閱服務。利用者應在查閱場所內查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需要延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。（五）利用登記檔案室應對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內容包括查閱、借閱日期、利用者姓名、單位、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等。檔案查閱、借閱登記冊應妥善保管，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應符合國家規(guī)定的標準要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案著錄要求，對數(shù)字化檔案進行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將數(shù)字化檔案與對應的電子目錄進行掛接，存儲在安全可靠的存儲設備上。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按題名、年度、保管期限、檔號等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案。2.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱工作效率。3.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全，只有授權人員才能訪問和操作相關檔案。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采