PAGE某某單位檔案管理制度[單位名稱]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本單位檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善本單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本單位各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照檔案管理要求，定期將本部門的檔案移交綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案查閱和利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳活動(dòng)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括本單位在行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)管理等活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。2.科技檔案：包括本單位在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、圖表、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括本單位在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括本單位員工的個(gè)人基本信息、履歷、學(xué)歷、職稱、工資、獎(jiǎng)懲、考核等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案：包括本單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、客戶資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等。6.聲像檔案：包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案：包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案管理要求分類、裝訂，并移交本部門檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案材料應(yīng)及時(shí)退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)采取復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行備份，確保檔案的安全和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，編制項(xiàng)目檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立員工人事檔案數(shù)據(jù)庫。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類型、項(xiàng)目、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，編制業(yè)務(wù)檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄。6.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間、來源等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄和說明。7.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲鼠、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并采用異地備份等方式，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。4.對(duì)重要的檔案，應(yīng)采取加密、存儲(chǔ)在專用設(shè)備等措施，加強(qiáng)安全管理。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫房的安全。（三）檔案的鑒定與銷毀1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見。4.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。5.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。6.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀的徹底性，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照有關(guān)法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.本單位員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)持相關(guān)法律文書，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。6.查閱、借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案查閱、借閱登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人姓名、所在部門、查閱、借閱檔案名稱、查閱、借閱目的、歸還日期等。3.檔案查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.推進(jìn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案信息化管理平臺(tái)。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)。3.建立檔案信息