PAGE閱讀聲像檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司聲像檔案的管理，確保聲像檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮聲像檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作活動中形成的聲像檔案的管理。（三）定義聲像檔案是指公司在各項工作活動中形成的，以照片、錄音、錄像等聲像材料為載體的，具有保存價值的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司聲像檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：聲像檔案應真實反映公司工作活動的實際情況，不得進行任何形式的篡改。3.完整性原則：聲像檔案應包括工作活動的各個環(huán)節(jié)和方面，確保檔案的全面性。4.安全性原則：采取有效措施，確保聲像檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司聲像檔案管理制度，并組織實施。2.負責對公司各部門聲像檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作進行指導和監(jiān)督。3.負責集中保管公司重要聲像檔案，并建立聲像檔案數據庫。4.負責組織對聲像檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）各部門職責1.負責本部門聲像檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時向綜合管理部門移交。2.負責提供聲像檔案形成的相關背景資料和說明，確保檔案的真實性和完整性。3.配合綜合管理部門做好聲像檔案的管理和利用工作。三、聲像檔案的形成與收集（一）形成范圍1.公司重要會議、活動的照片、錄音、錄像等，如公司年會、董事會會議、重要業(yè)務洽談會等。2.公司重大項目建設、技術改造、設備安裝調試等過程中的照片、錄像等。3.公司領導和員工參加重要外事活動、商務活動、培訓學習等的照片、錄像等。4.公司獲得的各類榮譽、獎項的照片、證書等。5.反映公司企業(yè)文化、精神風貌、工作環(huán)境等方面的照片、錄像等。6.其他具有保存價值的聲像材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責聲像檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的聲像材料應主題明確、圖像清晰、聲音清楚，能夠準確反映工作活動的內容和過程。3.對收集的聲像材料應進行詳細的登記，包括材料的名稱、形成時間、地點、內容摘要、拍攝人等信息。4.收集的聲像材料應同時收集相關的文字說明材料，如活動方案、會議紀要、項目總結等，以便更好地理解和利用檔案。四、聲像檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循聲像材料的形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯系。2.分類科學、編號規(guī)范、排列有序，便于查找和利用。（二）整理方法1.照片整理按照照片的內容和時間順序進行分類，如會議照片、活動照片項目照片等。對每張照片進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和管理。在照片背面或通過電子標簽注明照片的拍攝時間、地點、人物、事件等信息。將整理好的照片裝入相冊或照片檔案盒，并在相冊或檔案盒上注明類別、時間范圍等信息。2.錄音整理按照錄音的內容和時間順序進行分類，如會議錄音、講座錄音、采訪錄音等。對錄音進行編號，并注明錄音的時間、地點、主題、發(fā)言人等信息。將錄音轉錄為電子文件格式（如MP3、WAV等），并進行備份保存。將整理好的錄音文件存儲在專用的錄音檔案文件夾中，并建立相應的索引目錄，便于查找和利用。3.錄像整理按照錄像的內容和時間順序進行分類，如會議錄像、活動錄像、項目錄像等。對錄像進行編號，并注明錄像的時間、地點、主題、拍攝人等信息。將錄像轉錄為電子文件格式（如MP4、AVI等），并進行備份保存。對錄像文件進行剪輯和編輯，制作相應的視頻說明文檔，包括視頻內容簡介、時間軸標注等，以便更好地理解和利用視頻。將整理好的錄像文件存儲在專用的錄像檔案文件夾中，并建立相應的索引目錄，便于查找和利用。（三）歸檔要求1.各部門應在每年年底前將整理好的聲像檔案移交至綜合管理部門。2.移交的聲像檔案應編制詳細的移交清單，清單內容包括檔案的名稱、數量、類別、編號等信息。并由移交人和接收人簽字確認。3.綜合管理部門對接收的聲像檔案進行審核和驗收，確保檔案的質量符合要求。4.審核驗收合格的聲像檔案應及時進行歸檔，按照檔案管理的要求進行分類存放，并建立相應的檔案目錄和索引。五、聲像檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的聲像檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內配備必要的保管設備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計、空調、除濕機、滅火器等。（二）保管方式1.聲像檔案應采用紙質載體和電子載體相結合的方式進行保管。紙質載體的聲像檔案應按照檔案管理的要求進行分類存放，電子載體的聲像檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份保存。2.對電子載體的聲像檔案應定期進行檢查和維護，確保數據的完整性和可用性。3.對重要的聲像檔案應進行異地備份，以防止因自然災害、人為破壞等原因導致檔案丟失。