PAGE檔案室統(tǒng)計(jì)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室及各部門涉及檔案統(tǒng)計(jì)工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須如實(shí)反映檔案管理的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計(jì)算方法正確，計(jì)量單位規(guī)范。3.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)資料，不得延誤。4.完整性原則：涵蓋檔案管理的各個(gè)方面，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的統(tǒng)計(jì)信息。二、統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案室統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)檔案室設(shè)立專門的統(tǒng)計(jì)崗位，負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）統(tǒng)計(jì)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案統(tǒng)計(jì)工作計(jì)劃和統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、范圍、方法和時(shí)間要求。2.收集、整理、匯總各類檔案統(tǒng)計(jì)資料，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.定期向上級主管部門和公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行解釋和說明。5.建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺賬和數(shù)據(jù)庫，妥善保管統(tǒng)計(jì)資料，以備查閱和審計(jì)。6.參與檔案管理工作的評估和考核，提供相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)支持。三、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與方法（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.分類統(tǒng)計(jì)按照檔案的形成年度，統(tǒng)計(jì)每年新增檔案的數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等各類別檔案的數(shù)量。統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量，如永久、長期、短期檔案的數(shù)量。按檔案來源部門進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，了解各部門檔案形成情況。2.統(tǒng)計(jì)方法每月末，各部門檔案管理人員對本部門當(dāng)月新增檔案進(jìn)行整理、清點(diǎn)，并填寫檔案新增數(shù)量統(tǒng)計(jì)表，報(bào)送至檔案室。檔案室統(tǒng)計(jì)人員定期對各部門報(bào)送的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，形成全公司/組織的檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檔案整理情況統(tǒng)計(jì)1.整理進(jìn)度統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案整理工作的完成進(jìn)度，包括已整理檔案的數(shù)量、占應(yīng)整理檔案總數(shù)的比例等。對未整理檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，分析未整理原因，如檔案資料缺失、整理人員不足等。2.整理質(zhì)量統(tǒng)計(jì)定期對整理后的檔案進(jìn)行抽查，統(tǒng)計(jì)檔案整理質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)的比例。記錄整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況，如檔案分類不準(zhǔn)確、編號不規(guī)范等問題的數(shù)量及整改后的合格率。3.統(tǒng)計(jì)方法整理人員定期向檔案室提交檔案整理進(jìn)度報(bào)告，詳細(xì)說明已整理檔案數(shù)量、未整理檔案情況及整理過程中遇到的問題。檔案室統(tǒng)計(jì)人員結(jié)合抽查結(jié)果和整理人員報(bào)告，進(jìn)行檔案整理情況的綜合統(tǒng)計(jì)分析。（三）檔案保管情況統(tǒng)計(jì)1.庫房設(shè)施統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案室?guī)旆康拿娣e、層數(shù)、分區(qū)情況等基本信息。記錄庫房內(nèi)各類保管設(shè)備的數(shù)量，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。2.檔案存儲統(tǒng)計(jì)按檔案類別、保管期限統(tǒng)計(jì)檔案在庫房內(nèi)的存儲位置分布情況。統(tǒng)計(jì)檔案上架率、存儲密度等指標(biāo)，評估檔案存儲空間的利用效率。3.保管環(huán)境統(tǒng)計(jì)實(shí)時(shí)監(jiān)測庫房內(nèi)的溫濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境參數(shù)，統(tǒng)計(jì)不同時(shí)間段內(nèi)環(huán)境指標(biāo)的變化情況。記錄因保管環(huán)境問題導(dǎo)致檔案受損的情況，如霉變、褪色等檔案數(shù)量及受損程度。4.統(tǒng)計(jì)方法庫房管理人員定期對庫房設(shè)施進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，填寫庫房設(shè)施統(tǒng)計(jì)表。利用檔案管理系統(tǒng)或人工記錄的方式，對檔案存儲位置進(jìn)行詳細(xì)登記，以便進(jìn)行存儲情況統(tǒng)計(jì)。通過安裝在庫房內(nèi)的環(huán)境監(jiān)測設(shè)備，自動(dòng)采集溫濕度等數(shù)據(jù)，并由統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行整理分析。（四）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.利用人次統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)不同時(shí)間段內(nèi)檔案利用的總?cè)舜?，包括?nèi)部查閱、借閱檔案的人次。分別統(tǒng)計(jì)各部門利用檔案的人次，分析各部門對檔案的需求程度。2.利用目的統(tǒng)計(jì)對檔案利用目的進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，如為工作決策提供依據(jù)、解決業(yè)務(wù)問題、開展項(xiàng)目研究等。統(tǒng)計(jì)各類利用目的的檔案利用數(shù)量，分析檔案利用的主要方向。3.利用效果統(tǒng)計(jì)通過收集利用者的反饋意見，對檔案利用效果進(jìn)行評估統(tǒng)計(jì)，如對工作的幫助程度、解決問題的有效性等。統(tǒng)計(jì)因檔案利用而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益或社會效益，如為公司/組織節(jié)省成本、獲得業(yè)務(wù)機(jī)會等。4.