PAGE二級(jí)醫(yī)院檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)二級(jí)醫(yī)院檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在醫(yī)院各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于二級(jí)醫(yī)院檔案室及醫(yī)院各部門、科室涉及檔案管理的相關(guān)工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案室對(duì)全院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置醫(yī)院設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備相應(yīng)的檔案管理人員和必要的辦公設(shè)備、檔案保管設(shè)施。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用醫(yī)院各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)醫(yī)院各部門、科室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全保管和保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案賬物相符。5.積極開展檔案利用工作，為醫(yī)院各部門、科室及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序做好檔案的處置。7.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證設(shè)備正常運(yùn)行。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療檔案：包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生實(shí)習(xí)檔案等。3.科研檔案：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文發(fā)表、成果鑒定等材料。4.行政管理檔案：醫(yī)院文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。5.設(shè)備檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書、操作規(guī)程、維修記錄等。6.基建檔案：醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。7.其他檔案：醫(yī)院在對(duì)外交流、社會(huì)活動(dòng)等方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料移交檔案室。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；對(duì)無(wú)法收集原件的，可收集復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源和內(nèi)容，將檔案分為醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理、設(shè)備、基建等類別，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固，便于保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等必要的設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份保存，并建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保載體的質(zhì)量和信息的安全。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。具體保管期限劃分如下：1.永久保管：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院工作、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬物相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)丟失的檔案，應(yīng)查明原因，采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定依據(jù)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)和醫(yī)院的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、價(jià)值等因素。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析判斷法：通過(guò)對(duì)檔案的整體分析，結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃和工作需要，判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)醫(yī)院原則：以服務(wù)醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，積極為醫(yī)院各部門、科室及相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.出具證明：因?qū)ν饨涣鳌⒃V訟等需要，醫(yī)院可為相關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。（三）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、部門、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合醫(yī)院檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類編目、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的