PAGE紙質(zhì)檔案查閱制度及流程一、總則（一）目的為了規(guī)范公司紙質(zhì)檔案的查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位或個(gè)人查閱公司紙質(zhì)檔案的活動。（三）基本原則1.合法性原則：檔案查閱活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。3.必要性原則：查閱檔案應(yīng)基于工作需要，具有明確的目的和合理的用途。4.審批原則：所有檔案查閱申請均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。二、檔案查閱申請（一）申請主體1.公司內(nèi)部人員：各部門員工因工作需要查閱檔案的，由所在部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.外部單位或個(gè)人：與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位或個(gè)人如需查閱檔案，應(yīng)通過公司對口業(yè)務(wù)部門向公司檔案管理部門提交查閱申請。（二）申請內(nèi)容1.查閱人信息：包括查閱人的姓名、所在單位、聯(lián)系方式等。2.查閱目的：詳細(xì)說明查閱檔案的具體用途和必要性。3.查閱范圍：明確申請查閱的檔案類別、年度、保管期限等。（三）申請方式1.紙質(zhì)申請：查閱人應(yīng)填寫《紙質(zhì)檔案查閱申請表》，并加蓋申請單位或部門公章后提交至公司檔案管理部門。2.電子申請：在具備條件的情況下，也可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交電子申請，但需確保申請信息的完整性和真實(shí)性，并按照系統(tǒng)要求進(jìn)行相關(guān)操作。三、檔案查閱審批（一）審批流程1.公司內(nèi)部人員申請：所在部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行初審，審核通過后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容及檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批，審批結(jié)果反饋給申請部門及查閱人。2.外部單位或個(gè)人申請：對口業(yè)務(wù)部門收到外部查閱申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后提交至檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人會同公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，重大檔案查閱申請需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。審批通過后，由檔案管理部門通知外部查閱人辦理查閱手續(xù)。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.查閱目的合理性：審批人員應(yīng)審查查閱目的是否與工作相關(guān)，是否符合公司業(yè)務(wù)需要和檔案利用原則。2.查閱范圍必要性：根據(jù)查閱目的，判斷申請查閱的檔案范圍是否合理，是否涵蓋了實(shí)現(xiàn)查閱目的所需的全部檔案信息。3.查閱人資格合規(guī)性：對于外部單位或個(gè)人查閱檔案，需審查其與公司的業(yè)務(wù)關(guān)系及查閱資格，確保其查閱行為符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。四、檔案查閱辦理（一）查閱預(yù)約1.經(jīng)審批通過的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保管情況和工作安排，與查閱人協(xié)商確定查閱時(shí)間，并進(jìn)行查閱預(yù)約。2.查閱預(yù)約應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通知查閱人，告知查閱的具體時(shí)間、地點(diǎn)及相關(guān)注意事項(xiàng)。（二）查閱地點(diǎn)1.公司設(shè)立專門的檔案查閱室，用于集中查閱紙質(zhì)檔案。查閱室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，確保查閱環(huán)境安全、舒適。2.對于涉及機(jī)密或重要檔案的查閱，根據(jù)審批要求，可在檔案管理部門指定的其他安全場所進(jìn)行查閱。（三）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)按照預(yù)約時(shí)間到達(dá)查閱地點(diǎn)，憑有效身份證件辦理查閱登記手續(xù)。登記內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及數(shù)量等。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，向查閱人提供所需檔案，并在查閱過程中進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。查閱人不得擅自將檔案帶出查閱室，如有特殊情況需要帶出的，應(yīng)按照本制度相關(guān)規(guī)定另行辦理借閱手續(xù)。（四）查閱限制1.查閱人只能查閱審批通過的檔案范圍，不得擅自擴(kuò)大查閱內(nèi)容。2.對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)公司書面同意，不得對檔案進(jìn)行復(fù)制、拍照、錄像等操作。3.在查閱過程中，查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或缺失情況，應(yīng)及時(shí)告知檔案管理人員。五、檔案查閱登記與記錄（一）查閱登記檔案管理人員應(yīng)建立《紙質(zhì)檔案查閱登記簿》，對每一次查閱活動進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、審批情況、查閱結(jié)果等。（二）查閱記錄1.查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)對查閱人的查閱行為進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱進(jìn)度、查閱重點(diǎn)等情況。記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。2.對于涉及重要檔案或敏感信息的查閱，檔案管理人員可根據(jù)需要進(jìn)行全程監(jiān)控或錄像，確保查閱活動的合規(guī)性和安全性。六、檔案查閱歸還（一）歸還時(shí)間查閱人應(yīng)在查閱結(jié)束后，按照預(yù)約時(shí)間及時(shí)歸還所查閱的檔案。如需延長查閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（二）歸還手續(xù)1.查閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、完整性及是否有損壞情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應(yīng)及時(shí)與查閱人溝通并記錄相關(guān)情況。2.確認(rèn)無誤后，檔案管理人員在《紙質(zhì)檔案查閱登記簿》上進(jìn)行歸還登記，并注明歸還時(shí)間。查閱人在登記簿上簽字確認(rèn)。七、檔案查閱復(fù)制（一）復(fù)制申請查閱人如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)在查閱申請中明確提出復(fù)制申請，并注明復(fù)制范圍、復(fù)制方式（如復(fù)印、掃描等）。復(fù)制申請需按照檔案查閱審批流程進(jìn)行審批。（二）復(fù)制審批1.對于涉及公司一般性檔案的復(fù)制申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于涉及重要檔案或機(jī)密信息的復(fù)制申請，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批通過后，檔案管理人員根據(jù)審批意見為查閱人辦理檔案復(fù)制手續(xù)。（三）復(fù)制辦理1.檔案管理人員應(yīng)按照審批確定的復(fù)制范圍和方式進(jìn)行復(fù)制操作。復(fù)制過程中應(yīng)確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整，與原件一致。2.復(fù)制完成后，檔案管理人員對復(fù)制件進(jìn)行核對和整理，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤章”及檔案管理部門公章。（四）復(fù)制件管理1.復(fù)制件的數(shù)量應(yīng)根據(jù)查閱人的實(shí)際需要確定，原則上不得超過審批范圍。復(fù)制件應(yīng)與原件同等對待，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。2.查閱人如需帶走復(fù)制件，應(yīng)按照檔案借閱相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。八、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案查閱活動進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查查閱登記、記錄及檔案歸還情況等，確保查閱活動符合制度規(guī)定。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對檔案查閱情況進(jìn)行審計(jì)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并向公司管理層報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案查閱相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時(shí)改進(jìn)檔案查閱管理工作，確保公司檔案管理活動合法合規(guī)。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案。2.超出審批范圍查閱檔案。3.泄露檔案機(jī)密信息。4.擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。5.損壞、丟失檔案或涂改、標(biāo)記、污損檔案材料。6.未按規(guī)定時(shí)間歸還檔案或未辦理借閱手續(xù)帶走復(fù)制件。（二）處理措施1.對于內(nèi)部人員違規(guī)查閱檔案的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分；造成公司損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。2.對于外部單位或個(gè)人違規(guī)查閱檔案的行為，公司有權(quán)終止其查閱活動，并視情節(jié)輕重采取限制業(yè)務(wù)往來、追究法律責(zé)任等措施；給公司造成損失的，應(yīng)要