PAGE路網(wǎng)工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強路網(wǎng)工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在路網(wǎng)工程建設(shè)、維護、管理及相關(guān)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織承擔(dān)的所有路網(wǎng)工程項目檔案的管理，包括項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各個階段形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則路網(wǎng)工程檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則檔案管理工作貫穿于路網(wǎng)工程建設(shè)的全過程，從項目立項開始，同步進行檔案的收集、整理、歸檔和保管。3.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映路網(wǎng)工程建設(shè)的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，嚴(yán)禁虛假和篡改。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為路網(wǎng)工程建設(shè)和管理提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織路網(wǎng)工程檔案管理制度。2.負責(zé)路網(wǎng)工程檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用各類檔案資料。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各參建單位的檔案管理工作，對檔案管理工作進行檢查和考核。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.參與路網(wǎng)工程建設(shè)項目的竣工驗收，負責(zé)審查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）項目建設(shè)單位職責(zé)1.負責(zé)本單位在路網(wǎng)工程建設(shè)過程中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.督促、檢查各參建單位的檔案管理工作，確保各參建單位按照合同要求和本制度規(guī)定做好檔案管理工作。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，配合檔案管理部門做好檔案的驗收和移交工作。（三）項目設(shè)計單位職責(zé)1.負責(zé)本單位在路網(wǎng)工程設(shè)計過程中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，并在項目竣工驗收前向建設(shè)單位移交。2.按照檔案管理要求，提供設(shè)計文件的電子版本和相關(guān)說明，確保設(shè)計檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合建設(shè)單位和檔案管理部門做好設(shè)計檔案的審查和驗收工作。（四）項目施工單位職責(zé)1.負責(zé)本單位在路網(wǎng)工程施工過程中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，確保施工檔案真實反映施工過程和工程質(zhì)量。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，及時向建設(shè)單位移交施工檔案，并配合建設(shè)單位和檔案管理部門做好檔案的審查和驗收工作。3.建立健全施工檔案管理制度，明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（五）項目監(jiān)理單位職責(zé)1.負責(zé)本單位在路網(wǎng)工程監(jiān)理過程中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，并在項目竣工驗收前向建設(shè)單位移交。2.對施工單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，審核施工單位報送的檔案資料，確保施工檔案符合要求。3.配合建設(shè)單位和檔案管理部門做好監(jiān)理檔案的審查和驗收工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。2.設(shè)計文件包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知、技術(shù)交底等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告（如原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等）、工程進度報表、工程簽證、工程事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件包括竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖（包括綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖等）等。6.其他文件與路網(wǎng)工程建設(shè)相關(guān)的會議紀(jì)要、來往信函、合同協(xié)議、聲像資料、電子文檔（如CAD圖紙、項目管理軟件數(shù)據(jù)等）等。（二）收集要求1.各部門、各參建單位應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門、本單位在路網(wǎng)工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料。2.收集的文件資料應(yīng)齊全、完整、真實、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對收集到的數(shù)據(jù)資料應(yīng)進行分類整理，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照項目建設(shè)程序，結(jié)合文件材料的內(nèi)容和性質(zhì)，進行科學(xué)分類。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。（四）整理方法1.分類按照項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件及其他文件等類別進行分類。2.組卷（1）項目前期文件按照文件性質(zhì)和時間順序組卷。（2）設(shè)計文件按照專業(yè)、階段等進行組卷，同一專業(yè)的設(shè)計文件按照設(shè)計階段順序排列。（3）施工文件按照單位工程、分部工程分別組卷，每個單位工程的施工文件按照施工順序排列，分部工程的施工文件按照分項工程順序排列。（4）監(jiān)理文件按照監(jiān)理工作階段和文件性質(zhì)組卷。（5）竣工驗收文件按照竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等順序組卷。（6）其他文件按照文件性質(zhì)和時間順序組卷。3.編目（1）編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目。（2）編制卷內(nèi)備考表，說明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、補充情況等。（3）編制案卷封面，包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等項目。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.在項目建設(shè)過程中，各部門、各參建單位應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交建設(shè)單位，建設(shè)單位在項目竣工驗收前將全部檔案資料移交檔案管理部門。2.移交的檔案資料應(yīng)符合檔案整理要求，檔案目錄清晰，裝訂整齊，一式多份（根據(jù)需要確定份數(shù)）。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案資料進行審核，對不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時退回原移交單位進行補充或整改。（二）保管期限1.路網(wǎng)工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證、竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等重要文件資料。3.長期保管的檔案包括設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等與路網(wǎng)工程建設(shè)密切相關(guān)的文件資料，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案包括工程進度報表、工程簽證、工程事故處理記錄等一般性文件資料，保管期限為5年以下。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類存放，按照保管期限和類別進行排列，便于查閱和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編目、檢索和利用，確保電子檔案的安全和有效利用。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案的安全和完整。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱（1）本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。（2）檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案管理規(guī)定。（3）查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取原件或損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱（1）本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。（2）借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（3）借閱人員應(yīng)妥善保管借閱檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取原件或損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案資料。（三）外部利用1.因工作需要，外單位人員查閱或借閱本公司/組織路網(wǎng)工程檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱（借閱）申請表》，注明查閱（借閱）單位、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）時間等，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可查閱或借閱。2.外單位人員查閱或借閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并在查閱或借閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱或借閱人員遵守檔案管理規(guī)定。3.外單位人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案的安全性和有效性。2.檔案鑒定工作應(yīng)定期進行，一般每[X]年進行一次。（二）鑒定組織檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和專業(yè)人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進行全面審查和評估。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、完整性、實用性等因素進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。2.對已失去保存價值的檔案，可以考慮銷毀。失去保存價值的檔案包括重復(fù)文件、無關(guān)文件、已過保密期限且無利用價值的文件等。3.對仍有一定保存價值，但保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)進行調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的檔號、題名、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀方式等內(nèi)容，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的路網(wǎng)工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、檢索和利用，方便公司/組織內(nèi)部人員和相關(guān)部門使用檔案。3.利用信息化技術(shù)，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)進行全過程管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)（1）建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。（）開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（3）建立檔案安全管理體系，對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和備份，防止檔案信息泄露和丟失。2.檔案數(shù)字化加工（1）對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工，形成電子檔案。（2）對電子檔案進行分類、編目、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的在線查閱和利用。3.檔案信息化應(yīng)用平臺建設(shè)（1）建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案信息的共享和交流。（2）開發(fā)檔案移動應(yīng)用客戶端，方便公司/組織內(nèi)部人員隨時隨地查閱和利用檔案。（三）建設(shè)要求1.檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)符合國家