PAGE榮譽實物檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司榮譽實物檔案的管理，確保榮譽實物檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮其憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司獲得的各類榮譽實物檔案的管理，包括獎杯、獎牌、證書、錦旗、牌匾等。（三）管理原則榮譽實物檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級負責、分類管理、安全保密的原則。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善榮譽實物檔案管理制度，并組織實施。2.負責榮譽實物檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對榮譽實物檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好榮譽實物檔案的管理工作。（二）相關(guān)部門職責1.負責本部門獲得榮譽實物的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好榮譽實物檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、收集與整理（一）收集范圍1.公司獲得的國家級、省部級、市級等各類榮譽獎項的獎杯、獎牌、證書等。2.公司獲得的行業(yè)協(xié)會、社會團體等頒發(fā)的榮譽證書、牌匾等。3.公司獲得的其他具有保存價值的榮譽實物。（二）收集要求1.各部門在獲得榮譽實物后，應(yīng)及時將其收集整理，并填寫《榮譽實物登記表》，詳細記錄榮譽名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間、獲得部門等信息。2.榮譽實物應(yīng)保持完好無損，如有損壞或遺失，應(yīng)及時報告并說明原因。3.對于重要榮譽實物，應(yīng)拍照或錄像留存，作為檔案的補充材料。（三）整理方法1.按照榮譽類別、頒發(fā)時間等進行分類整理。2.對榮譽實物進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.將榮譽實物登記表與榮譽實物對應(yīng)存放，并建立電子檔案，實現(xiàn)信息化管理。四、歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門將整理好的榮譽實物及登記表移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的榮譽實物進行審核，核對登記表信息是否準確、完整。3.審核無誤后，將榮譽實物及登記表進行歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管方式1.設(shè)立專門的榮譽實物檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如保險柜、陳列柜、溫濕度控制設(shè)備等，確保榮譽實物檔案的安全存放。2.榮譽實物應(yīng)分類存放于陳列柜中，擺放整齊有序，并設(shè)置明顯的標識牌，注明榮譽名稱、頒發(fā)時間等信息。3.對于珍貴或易損的榮譽實物，應(yīng)采取特殊的保護措施，如單獨存放、使用防護包裝等。（三）保管期限榮譽實物檔案的保管期限為永久。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對榮譽實物檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管情況、標識牌是否清晰等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或補充，并記錄相關(guān)情況。3.每年應(yīng)對榮譽實物檔案進行一次全面清查，確保檔案的準確性和完整性。五、利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱榮譽實物檔案。外部單位因特殊原因需要查閱的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）利用方式1.查閱榮譽實物檔案時，應(yīng)填寫《榮譽實物檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門根據(jù)申請表進行審核，批準后方可查閱。查閱時，應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員陪同，不得擅自將檔案帶出庫房。3.如需復(fù)印榮譽實物檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容、數(shù)量等信息。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱榮譽實物檔案的，須填寫《榮譽實物檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的榮譽實物檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如發(fā)生上述情況，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認真核對，確保檔案完好無損。六、鑒定與銷毀（一）鑒定原則榮譽實物檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保檔案的真實性、完整性和價值性得到充分評估。（二）鑒定組織成立榮譽實物檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定小組負責對榮譽實物檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查榮譽實物檔案的形成背景、歷史意義、保存價值等。2.檢查榮譽實物檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.評估榮譽實物檔案的現(xiàn)實利用需求和潛在利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的榮譽實物檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.銷毀榮譽實物檔案時，應(yīng)填寫《榮譽實物檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案管理部門負責組織實施銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立榮譽實物檔案電子管理系統(tǒng)，將榮譽實物檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理等功能，提高檔案管理的效率和便捷性。（二）數(shù)據(jù)備份與安全定期對榮譽實物檔案電子數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。加強電子檔案系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。同時，定期對電子檔案系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。八、保密與安全（一）保密措施1.榮譽實物檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和利用榮譽實物檔案時，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案信息不被非法獲取或利用。3.對涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的榮譽實物檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。（二）安全管理1.加強榮譽實物檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如防盜報警裝置、消防設(shè)備等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進行安全檢查，確保庫房安全無隱患。3.對于自然災(zāi)害、突發(fā)事件等可能影響榮譽實物檔案安全保管的情況，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，