PAGE巡視系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強巡視系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在巡視工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本巡視系統(tǒng)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本巡視系統(tǒng)內(nèi)各巡視組、巡視辦及相關(guān)工作人員在巡視工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則巡視系統(tǒng)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案內(nèi)容必須真實反映巡視工作的全過程，確保檔案的完整性，不得遺漏、篡改重要信息。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率，為巡視工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本巡視系統(tǒng)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)巡視系統(tǒng)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各巡視組、巡視辦及相關(guān)工作人員做好檔案管理工作。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為巡視工作提供服務(wù)。5.定期向上級檔案管理部門報送檔案工作情況。（二）巡視組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本巡視組在巡視工作中形成檔案的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.按照檔案管理要求，規(guī)范檔案形成過程中的各項記錄。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）巡視辦職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門制定檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)對巡視組檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。3.參與重要檔案的整理、鑒定等工作。4.協(xié)調(diào)檔案管理部門與其他部門之間的關(guān)系。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理各項職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管、安全防護工作，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記及利用效果反饋等工作。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.巡視工作方案、計劃、通知等文件材料。2.巡視組進駐被巡視單位的相關(guān)文件，如介紹信、工作安排等。3.巡視工作記錄，包括談話記錄、座談會記錄、問卷調(diào)查情況等。4.被巡視單位提供的文件資料、財務(wù)賬目、會議記錄、人事檔案等相關(guān)材料。5.巡視組撰寫的巡視報告、反饋意見、整改建議等材料。6.被巡視單位對巡視反饋意見的整改報告及相關(guān)證明材料。7.與巡視工作有關(guān)的其他文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、群眾來信來訪記錄等。（二）收集要求1.各巡視組、巡視辦及相關(guān)工作人員應(yīng)及時將各自工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲。（三）整理方法1.分類按照巡視工作流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為巡視準(zhǔn)備、巡視了解、巡視報告、巡視反饋、整改落實等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂將每份檔案材料按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時對整理好的檔案進行歸檔，確保檔案歸檔的及時性和準(zhǔn)確性。2.歸檔的檔案應(yīng)按照類別和編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。3.建立檔案歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案的歸檔情況，包括檔案名稱、編號、數(shù)量、歸檔日期等。（二）保管期限1.永久保管巡視工作中形成的具有重要歷史價值、法律依據(jù)和長期利用價值的檔案，如巡視報告、巡視反饋意見及整改落實情況等，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和利用價值，確定保管期限為[X]年或[X]年。（三）保管方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本巡視系統(tǒng)內(nèi)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。涉及重要檔案查閱的，還需經(jīng)巡視系統(tǒng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》時，應(yīng)注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋機制，對檔案查閱利用情況進行跟蹤。查閱人員在查閱檔案后，應(yīng)及時將利用檔案的情況反饋給檔案管理部門，以便不斷改進檔案管理工作，提高檔案利用效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、巡視系統(tǒng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立巡視系統(tǒng)檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對掃描后的電子文件進行整理、分類、編號，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的信息化管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能，提高借閱管理的效率和透明度。4.統(tǒng)計分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.建立檔案信息化管理平臺的安全防護體系，采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。2.定期對檔案信息化管理平臺進行維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.加強對檔案信息化管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案信息化管理平臺的運行情況，包括數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)功能等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門定期對各巡視組、巡視辦及相關(guān)工作人員的檔案管理工作進行檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查針對檔案管理工作中的重點、難點問題，開展專