PAGE文件檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件檔案的管理，確保文件檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由文件檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的文件檔案必須是真實、可靠的原始材料。3.完整性原則：全面收集公司各項工作活動中形成的文件檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保文件檔案的安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。二、文件檔案管理職責（一）文件檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關文件檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司文件檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的信息化管理，提高利用效率。4.為公司各部門提供文件檔案查閱、借閱等服務，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供依據(jù)。5.對公司各部門文件檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司文件檔案管理制度的要求，定期將本部門的文件材料移交文件檔案室歸檔。3.嚴格遵守文件檔案查閱、借閱等規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借文件檔案。4.明確一名兼職檔案員，負責本部門文件檔案管理的日常工作，并接受文件檔案室的業(yè)務指導。三、文件收集與整理（一）文件收集范圍1.上級機關下發(fā)的與公司有關的文件、指示、通知等。2.公司在各項工作活動中形成的文件，包括會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、合同協(xié)議、技術(shù)文件、財務報表等。3.公司與外部單位往來的文件，如信函、傳真、電子郵件等。4.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料。（二）文件收集要求1.各部門應指定專人負責文件收集工作，確保文件及時、完整地收集上來。2.收集的文件應保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應同時收集其紙質(zhì)版本或進行有效的備份，并確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。（三）文件整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保存價值，便于保管和利用。3.便于文件的查閱和統(tǒng)計。（四）文件整理方法1.分類：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類文件進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對紙質(zhì)文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制文件目錄，包括文件編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱和檢索。四、文件歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理歸檔，并移交文件檔案室。2.對于重要會議、重大活動等形成的文件，應在活動結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的文件進行初步審核，確保文件齊全、完整、準確。2.填寫文件歸檔清單，一式兩份，一份隨文件移交文件檔案室，一份留存本部門備查。3.將審核后的文件移交文件檔案室，雙方辦理交接手續(xù)，在文件歸檔清單上簽字確認。五、文件保管（一）保管場所1.文件檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保文件檔案的安全保管。2.應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度控制設備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件應按照分類編號順序存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.電子文件應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行備份，備份介質(zhì)應異地存放。3.對于特殊載體的文件，如照片、錄音帶、錄像帶等，應按照相關規(guī)定進行保管。（三）保管期限1.文件檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文件檔案是指反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和國家具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的文件檔案是指在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]。4.短期保管的文件檔案是指在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]。（四）檔案清查1.文件檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準確、保管狀況良好。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。六、文件查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱文件檔案，應填寫《文件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到文件檔案室查閱。2.文件檔案室應根據(jù)查閱申請表，提供相應的文件檔案，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。3.查閱文件檔案時，應在文件檔案室指定的地點進行，不得擅自將文件檔案帶出室外。如需復印，應經(jīng)文件檔案室同意，并按規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.查閱人員應愛護文件檔案，不得在文件上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換文件。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件檔案，應填寫《文件檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負責人和文件檔案室負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。4.借閱人員歸還文件檔案時，應確保文件完整無損，文件檔案室應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司文件檔案，應提前與公司相關部門聯(lián)系，經(jīng)公司領導批準后，由文件檔案室負責接待和辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部人員查閱或借閱公司文件檔案，應遵守公司的相關規(guī)定，不得泄露公司機密信息。七、文件鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.文件檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義的原則。2.從維護公司歷史真實面貌和現(xiàn)實工作需要出發(fā)，準確判定文件檔案的保存價值。（二）鑒定組織1.成立文件檔案鑒定小組，由文件檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專家組成。2.鑒定小組負責對到期或失去保存價值的文件檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份文件檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.綜合分析：結(jié)合公司的歷史發(fā)展、工作重點、業(yè)務范圍等因素，對文件檔案進行綜合分析，判斷其重要性和必要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的文件檔案，編制《文件檔案銷毀清單》，一式兩份，一份留存文件檔案室，一份報公司領導審批。2.公司領導審批同意后，由文件檔案室負責組織銷毀工作。銷毀時，應指定專人監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《文件檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。八、電子文件管理（一）電子文件收集與整理1.各部門應按照電子文件收集范圍的要求，及時收集本部門形成的電子文件，并進行整理。2.電子文件應按照分類編號原則進行分類整理，確保其與紙質(zhì)文件相對應。3.電子文件應采用通用、規(guī)范的格式進行存儲，如DOC、XLS、PPT、PDF等，并確保文件內(nèi)容完整、準確。（二）電子文件歸檔1.電子文件歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔同步進行，歸檔時應確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性。2.電子文件應存儲在專用的存儲介質(zhì)上，并進行備份，備份介質(zhì)應異地存放。3.電子文件應按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行著錄和標引，以便于檢索和利用。（三）電子文件保管1.電子文件應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并設置相應的訪問權(quán)限，確保文件的安全。2.定期對電子文件進行備份，備份周期根據(jù)文件的重要程度和變化情況確定，一般為[具體時間間隔]。3.定期檢查電子文件的存儲狀況，確保文件的可讀性和可用性。（四）電子文件查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱電子文件，應通過檔案管理系