PAGE社區(qū)檔案管理制度原因一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保社區(qū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)所有與社區(qū)工作相關(guān)的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案由社區(qū)指定的專門部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集和整理社區(qū)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及社區(qū)居民個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）社區(qū)檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理社區(qū)各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和查詢。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理和歸檔工作，并定期移交社區(qū)檔案管理部門。2.協(xié)助社區(qū)檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。3.按照規(guī)定查閱和利用本部門歸檔的檔案，不得擅自銷毀或轉(zhuǎn)移檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索工具。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.做好檔案的借閱、查閱登記工作，確保檔案的安全和完整。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織工作中形成的文件、資料、記錄等，如黨組織會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、黨費(fèi)收繳記錄等。2.社區(qū)居委會(huì)工作中形成的文件、資料、記錄等，如居委會(huì)會(huì)議記錄、社區(qū)工作計(jì)劃、工作總結(jié)、居民代表會(huì)議記錄等。3.社區(qū)各類活動(dòng)記錄，如文化活動(dòng)記錄、體育活動(dòng)記錄、志愿服務(wù)活動(dòng)記錄等。4.社區(qū)居民信息檔案，包括居民基本情況、家庭成員信息、聯(lián)系方式等。5.社區(qū)建設(shè)與管理相關(guān)資料，如社區(qū)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料、環(huán)境衛(wèi)生管理資料等。6.社區(qū)與上級(jí)部門、其他社區(qū)及社會(huì)組織的往來(lái)文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料、記錄的收集工作，確保收集及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)服務(wù)類、社區(qū)文化類、社區(qū)衛(wèi)生類、社區(qū)治安類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計(jì)等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，如硬盤、光盤等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括社區(qū)重要決策文件、歷史沿革資料、居民重要信息等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括社區(qū)一般性工作文件、重要活動(dòng)記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性工作文件、一般性會(huì)議記錄等。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員參加，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。3.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。5.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.社區(qū)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.社區(qū)居民因個(gè)人事務(wù)需要查閱與其相關(guān)的檔案。3.上級(jí)部門、其他社區(qū)及社會(huì)組織因工作需要查閱本社區(qū)檔案。（二）利用手續(xù)1.社區(qū)內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.社區(qū)居民查閱檔案，應(yīng)攜帶本人有效身份證件，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)社區(qū)居委會(huì)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.上級(jí)部門、其他社區(qū)及社會(huì)組織查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。（四）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及社區(qū)居民個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給他人。3.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的利用和共享。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息維護(hù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案信息檢索：利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供的檢索功能，快速查找和利用檔案信息。4.檔案信息安全：采取安全防護(hù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止信息泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，確保檔案信息錄入準(zhǔn)確、及時(shí)。2.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息的錄入、維護(hù)、檢索等操作流程。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門社區(qū)成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)社區(qū)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化管理工作情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每季度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的突出問(wèn)題，進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）監(jiān)督檢