PAGE銀行檔案管理制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理決策、風(fēng)險防控等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行總行及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋各類業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：銀行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和保存與銀行業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為銀行各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和銀行內(nèi)部檔案管理制度。2.制定和完善銀行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、操作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。3.負(fù)責(zé)銀行各類檔案的集中收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立和維護(hù)銀行檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索。5.對檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已超過保管期限且無保存價值的檔案進(jìn)行清理。7.為銀行內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。8.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高銀行員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和保管工作，確保檔案的安全和完整。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱、復(fù)制等申請，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行操作和維護(hù)，及時錄入和更新檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、契約等文件。2.會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。3.信貸業(yè)務(wù)檔案，包括貸款申請、審批、發(fā)放、回收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。4.風(fēng)險管理檔案，如風(fēng)險評估報(bào)告、風(fēng)險監(jiān)測數(shù)據(jù)等。5.客戶資料檔案，包括客戶基本信息、交易記錄、信用評級等。6.行政公文、會議紀(jì)要、工作報(bào)告等文件。7.人事檔案，包括員工入職、晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)材料。8.科技檔案，如系統(tǒng)開發(fā)文檔、技術(shù)方案、運(yùn)維記錄等。9.其他具有保存價值的文件、資料和數(shù)據(jù)。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時、準(zhǔn)確、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。對于電子檔案，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行有效的電子備份。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為不同的類別，如業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、人事檔案、科技檔案等。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映檔案的類別、年度、順序等信息。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，避免損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.銀行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（三）保管期限1.銀行檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和銀行實(shí)際情況，結(jié)合檔案的重要性、業(yè)務(wù)性質(zhì)、風(fēng)險程度等因素進(jìn)行綜合判斷。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。清查工作每年至少進(jìn)行一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放位置、保管期限等。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改和處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)定，確保檔案利用的合法性和合規(guī)性。2.在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價值，為銀行各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。3.遵循方便利用、高效快捷的原則，簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱：銀行內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要可以對檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)辦理。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、檔案編號、查閱或借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織銀行成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門等相關(guān)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、業(yè)務(wù)相關(guān)性、歷史價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合鑒定。2.對于已超過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，可以進(jìn)行銷毀。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大事件、法律糾紛等具有長期保存價值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理部門對擬銷毀的檔案進(jìn)行清理，編制銷毀清單。銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等詳細(xì)信息。2.審批：銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀清單與實(shí)際銷毀檔案是否一致，確保銷毀工作的徹底性和合規(guī)性。4.記錄：銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀情況記錄存檔。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.銀行應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化采集、整理、存儲、檢索、利用等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和數(shù)據(jù)備份機(jī)制，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，及時將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性。同時，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化利用1.銀行內(nèi)部人員可以通過檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的查閱、借閱、復(fù)制等操作，提高檔案利用效率。2.利用檔案管理信息系統(tǒng)開展檔案統(tǒng)計(jì)分析工作，為銀行的業(yè)務(wù)決策和管理提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任和操作規(guī)范。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。（二）安全措施1.防火：檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)施，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.防潮：采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、保持庫房通風(fēng)良好等。對受潮的檔案應(yīng)及時進(jìn)行處理，防止檔案損壞。3.防蟲：定期對檔案庫房進(jìn)行防蟲檢查，對發(fā)現(xiàn)蟲害的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的防治措施，如熏蒸、噴灑防蟲藥劑等。4.防盜：檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，加強(qiáng)安全防范。嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，確保檔案安全。5.防光：檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾和燈具，避免檔案因光線照射而褪色、老化。6.防塵：保持檔案庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對檔案造成污染。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工