PAGE公司文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高公司管理效率和決策科學性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：文書檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內容的真實性和準確性。3.便于利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護公司的商業(yè)秘密和合法權益。二、文書檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司文書檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類文書檔案，包括文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.根據公司業(yè)務發(fā)展和檔案管理需要，定期對檔案進行鑒定、銷毀和處置。4.指導和監(jiān)督各部門的文書檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。5.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化管理和遠程查閱。（二）各部門職責1.負責本部門文書檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照公司文書檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用和鑒定等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.明確一名兼職檔案員，負責本部門日常檔案管理工作的具體落實和協(xié)調。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，為檔案查閱和利用提供便利。5.積極主動為公司各部門提供檔案查閱服務，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，做好借閱登記和跟蹤管理。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出合理的鑒定意見和建議。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司對外發(fā)布的各類文件，包括通知、公告、報告、函件等。2.公司內部形成的文件，包括會議紀要、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度、請示報告、合同協(xié)議等。3.公司與外部單位往來的文件，包括信函、傳真、電子郵件、合同副本等。4.公司各類活動形成的文件資料，如活動方案、活動記錄、照片、視頻等。5.員工個人在工作中形成的重要文件，如工作成果報告、技術資料、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類文件資料，確保文件不遺漏、不丟失。2.對于外來文件，應指定專人負責簽收、登記，并及時分發(fā)給相關部門閱處。3.文件收集過程中，應注意保持文件的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀文件。4.電子文件應及時進行備份，確保文件數據的安全。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照文件的來源、時間、內容和形式等特征，將文件分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品研發(fā)類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等類別。每一大類下可根據實際情況進一步細分小類，如行政管理類可分為公文管理、會議管理、機要保密、信訪接待等小類。2.編號對每一份文件進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如2023XM001，表示2023年行政管理類第1份文件。電子文件編號應與紙質文件編號相對應，便于查找和核對。3.編目編制文件目錄，目錄應包含文件編號、文件題名、日期、文號、責任者、頁數等內容。電子文件目錄應按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進行錄入，確保目錄信息準確、完整。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內容完整的文件進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。對于紙張規(guī)格不一致或破損的文件，應進行裱糊或修復后再裝訂。四、文書檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至綜合管理部門歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件應齊全、完整、準確，已整理編目，符合檔案整理規(guī)范。2.歸檔文件應編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案移交綜合管理部門，一份由移交部門留存?zhèn)洳椤?.電子文件應與紙質文件同時歸檔，電子文件應存儲在符合檔案管理要求的存儲介質上，并按照檔案管理信息系統(tǒng)的規(guī)定進行命名和分類存儲。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、終止等重要文件，公司章程、規(guī)章制度，重要會議記錄，重大合同協(xié)議，財務審計報告，人事任免文件等。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據文件的重要程度和實際利用價值確定。（四）保管方式1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質進行備份，并異地存放，確保數據安全。（五）檔案保管期限的鑒定與調整1.綜合管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組織相關部門和人員組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間等因素，結合公司實際情況，確定檔案的存毀意見。3.對失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀審批表》，經公司領導批準后予以銷毀。4.檔案保管期限的調整應根據公司業(yè)務發(fā)展和檔案管理需要，由綜合管理部門提出調整意見，報公司領導批準后實施。五、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機密或重要事項的檔案，查閱人應經公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，應持有單位介紹信，注明查閱內容和目的，經公司綜合管理部門負責人審核，報公司領導批準后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交至所在部門負責人簽字。2.將申請表交至綜合管理部門，綜合管理部門根據查閱權限進行審核。3.審核通過后，查閱人到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記。4.查閱人應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應及時核對檔案數量和完整性。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人合法權益。2.利用檔案形成的資料，如復印件、摘錄件等，應注明檔案來源和利用目的，妥善保管，不得擅自傳播或泄露。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案的利用，應嚴格遵守公司保密制度的規(guī)定，采取必要的保密措施。六、文書檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.對檔案庫房實行專人管理，嚴格限制無關人員進入檔案庫房。3.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。4.在檔案查閱、利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱人進行保密提醒，防止檔案內容被不當使用或傳播。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強檔案庫房的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設備。2.定期對檔案庫房進行安全檢