PAGE學(xué)校文印檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文印檔案室的管理，確保學(xué)校文件資料的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門在文印、檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保文印檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視文件資料的安全與保密，防止信息泄露、丟失或損壞。3.高效利用原則：優(yōu)化文印檔案管理流程，提高工作效率，方便學(xué)校各部門對(duì)文件資料的查閱與使用。二、文印管理（一）文印設(shè)備管理1.學(xué)校應(yīng)配備必要的文印設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)等，并指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)與管理。2.設(shè)備管理人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并做好記錄。3.設(shè)備使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或進(jìn)行違規(guī)操作。如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）文印資料申請(qǐng)與審批1.各部門如需文印資料，應(yīng)填寫《文印申請(qǐng)表》，注明文印內(nèi)容、數(shù)量、格式要求、緊急程度等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)表內(nèi)容，根據(jù)工作需要簽署審批意見。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或機(jī)密信息的文印申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。3.申請(qǐng)表經(jīng)審批通過后，申請(qǐng)人應(yīng)將其提交至文印室。文印室工作人員應(yīng)按照申請(qǐng)表要求進(jìn)行文印操作。（三）文印操作規(guī)范1.文印室工作人員應(yīng)根據(jù)文印申請(qǐng)表內(nèi)容，認(rèn)真核對(duì)文件資料的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通核實(shí)。2.在文印過程中，應(yīng)合理安排紙張使用，盡量減少浪費(fèi)。對(duì)于可雙面打印的文件，應(yīng)優(yōu)先選擇雙面打印。3.文印完成后，工作人員應(yīng)及時(shí)對(duì)打印、復(fù)印的文件資料進(jìn)行整理、裝訂，并按照要求進(jìn)行分類存放。同時(shí)，應(yīng)將文印申請(qǐng)表存檔備案。4.對(duì)于電子文檔的文印，應(yīng)確保打印輸出的文件格式清晰、排版規(guī)范。如有特殊格式要求，應(yīng)提前與申請(qǐng)人溝通確認(rèn)。（四）文印資料收費(fèi)管理1.學(xué)校文印室應(yīng)對(duì)文印服務(wù)實(shí)行收費(fèi)管理，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理透明，并報(bào)學(xué)校相關(guān)部門備案。2.文印室工作人員應(yīng)在文印任務(wù)完成后，及時(shí)統(tǒng)計(jì)文印數(shù)量，并按照收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算費(fèi)用。收費(fèi)明細(xì)應(yīng)定期公示，接受學(xué)校各部門監(jiān)督。3.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)清文印費(fèi)用。對(duì)于逾期未付款的部門，文印室有權(quán)暫停其文印服務(wù)，直至款項(xiàng)結(jié)清。三、檔案管理（一）檔案分類與編號(hào)1.學(xué)校檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行科學(xué)分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、后勤管理類、科研管理類等。2.每類檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特點(diǎn)和形成規(guī)律，編制相應(yīng)的編號(hào)體系，以便于檔案的查找與管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，確保檔案編號(hào)與檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。（二）檔案收集與整理1.學(xué)校各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整歸檔。檔案收集范圍應(yīng)涵蓋部門工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表、記錄等。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的材料，并對(duì)文件資料進(jìn)行分類排序。3.整理后的檔案材料應(yīng)按照一定的規(guī)格和要求進(jìn)行裝訂、編目，確保檔案的整齊、規(guī)范。編目?jī)?nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（三）檔案歸檔與保管1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至學(xué)校文印檔案室。移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案移交清單》，明確檔案數(shù)量、類別、移交時(shí)間等信息。2.文印檔案室應(yīng)根據(jù)檔案類別和保管期限，對(duì)接收的檔案進(jìn)行科學(xué)存放。檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并按照編號(hào)順序排列，便于查找。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保檔案不受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。同時(shí)，應(yīng)配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，保障檔案安全。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。（四）檔案查閱與借閱1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，簽署審批意見。對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.申請(qǐng)表經(jīng)審批通過后，申請(qǐng)人應(yīng)持有效證件到文印檔案室查閱檔案。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行涂改、標(biāo)記等操作。4.如因工作需要借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并按照查閱申請(qǐng)的審批流程進(jìn)行審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）檔案鑒定與銷毀1.學(xué)校應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進(jìn)行。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。3.審核通過后的《檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。四、人員職責(zé)（一）文印室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文印設(shè)備的日常操作、維護(hù)與管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.按照文印申請(qǐng)表要求，認(rèn)真完成文印任務(wù)，保證文印質(zhì)量和效率。3.對(duì)文印資料進(jìn)行整理、裝訂和分類存放，做好文印申請(qǐng)表的存檔工作。4.嚴(yán)格遵守文印室工作紀(jì)律，保守文印資料中的機(jī)密信息。5.協(xié)助學(xué)校各部門解決文印過程中出現(xiàn)的問題，提供必要的技術(shù)支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.制定和完善學(xué)校檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案收集、整理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、分類、編號(hào)、歸檔、保管等工作，確保檔案的安全與完整。3.為學(xué)校內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好相關(guān)登記和監(jiān)督工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，做好檔案鑒定與銷毀記錄。5.開展檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案管理的信息化水平。6.參與學(xué)校檔案工作的檢查、評(píng)估和考核，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（三）各部門檔案收集人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.按照學(xué)校檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步分類和排序。3.定期將整理好的檔案移交至學(xué)校文印檔案室，并辦理檔案交接手續(xù)。4.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校應(yīng)建立健全文印檔案室管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)文印室和檔案室的工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括文印設(shè)備運(yùn)行情況、文印質(zhì)量、檔案整理歸檔情況、查閱借閱登記情況等。2.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文印檔案室管理工作的監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。3.鼓勵(lì)學(xué)校師生對(duì)文印檔案室管理工作提出意見和建議，對(duì)合理的建議應(yīng)及時(shí)采納，并對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行改進(jìn)。（二）考核辦法1.學(xué)校應(yīng)制定文印檔案室工作人員考核辦法，對(duì)文印室和檔案室工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核?？己藘?nèi)容包括工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率、遵守制度情況等方面。2.考核結(jié)果應(yīng)與工作人員的績(jī)效工資、評(píng)優(yōu)評(píng)先等掛鉤。對(duì)于考核優(yōu)秀的工作人員，應(yīng)給予表彰