PAGE擔(dān)保公司檔案銷(xiāo)毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)擔(dān)保公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案銷(xiāo)毀工作流程，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料的銷(xiāo)毀管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷(xiāo)毀工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保銷(xiāo)毀行為合法合規(guī)。2.安全性原則：在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，要采取必要的安全措施，防止檔案信息的泄露、丟失或被非法利用。3.準(zhǔn)確性原則：明確檔案銷(xiāo)毀的范圍、程序和責(zé)任，確保銷(xiāo)毀工作準(zhǔn)確無(wú)誤。4.可追溯性原則：對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便日后查詢(xún)和追溯。二、檔案銷(xiāo)毀范圍（一）已過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案1.各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，在合同履行完畢且相關(guān)事項(xiàng)已處理完畢后，超過(guò)規(guī)定保管期限的。2.財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表等，按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定達(dá)到保管期限的。3.人事檔案中已離職人員且超過(guò)保管期限的相關(guān)資料。（二）重復(fù)、無(wú)效或錯(cuò)誤的檔案1.因業(yè)務(wù)調(diào)整、變更等原因產(chǎn)生的重復(fù)檔案。2.經(jīng)核實(shí)為無(wú)效或錯(cuò)誤記錄的檔案，如虛假業(yè)務(wù)文件、錯(cuò)誤錄入的數(shù)據(jù)檔案等。（三）根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定必須銷(xiāo)毀的檔案1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密且已不再具有保密價(jià)值的檔案，在解密后按規(guī)定銷(xiāo)毀。2.公司明確規(guī)定不再保留的特定類(lèi)型檔案，如已完成階段性任務(wù)的項(xiàng)目檔案等。三、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等。（二）鑒定流程1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，整理出可能需要銷(xiāo)毀的檔案清單。2.將檔案清單提交給檔案鑒定小組，小組成員根據(jù)檔案銷(xiāo)毀范圍及相關(guān)規(guī)定，對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐一審核鑒定。3.對(duì)于存在疑問(wèn)或難以確定是否需要銷(xiāo)毀的檔案，可組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員、專(zhuān)家進(jìn)行論證，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。4.檔案鑒定小組形成鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》，明確檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、鑒定結(jié)果及鑒定人員簽字等信息。四、檔案銷(xiāo)毀程序（一）編制銷(xiāo)毀清冊(cè)1.根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見(jiàn)，檔案管理部門(mén)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間、所屬部門(mén)等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》一式三份，分別由檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和公司管理層留存。（二）審批1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司管理層審批。2.公司管理層應(yīng)認(rèn)真審查銷(xiāo)毀檔案的范圍、數(shù)量及鑒定意見(jiàn)，確保銷(xiāo)毀工作符合規(guī)定要求。審批通過(guò)后，在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽署審批意見(jiàn)。（三）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)選擇具有資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行。檔案管理部門(mén)應(yīng)與銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)簽訂委托銷(xiāo)毀合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、保密責(zé)任及銷(xiāo)毀要求等。2.在銷(xiāo)毀前，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確保與《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》一致。核對(duì)無(wú)誤后，將檔案移交給銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)。3.銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)應(yīng)按照合同約定的方式和要求對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全。4.銷(xiāo)毀完成后，銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)應(yīng)向檔案管理部門(mén)出具《檔案銷(xiāo)毀證明》，證明已將檔案銷(xiāo)毀完畢?！稒n案銷(xiāo)毀證明》應(yīng)加蓋銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)公章，并注明銷(xiāo)毀日期、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等信息。（四）監(jiān)銷(xiāo)記錄1.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式、檔案數(shù)量及銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)操作人員等信息。記錄應(yīng)形成書(shū)面材料，由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。2.監(jiān)銷(xiāo)記錄應(yīng)與《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》、《檔案銷(xiāo)毀證明》等一并歸檔保存，以備日后查詢(xún)。五、檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中的保密措施（一）人員管理1.參與檔案銷(xiāo)毀工作的所有人員，包括檔案管理部門(mén)人員、銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)工作人員及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員等，均應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及檔案銷(xiāo)毀工作的人員進(jìn)行定期保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，防止因人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。（二）場(chǎng)所管理1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在專(zhuān)門(mén)的、具有保密條件的場(chǎng)所進(jìn)行。銷(xiāo)毀場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保銷(xiāo)毀過(guò)程全程可監(jiān)控。2.銷(xiāo)毀場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)進(jìn)入銷(xiāo)毀場(chǎng)所的人員進(jìn)行身份登記，記錄其進(jìn)出時(shí)間、事由等信息。（三）文件管理1.在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，對(duì)涉及檔案銷(xiāo)毀的各類(lèi)文件、記錄，如《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》、《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》、監(jiān)銷(xiāo)記錄、《檔案銷(xiāo)毀證明》等，應(yīng)嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行管理。2.上述文件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保密文件柜中，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。查閱、借閱這些文件應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，確保文件的安全與保密。六、檔案銷(xiāo)毀后的管理（一）文件歸檔1.將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》、《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》、監(jiān)銷(xiāo)記錄、《檔案銷(xiāo)毀證明》及委托銷(xiāo)毀合同等相關(guān)文件整理歸檔，形成完整的檔案銷(xiāo)毀檔案。2.檔案銷(xiāo)毀檔案應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)、裝訂成冊(cè)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行詳細(xì)登記，以便日后查詢(xún)和追溯。（二）數(shù)據(jù)備份1.對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中涉及的電子檔案信息，在銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并按照公司數(shù)據(jù)備份管理規(guī)定進(jìn)行保管。2.備份數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與原電子檔案的保管期限一致，以備后續(xù)可能的查詢(xún)和審計(jì)需要。（三）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。檢查內(nèi)容包括檔案的裝訂是否牢固、編號(hào)是否準(zhǔn)確、存儲(chǔ)介質(zhì)是否完好等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案銷(xiāo)毀檔案存在問(wèn)題或異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并記錄處理過(guò)程和結(jié)果。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案銷(xiāo)毀制度的執(zhí)行情況、銷(xiāo)毀程序的合規(guī)性及相關(guān)文件的歸檔管理等。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)形成審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反檔案銷(xiāo)毀制度，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或其他嚴(yán)重后果的單位和個(gè)人，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法移