PAGE打印檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司打印檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在打印過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案文本，包括但不限于合同文件、工作報(bào)告、技術(shù)文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司打印檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率，滿足公司各部門(mén)對(duì)檔案信息的需求。4.依法合規(guī)原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司打印檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)對(duì)打印檔案的形成、收集、整理和歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.負(fù)責(zé)接收、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂和保管公司各部門(mén)移交的打印檔案，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)已過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，并做好相關(guān)記錄。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門(mén)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)打印檔案管理工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和保管工作，并確保檔案的及時(shí)移交。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)打印檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。3.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。4.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。如需查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。三業(yè)務(wù)流程（一）檔案形成1.公司各部門(mén)在日常工作中，應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和工作規(guī)范，及時(shí)形成各類(lèi)打印文檔。文檔內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，符合公司內(nèi)部管理要求和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.打印文檔應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的紙張規(guī)格、格式和字體，確保文檔的規(guī)范性和一致性。（二）檔案收集1.各部門(mén)指定的檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)形成的打印文檔進(jìn)行收集，確保無(wú)遺漏。收集過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文檔的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決。2.對(duì)于重要的、涉及多個(gè)部門(mén)的項(xiàng)目文檔，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門(mén)及時(shí)收集相關(guān)資料，并匯總整理。（三）檔案整理1.收集后的打印檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理。分類(lèi)應(yīng)遵循公司檔案分類(lèi)方案，按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行劃分，確保同一類(lèi)檔案具有內(nèi)在的邏輯性和關(guān)聯(lián)性。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則應(yīng)在公司檔案管理制度中明確規(guī)定。3.去除檔案中的金屬物、訂書(shū)釘?shù)?，?duì)破損或不整齊的紙張進(jìn)行修補(bǔ)或裁剪，確保檔案的整潔和完好。4.按照檔案整理要求，對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。（四）檔案裝訂1.對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用符合檔案保存要求的裝訂材料，如線裝、膠裝等。裝訂順序一般為封面、目錄、正文、封底。（五）檔案移交1.各部門(mén)整理好的檔案應(yīng)定期移交至公司檔案管理部門(mén)。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱數(shù)量移交時(shí)間等信息。2.檔案管理部門(mén)接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單與檔案實(shí)物是否一致，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回原部門(mén)進(jìn)行整改。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。（六）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)清查盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，并形成報(bào)告。（七）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.公司外部單位因特殊原因需要查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司對(duì)外提供檔案的相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（八）檔案借閱1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱時(shí)間、借閱人員、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀檔案。如需延期歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（九）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案專家組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的存毀。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單。3.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合規(guī)定要求。4.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況記錄存檔。四、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立公司打印檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線查閱、遠(yuǎn)程利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)公司重要且利用率較高的打印檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。掃描應(yīng)采用高分辨率設(shè)備，確保掃描圖像清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映檔案原貌。2.掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)優(yōu)化，以便于在數(shù)字化管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)和管理。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等編目信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.將錄入的數(shù)據(jù)與檔案圖像進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，方便檔案的查詢和利用。（四）系統(tǒng)功能1.檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等基本功能，同時(shí)應(yīng)支持多條件檢索、模糊查詢等高級(jí)檢索方式，提高檔案查詢效率。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和需求，設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（五）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問(wèn)權(quán)限。用戶應(yīng)定期更換密碼，并妥善保管個(gè)人賬號(hào)信息。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門(mén)和各部門(mén)檔案管理人員的職責(zé)履行情況，是否認(rèn)真負(fù)責(zé)地開(kāi)展檔案管理工作。3.檔案庫(kù)房的安全保管情況，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施是否落實(shí)到位。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)功能的完整性、安全防護(hù)措施的有效性等。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檢查部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和整改期限。2.被檢查部門(mén)應(yīng)針對(duì)存在的問(wèn)題，制定切實(shí)可行的整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并在規(guī)定期限內(nèi)