PAGE水利局檔案員管理制度一、總則（一）目的為加強水利局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水利事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于水利局機關各科室、局屬各單位檔案員的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：水利局檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映水利工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案資料。3.完整性原則：全面收集、整理各類水利檔案，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案員職責（一）檔案收集1.負責收集本部門在工作活動中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等檔案材料。2.定期對相關業(yè)務科室進行檔案收集指導，確保檔案材料的及時、完整收集。（二）檔案整理1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.對破損、褪色的檔案進行修復和復制，確保檔案的可讀性。（三）檔案保管1.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風、防潮、防火、防蟲、防盜等。2.定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。3.對電子檔案進行備份和存儲管理，確保電子檔案的安全。（四）檔案利用1.負責為水利局內(nèi)部各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱服務。2.根據(jù)檔案利用需求，及時準確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。（五）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（六）檔案信息化建設1.參與水利局檔案信息化系統(tǒng)的建設和維護，推動檔案管理工作的信息化進程。2.負責檔案信息的錄入、掃描、存儲等工作，提高檔案信息的檢索和利用效率。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與水利工作相關的文件、指示、通知等。2.水利局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等。3.水利工程項目的規(guī)劃、設計、施工、驗收等文件資料。4.水資源管理、防汛抗旱、水利工程運行管理等業(yè)務工作中形成的文件、報表、記錄等。5.水利局組織的各類會議、培訓、調(diào)研等活動的文件資料。6.人事、財務、審計等方面的文件資料。7.其他與水利工作相關的具有保存價值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時收集。2.收集的檔案材料應齊全、完整、真實，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對重要的檔案材料應進行備份，防止原件丟失或損壞。（三）歸檔時間1.當年形成的檔案材料，應在次年上半年完成歸檔工作。2.對于重大水利工程項目檔案，應在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。（四）歸檔程序1.檔案員對收集到的檔案材料進行初步審核，剔除不符合歸檔要求的材料。2.按照檔案分類標準，對審核后的檔案材料進行分類、編號。3.編制檔案目錄，填寫檔案盒封面、脊背等信息。4.將檔案材料裝入檔案盒，上架存放。四、檔案分類與編號（一）分類標準水利局檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等五大類。1.文書檔案：按照年度保管期限文件類別進行分類。2.科技檔案：按照項目名稱階段文件類別進行分類。3.會計檔案：按照年度會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類。4.聲像檔案：按照載體形式內(nèi)容主題進行分類。5.實物檔案：按照實物類別時間順序進行分類。（二）編號方法1.文書檔案編號：采用年度+保管期限+流水號的方式，如“2023永久001”。2.科技檔案編號：采用項目編號+階段代碼+流水號的方式，如“SL202301A001”。3.會計檔案編號：采用年度+類別代碼+流水號的方式，如“2023KJ001”。4.聲像檔案編號：采用載體代碼+時間+流水號的方式，如“V20230501001”。5.實物檔案編號：采用實物類別代碼+時間+流水號的方式，如“SW202306001”。五、檔案保管（一）庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防蟲、防盜等條件良好的地點。2.庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案存放1.按照檔案分類順序，將檔案整齊排列在檔案架上，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護。（三）庫房管理1.檔案員應定期對庫房進行檢查，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。2.保持庫房整潔衛(wèi)生，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、存放易燃、易爆等物品。3.做好庫房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時采取相應的措施。（四）檔案安全1.加強檔案安全防范意識，嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級主管部門報告。3.制定檔案應急預案，確保在突發(fā)情況下能夠迅速有效地保護檔案安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.水利局內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、其他相關單位因工作需要查閱、借閱檔案。3.司法機關、紀檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱、借閱檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案應填寫《檔案查閱、借閱申請表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案員審核。3.檔案員根據(jù)申請表內(nèi)容，為查閱、借閱人員提供相應的檔案資料，并做好登記工作。4.查閱、借閱人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應辦理延期手續(xù)。5.查閱、借閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。(三)利用登記1.檔案員應建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄檔案查閱、借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀(一)鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結合水利局檔案管理的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。(二)鑒定組織成立水利局檔案鑒定工作小組，由檔案員、業(yè)務骨干、分管領導等組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。(三)鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映水利工作的真實情況，是否具有查考利用價值。2.檔案的形成時間、來源、保管狀況等。3.檔案的密級、保密期限等。(四)銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)水利局分管領導批準后，編制《檔案銷毀清冊》。3.《檔案銷毀清冊》應包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告水利局分管領導。八、檔案統(tǒng)計與移交(一)統(tǒng)計工作1.檔案員應建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集整理、保管利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，按時報送上級主管部門。(二)移交工作1.水利局檔案員因工作調(diào)動