（三）保管期限1.聲像檔案的保管期限應根據檔案的重要程度和保存價值確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的聲像檔案主要包括公司重大歷史事件、重要決策、重要業(yè)務活動等方面的檔案。3.長期保管的聲像檔案主要包括公司一般性工作活動、業(yè)務項目等方面的檔案，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的聲像檔案主要包括公司臨時性工作活動、一般性文件等方面的檔案，保管期限一般為1年至10年。（四）檔案清查1.綜合管理部門應定期對聲像檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。3.清查結束后，應編制清查報告，對檔案的清查情況進行總結和分析，并提出改進措施和建議。六、聲像檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱聲像檔案的，可以向綜合管理部門提出申請。2.公司外部單位因工作需要查閱聲像檔案的，應按照國家有關規(guī)定和公司的相關要求辦理查閱手續(xù)。3.聲像檔案的利用主要包括查閱、借閱、復制等方式。（二）利用流程1.查閱申請公司內部各部門查閱聲像檔案的，應填寫《聲像檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時間等信息，并經部門負責人簽字批準。公司外部單位查閱聲像檔案的，應提交查閱申請函，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。2.申請審批綜合管理部門收到查閱申請后，應進行審核，對符合查閱條件的申請，報公司分管領導審批。公司分管領導審批同意后，綜合管理部門應按照審批意見辦理查閱手續(xù)。3.查閱辦理綜合管理部門根據查閱申請，提供相應的聲像檔案，并安排專人負責查閱服務。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所。查閱過程中應愛護檔案，不得對檔案進行涂改、損壞、抽取等行為。4.借閱辦理公司內部各部門因工作需要借閱聲像檔案的，應填寫《聲像檔案借閱申請表》，注明借閱的檔案名稱、借閱時間、借閱用途等信息，并經部門負責人簽字批準。綜合管理部門收到借閱申請后，應進行審核，對符合借閱條件的申請，報公司分管領導審批。公司分管領導審批同意后，綜合管理部門應按照審批意見辦理借閱手續(xù)，并與借閱人員簽訂《聲像檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責任和義務。借閱人員應在規(guī)定的時間內歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應提前辦理延期手續(xù)。5.復制辦理公司內部各部門因工作需要復制聲像檔案的，應填寫《聲像檔案復制申請表》，注明復制的檔案名稱、復制用途、復制數量等信息，并經部門負責人簽字批準。綜合管理部門收到復制申請后，應進行審核，對符合復制條件的申請，報公司分管領導審批。公司分管領導審批同意后，綜合管理部門應按照審批意見辦理復制手續(xù)，并對復制的檔案進行登記和編號。復制的聲像檔案應加蓋綜合管理部門的印章，并注明復制日期和復制人等信息。（三）利用記錄1.綜合管理部門應對聲像檔案的利用情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱、復制的時間、申請人、檔案名稱、利用目的、利用結果等信息。2.利用記錄應定期進行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。七、聲像檔案數字化管理（一）數字化范圍1.對具有重要保存價值的聲像檔案應進行數字化處理，建立聲像檔案數據庫，實現檔案的信息化管理。2.數字化的聲像檔案應包括照片、錄音、錄像等各種載體的檔案。（二）數字化流程1.檔案掃描對紙質載體的聲像檔案進行掃描，掃描分辨率應根據檔案的內容和保存要求確定，一般不低于300dpi。掃描后的圖像應進行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像的清晰、完整。2.數據錄入將掃描后的圖像數據錄入到聲像檔案數據庫中，并建立相應的索引目錄，便于查找和利用。對錄音、錄像等音頻視頻檔案，應進行轉錄和編輯，制作相應的電子文件，并錄入到聲像檔案數據庫中。3.數據審核對錄入到聲像檔案數據庫中的數據進行審核，確保數據的準確性和完整性。審核通過的數據應進行備份保存，并定期進行檢查和維護。（三）數字化管理1.建立聲像檔案數字化管理系統(tǒng)，實現檔案的在線查閱、借閱、復制等功能。2.對聲像檔案數字化管理系統(tǒng)應進行安全防護，設置用戶權限，防止數據泄露和非法訪問。3.定期對聲像檔案數字化管理系統(tǒng)進行升級和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。八、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.聲像檔案的鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則。2.鑒定工作應根據檔案的保管期限、保存價值、現實利用情況等因素進行綜合判斷。（二）鑒定組織1.成立聲像檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員等。2.鑒定小組負責對聲像檔案的鑒定工作進行組織和實施。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和相關資料了解檔案的形成背景、內容和利用情況。2.對檔案進行逐件審查，判斷檔案的保存價值和保管期限。3.征求相關業(yè)務部門和人員的意見，綜合評估檔案的重要性和必要性。