統(tǒng)計(jì)方法檔案利用部門在辦理查閱、借閱手續(xù)時(shí)，詳細(xì)登記利用時(shí)間、利用人、利用目的等信息。檔案室定期對利用登記信息進(jìn)行匯總分析，形成檔案利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。定期向利用者發(fā)放檔案利用效果反饋表，收集利用者的評價(jià)意見，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理。四、統(tǒng)計(jì)報(bào)表與報(bào)送（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表種類1.檔案數(shù)量月報(bào)表：反映每月各部門新增檔案數(shù)量及全公司/組織檔案總量變化情況。2.檔案整理進(jìn)度季報(bào)表：每季度匯報(bào)檔案整理工作的完成進(jìn)度、質(zhì)量情況及存在問題。3.檔案保管情況年報(bào)表：每年統(tǒng)計(jì)庫房設(shè)施、檔案存儲、保管環(huán)境等方面的情況。4.檔案利用情況半年報(bào)：每半年總結(jié)檔案利用人次、利用目的及利用效果等信息。（二）報(bào)表格式與內(nèi)容各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)具備規(guī)范的格式，包括報(bào)表名稱、編號、填報(bào)單位、填報(bào)日期、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目、數(shù)據(jù)欄等內(nèi)容。報(bào)表內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，易于理解和填報(bào)，確保統(tǒng)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和一致性。（三）報(bào)送流程與時(shí)間要求1.各部門檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間要求，將本部門的檔案統(tǒng)計(jì)資料報(bào)送至檔案室。2.檔案室統(tǒng)計(jì)人員在收到各部門報(bào)送的資料后，進(jìn)行匯總、審核和分析，于規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照報(bào)送對象分別報(bào)送至上級主管部門、公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)。4.具體報(bào)送時(shí)間要求如下：檔案數(shù)量月報(bào)表：次月5日前報(bào)送。檔案整理進(jìn)度季報(bào)表：每季度末月15日前報(bào)送。檔案保管情況年報(bào)表：次年1月31日前報(bào)送。檔案利用情況半年報(bào)：每年7月15日前報(bào)送。五、統(tǒng)計(jì)資料管理（一）統(tǒng)計(jì)臺賬建立檔案室應(yīng)建立完善的檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對各類檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。統(tǒng)計(jì)臺賬應(yīng)包括檔案數(shù)量變化臺賬、整理進(jìn)度臺賬、保管情況臺賬、利用情況臺賬等，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)性和可追溯性。（二）統(tǒng)計(jì)資料歸檔各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、原始統(tǒng)計(jì)記錄、分析報(bào)告等統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。歸檔資料應(yīng)按照時(shí)間順序、類別進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，便于查閱和管理。（三）統(tǒng)計(jì)資料保管期限統(tǒng)計(jì)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和使用價(jià)值確定。一般情況下，檔案數(shù)量月報(bào)表、檔案整理進(jìn)度季報(bào)表等短期統(tǒng)計(jì)資料保管期限為2年；檔案保管情況年報(bào)表、檔案利用情況半年報(bào)等中期統(tǒng)計(jì)資料保管期限為5年；涉及公司/組織重要決策、長期發(fā)展規(guī)劃等相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等長期統(tǒng)計(jì)資料保管期限為10年。（四）統(tǒng)計(jì)資料查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱統(tǒng)計(jì)資料的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱本公司/組織統(tǒng)計(jì)資料的，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后方可查閱。3.原則上不允許借閱統(tǒng)計(jì)資料，如有特殊情況確需借閱的，需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或損壞。六、統(tǒng)計(jì)分析與應(yīng)用（一）定期統(tǒng)計(jì)分析檔案室應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，形成統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。分析報(bào)告應(yīng)包括數(shù)據(jù)變化趨勢、存在問題及原因、改進(jìn)措施建議等內(nèi)容。定期統(tǒng)計(jì)分析周期為每季度一次，特殊情況可根據(jù)需要增加分析頻次。（二）專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析針對檔案管理中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題或特定工作需求，開展專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。如對檔案利用率低的原因進(jìn)行專項(xiàng)分析，為提高檔案利用效率提供決策依據(jù)。專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況靈活安排，及時(shí)提交分析報(bào)告。（三）統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)用將統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)用于檔案管理工作的決策和改進(jìn)中。例如，根據(jù)檔案數(shù)量增長趨勢合理調(diào)整檔案存儲空間；依據(jù)檔案利用情況分析結(jié)果優(yōu)化檔案服務(wù)流程，提高利用效率；根據(jù)整理質(zhì)量統(tǒng)計(jì)情況加強(qiáng)對檔案整理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案室統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量。2.檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對統(tǒng)計(jì)工作的日常監(jiān)督，檢查統(tǒng)計(jì)人員的工作情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核評價(jià)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)工作考核評價(jià)機(jī)制,對各部門檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行考核。考核