PAGE小學檔案資料室制度一、總則（一）目的小學檔案資料室制度旨在規(guī)范學校檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，為學校的教育教學、行政管理、科研工作等提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工及與學校檔案資料管理相關(guān)的各類人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案資料由檔案資料室集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映學校各項工作的實際情況，保證檔案資料的真實性。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及學校機密的檔案資料進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索和利用效率，方便教職工查閱和使用。二、檔案資料管理職責（一）檔案資料室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案資料管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案資料管理制度并組織實施。2.負責學校各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.定期對檔案資料進行鑒定，按照規(guī)定進行銷毀處理。4.加強檔案資料信息化建設(shè)，提高檔案資料管理的現(xiàn)代化水平。5.開展檔案資料管理業(yè)務(wù)培訓和指導，提高教職工的檔案資料管理意識和能力。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案資料室。2.配合檔案資料室做好檔案資料的查閱、利用等工作，提供真實、準確的檔案資料信息。3.按照檔案資料管理制度的要求，做好本部門檔案資料的安全保管工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案資料管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案資料管理規(guī)章制度。2.負責檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.做好檔案資料的檢索工具編制和信息化錄入工作，提高檔案資料的檢索效率。4.負責檔案資料的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴格按照規(guī)定辦理手續(xù)。5.定期對檔案資料進行檢查、核對，確保檔案資料的安全和完整。6.積極參與檔案資料管理業(yè)務(wù)培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案資料收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.學校制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.學校教育教學活動中形成的教案、課件、試卷、學生成績冊等。4.學校師資隊伍建設(shè)方面的資料，如教師檔案、培訓記錄、考核材料等。5.學校學生管理方面的資料，如學生檔案、學籍管理材料、獎懲記錄等。6.學校后勤管理方面的資料，如固定資產(chǎn)登記、維修記錄、物資采購憑證等。7.學校開展的各類科研項目資料，如課題申報書、研究報告、成果鑒定材料等。8.學校對外交流與合作方面的資料，如協(xié)議、合同、來訪記錄等。9.其他具有保存價值的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.在收集過程中，要注意對檔案資料進行分類整理，避免混雜。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.教學檔案：按照學科、年級、學期等進行分類整理，建立教學檔案數(shù)據(jù)庫。3.學生檔案：按照班級、學號順序進行整理，建立學生檔案信息系統(tǒng)。4.科研檔案：按照課題類別、研究階段進行分類整理，建立科研檔案管理臺賬。5.其他檔案：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和特點，采用相應(yīng)的整理方法。四、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案：次年上半年完成上一年度檔案的歸檔工作。2.教學檔案：每學期結(jié)束后一個月內(nèi)完成本學期檔案的歸檔工作。3.學生檔案：學生畢業(yè)或離校后三個月內(nèi)完成檔案的歸檔工作。4.科研檔案：課題結(jié)題后兩個月內(nèi)完成檔案的歸檔工作。（二）歸檔程序1.各部門檔案資料收集整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案資料室。2.檔案資料室對照移交清單，對接收的檔案資料進行核對、驗收，無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案資料室按照整理方法對歸檔的檔案資料進行進一步整理、編目，并上架保管。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案資料，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案資料，列為定期保管。（四）保管要求1.檔案資料室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等保管條件，配備必要的檔案保管設(shè)備。2.檔案資料應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案資料進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.根據(jù)檔案資料的保管期限，定期對到期檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行銷毀處理。五、檔案資料查閱與利用（一）查閱范圍本校教職工因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。外單位查閱本校檔案資料，須經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準，并指定專人陪同查閱。（二）查閱手續(xù)1.本校教職工查閱檔案資料，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案資料室查閱。2.外單位查閱檔案資料，需持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，到檔案資料室查閱。3.檔案資料室工作人員對查閱申請進行審核，符合條件的予以登記，并提供必要的幫助和指導。（三）查閱方式1.檔案資料一般應(yīng)在檔案資料室內(nèi)查閱，如需借出，須經(jīng)檔案資料室負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。2.查閱檔案資料時，應(yīng)愛護檔案資料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案資料室，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學校的保密規(guī)定，不得將檔案資料用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。2.利用檔案資料形成的各種材料，如復印件、摘錄等，應(yīng)經(jīng)檔案資料室審核同意，并注明出處。3.檔案資料室應(yīng)積極為學校各項工作提供檔案資料利用服務(wù)，定期統(tǒng)計檔案資料的查閱利用情況，分析利用需求，不斷改進工作。六、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案資料鑒定小組，由檔案資料室負責人、各部門負責人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負責對檔案資料進行定期鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.檔案資料的保存價值，包括對學校工作的查考利用價值、歷史研究價值等。3.檔案資料的保管期限是否合理。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案資料逐件進行審查，判斷其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合學校工作實際，對檔案資料的整體情況進行綜合分析，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案資料，編制檔案銷毀清冊，一式兩份，一份由檔案資料室留存，一份報學校主管領(lǐng)導審批。2.檔案銷毀清冊經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，由檔案資料室負責組織銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案資料徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案資料信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立學校檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案資料管理的效率和水平。（二）信息化管理要求1.檔案資料室應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫。2.對檔案資料進行數(shù)字化處理，包括掃描、錄入、圖像處理等，確保數(shù)字化檔案資料的質(zhì)量。3.建立健全檔案資料信息化管理制度，加強對檔案資料信息化系統(tǒng)的安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和損壞。4.定期對檔案資料信息化系