PAGE單位測繪檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)單位測繪檔案的管理，確保測繪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國測繪法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在測繪活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。包括但不限于地形測量、工程測量、地籍測量、房產(chǎn)測量等項(xiàng)目所產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案、電子檔案、數(shù)據(jù)光盤等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則測繪檔案由單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性、完整性原則測繪檔案應(yīng)如實(shí)反映測繪活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容完整無缺，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值，為單位的生產(chǎn)、科研、管理等工作服務(wù)。4.安全保密原則加強(qiáng)測繪檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位測繪檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管本單位測繪項(xiàng)目形成的各類檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬。3.對測繪檔案進(jìn)行分類、編目、上架，確保檔案存放有序，便于查找利用。4.定期對測繪檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立測繪檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。6.組織開展檔案利用工作，為單位內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.加強(qiáng)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時(shí)了解檔案管理的新要求、新動(dòng)態(tài)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本測繪項(xiàng)目的實(shí)施，確保項(xiàng)目檔案的形成符合檔案管理要求。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，督促項(xiàng)目成員及時(shí)整理、收集項(xiàng)目文件資料，保證文件資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.對項(xiàng)目檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容符合項(xiàng)目實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將項(xiàng)目檔案移交至單位檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）檔案形成人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，在測繪工作中及時(shí)形成、積累各類文件資料，確保文件資料的原始性和真實(shí)性。2.對本人形成的文件資料進(jìn)行整理、分類，按照項(xiàng)目要求和檔案管理部門的規(guī)定，及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人移交。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測繪項(xiàng)目任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計(jì)書、技術(shù)總結(jié)等文件。2.測繪儀器設(shè)備的檢定證書、校準(zhǔn)記錄等資料。3.測繪原始記錄、觀測數(shù)據(jù)、計(jì)算資料、繪圖底圖等。4.測繪成果資料，包括地形圖、地籍圖、房產(chǎn)圖、測量報(bào)告等。5.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收報(bào)告、整改意見等。6.與測繪項(xiàng)目有關(guān)的其他文件資料，如合同、協(xié)議、往來信函等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，組織項(xiàng)目成員對項(xiàng)目文件資料進(jìn)行全面收集，確保無遺漏。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。3.對電子文件資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。（四）整理方法1.按照測繪項(xiàng)目的類別、階段進(jìn)行分類，如地形測量項(xiàng)目可分為控制測量、碎部測量、成果整理等階段。2.對每個(gè)階段的文件資料進(jìn)行組卷，同一項(xiàng)目的文件應(yīng)集中組卷，不同項(xiàng)目的文件不得混淆。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序排列，編號(hào)清晰，目錄準(zhǔn)確。4.編制卷內(nèi)文件目錄，注明文件名稱、編號(hào)、日期、頁號(hào)等信息。5.對電子文件資料，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照測繪專業(yè)分類，可分為地形測量檔案、工程測量檔案、地籍測量檔案、房產(chǎn)測量檔案等。2.按照檔案載體分類，可分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、數(shù)據(jù)光盤等。3.按照檔案形成時(shí)間分類，可分為年度檔案、項(xiàng)目檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由單位檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表本單位檔案全宗。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類情況，按照一定順序編制，用于區(qū)分不同類別的檔案目錄。4.案卷號(hào)：在每個(gè)目錄下，按照項(xiàng)目或年度順序編制，代表一卷檔案。5.件號(hào)：在每卷檔案內(nèi)，按照文件順序編制，代表一份文件。6.對于電子檔案，在紙質(zhì)檔案編號(hào)的基礎(chǔ)上，增加電子檔案標(biāo)識(shí)，如“[紙質(zhì)檔案編號(hào)]E”。（三）編號(hào)示例例如，某單位地形測量項(xiàng)目檔案編號(hào)為：0102001001，表示該檔案屬于全宗號(hào)為01的單位，地形測量檔案目錄號(hào)為02，案卷號(hào)為001，件號(hào)為001。若該檔案有電子版本，則編號(hào)為：0102001001E。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.數(shù)據(jù)光盤應(yīng)存放在專用的光盤柜中，做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施。（三）保管期限1.測繪檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及國家機(jī)密、關(guān)系到單位長遠(yuǎn)利益的測繪成果和文件資料。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，一般為具有一定歷史價(jià)值和利用價(jià)值的測繪項(xiàng)目檔案。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要是一些時(shí)效性較強(qiáng)、利用價(jià)值相對較低的檔案。5.檔案保管期限的確定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和利用需求等因素進(jìn)行鑒定，并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對測繪檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱測繪檔案。2.上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門因工作檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等需要查閱測繪檔案。3.其他單位因合作項(xiàng)目、技術(shù)交流等需要查閱測繪檔案，但需經(jīng)本單位批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱、借閱測繪檔案，需填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以辦理查閱或借閱手續(xù)，并登記查閱或借閱的時(shí)間、期限、檔案內(nèi)容等信息。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)進(jìn)行，如需借出檔案，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位人員查閱、借閱測繪檔案，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)本單位業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自銷毀檔案。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.查閱、借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對測繪檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義。2.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否涉及國家機(jī)密、是否仍有查考利用價(jià)值等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.鑒定小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由專人監(jiān)督。3.數(shù)據(jù)光盤應(yīng)采用物理損壞等方式進(jìn)行銷毀，如打孔、劃擦等。（五）銷毀記錄銷毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀過程，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，并將記錄資料歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的測繪檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為單位的生產(chǎn)、科研、管理等工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，及時(shí)刪除已銷毀或不再需要保存的檔案數(shù)據(jù)。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檢索利用系統(tǒng)1.開發(fā)檔案檢索利用系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、關(guān)鍵詞、時(shí)間等進(jìn)行檢索。2.檢索利用系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的身份和權(quán)限，限制對檔案信息的訪問范圍。3.為用戶提供在線查閱、下載