PAGE軟件公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、圖紙、數(shù)據(jù)、圖表、聲像資料等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等一系列工作的總稱。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)工作的各個(gè)方面，保證檔案的全面、系統(tǒng)。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及人員查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，制定檔案管理工作方針、政策。監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立檔案管理臺(tái)賬，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、歸檔。負(fù)責(zé)檔案的保管、保密、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。負(fù)責(zé)組織檔案的查閱、借閱工作，為公司內(nèi)部各部門及人員提供檔案利用服務(wù)。定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)工作情況。（三）各部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步審核工作，并定期移交綜合管理部門。明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集、整理和歸檔。配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件、證照、批文等。2.公司各項(xiàng)會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司發(fā)布的各類文件、通知、通報(bào)、報(bào)告等。5.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.公司的技術(shù)研發(fā)資料，包括項(xiàng)目文檔、設(shè)計(jì)圖紙、測試報(bào)告等。7.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.公司的人力資源檔案，包括員工簡歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。9.公司的市場營銷檔案，包括市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、營銷活動(dòng)方案等。10.公司的行政管理檔案，包括辦公用品采購記錄、固定資產(chǎn)清單、車輛檔案等。11.公司的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。12.其他具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.對重要檔案應(yīng)實(shí)行雙套制管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類。會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類。聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式，如2023長期001?？萍紮n案編號：采用項(xiàng)目代號專業(yè)代號流水號的形式，如XM001JY001001。會(huì)計(jì)檔案編號：采用會(huì)計(jì)年度檔案類別流水號的形式，如2023會(huì)計(jì)憑證001。聲像檔案編號：采用拍攝時(shí)間內(nèi)容主題流水號的形式，如20230501公司年會(huì)001。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。文書檔案：采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行裝訂。聲像檔案：對照片、錄音帶、錄像帶等應(yīng)進(jìn)行分類整理，裝入專用的檔案盒，并在盒上注明相關(guān)信息。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄：應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期（頁數(shù)）、備注等內(nèi)容。卷內(nèi)文件目錄：應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案：在次年上半年完成上一年度檔案的歸檔工作。2.科技檔案：在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.會(huì)計(jì)檔案：在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定整理歸檔，保管一年期滿后移交綜合管理部門。4.聲像檔案：在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)將整理好的檔案按照規(guī)定的時(shí)間移交綜合管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門對接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.對不符合歸檔要求的檔案，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充、修正或重新整理。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案存放索引。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.聲像檔案：應(yīng)按照載體形式分別存放，如照片應(yīng)存放在相冊或檔案盒內(nèi)，錄音帶、錄像帶應(yīng)存放在專用的磁帶柜或光盤庫內(nèi)，并注明相關(guān)信息。（五）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、整齊，溫度、濕度符合要求。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案的查閱、借閱等利用手續(xù)，對利用情況進(jìn)行登記。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向綜合管理部門提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，并提供單位介紹信、查閱人身份證明等相關(guān)材料。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用期限1.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，當(dāng)場查閱，不得帶出。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱人姓名、單位、時(shí)間、檔案名稱、內(nèi)容、用途等，以便對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。（五）歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整、無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案兼職管理員為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，逐卷、逐件地審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、年度、保管期限、文號、內(nèi)容摘要、鑒定意見等，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.將檔案銷毀鑒定表報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀，并對銷毀過程進(jìn)行記錄。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式分別采用相應(yīng)的銷毀方式進(jìn)行銷毀，并對銷毀過程進(jìn)行記錄。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案的銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等，以便對檔案銷毀工作進(jìn)行跟蹤和管理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）電子檔案管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。2.檔案存儲(chǔ)：采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立備份機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。4.檔案利用：實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、下載等功能，并對利用情況進(jìn)行記錄。5.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。6.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類型、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供