PAGE公益崗檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公益崗檔案管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公益崗管理中的作用，特制定本制度。（二）依據(jù)本制度制定依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部人事檔案工作條例》以及相關(guān)的人力資源管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（三）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有公益崗人員的檔案管理工作。（四）定義公益崗檔案是指公益崗人員在招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、晉升、離職等過(guò)程中形成的，反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況的文件材料。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公益崗檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公益崗人員的檔案，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂，建立檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱、查閱登記工作，確保檔案的保密性。6.按照規(guī)定的期限保管檔案，對(duì)達(dá)到保管期限的檔案，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等。3.熟悉檔案內(nèi)容，能夠準(zhǔn)確、快速地為查閱者提供檔案信息。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公益崗人員檔案材料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.督促本部門公益崗人員遵守檔案管理規(guī)定，維護(hù)檔案的完整性和保密性。三、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證、戶口本復(fù)印件。2.學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。3.就業(yè)失業(yè)登記證復(fù)印件。4.一寸免冠照片。（二）招聘材料1.公益崗招聘公告。2.報(bào)名登記表。3.資格審查表。4.筆試、面試成績(jī)及相關(guān)材料。5.體檢報(bào)告。6.錄用審批表。（三）培訓(xùn)材料1.參加公益崗培訓(xùn)的通知、課程安排、培訓(xùn)教材等。2.培訓(xùn)期間的學(xué)習(xí)筆記、考試成績(jī)、結(jié)業(yè)證書等。（四）考核材料1.年度考核登記表。2.季度考核、月度考核相關(guān)材料。3.考核結(jié)果的公示材料。（五）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)勵(lì)審批表、榮譽(yù)證書等。2.處分決定、檢討書等。（六）崗位變動(dòng)材料1.崗位調(diào)整通知。2.晉升、降職相關(guān)材料。（七）工資福利材料1.工資發(fā)放明細(xì)。2.社保、醫(yī)保、公積金繳納記錄。3.福利發(fā)放相關(guān)材料。（八）離職材料1.離職申請(qǐng)審批表。2.工作交接清單。3.離職證明。四、檔案收集與整理（一）收集1.檔案管理部門定期向各部門發(fā)出檔案收集通知，明確收集范圍、時(shí)間要求等。2.各部門按照通知要求將本部門公益崗人員的檔案材料進(jìn)行收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容的分類，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄。3.將檔案材料按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、美觀。4.建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，方便查閱和利用。五、檔案保管（一）保管期限公益崗檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。具體保管期限按照以下規(guī)定執(zhí)行：1.涉及個(gè)人基本信息、招聘、錄用等重要材料，保管期限為永久。2.培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、崗位變動(dòng)等材料，保管期限為長(zhǎng)期，一般為10年。3.工資福利、離職等材料，保管期限為短期，一般為5年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱公益崗檔案的，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃批注、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱公益崗檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱期限等。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的公益崗檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公益崗檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、鑒定銷毀等功能，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全與保密。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.建立檔案管理工作考核機(jī)制，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育和責(zé)任追究。