PAGE項目現場檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司項目現場檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為項目建設、運營及后續(xù)維護提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目現場的檔案管理工作，包括但不限于工程項目、科研項目、技術改造項目等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映項目建設全過程的實際情況。2.完整性原則：涵蓋項目從立項到竣工驗收各階段形成的各類文件資料，確保無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，保持內在聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保涉及國家機密、商業(yè)秘密等檔案信息安全。5.時效性原則：及時收集、整理和歸檔項目檔案，保證檔案信息的時效性。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善項目現場檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導和協(xié)調項目現場各部門的檔案管理工作，提供檔案管理業(yè)務培訓。3.負責項目檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作。4.定期對項目檔案管理工作進行檢查和評估，提出改進意見和建議。（二）項目現場各部門職責1.負責本部門在項目建設過程中形成文件資料的收集、整理和初步審核，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作與項目建設同步進行。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作，并提供必要的支持和協(xié)助。（三）項目負責人職責1.對項目檔案管理工作負總責，確保項目檔案管理工作納入項目建設計劃，與項目建設同步推進。2.協(xié)調解決項目檔案管理工作中存在的問題，督促各部門及時完成檔案管理工作任務。3.審核項目檔案的完整性和準確性，對檔案質量負責。三、檔案收集（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目設計文件等。2.項目建設過程文件：施工圖紙、施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知、工程質量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件等。3.項目監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質量評估報告等。4.項目竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量保修書、項目總結等。5.其他與項目建設有關的文件：會議紀要、來往函件、合同協(xié)議、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在項目建設過程中形成的文件資料，并進行分類整理。2.對重要文件資料應進行備份，確保檔案的安全性和完整性。3.收集的文件資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質文件應采用耐久性強的書寫材料書寫或打印。4.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）收集時間1.項目前期文件應在文件形成后及時收集歸檔。2.項目建設過程中形成的文件資料應隨工程進度同步收集，每月定期整理歸檔。3.項目竣工驗收后，相關部門應在規(guī)定時間內將項目竣工驗收文件及其他應歸檔文件移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準1.按照項目建設階段分類：分為項目前期、項目建設、項目竣工驗收等類別。2.按照文件性質分類：分為立項批復文件、可行性研究報告、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。3.按照載體形式分類：分為紙質檔案、電子檔案、照片檔案、音像檔案等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則。2.編號由項目代碼、檔案類別代碼、年度代碼、順序號等部分組成，具體格式為：[項目代碼][檔案類別代碼][年度代碼][順序號]。3.項目代碼：采用項目名稱的首字母縮寫或其他特定代碼表示，確保項目代碼的唯一性。4.檔案類別代碼：根據檔案分類標準，采用相應的字母或數字表示，如立項批復文件用“A”表示，可行性研究報告用“B”表示等。5.年度代碼：采用公元紀年的四位數字表示，如2023年表示為“2023”。6.順序號：按照檔案形成時間先后順序依次編號，從“００１”開始。(三)裝訂要求1.紙質檔案應采用A4規(guī)格紙張，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對于幅面較大的圖紙，應折疊成A4規(guī)格，并在折疊邊加蓋檔號章。3.電子文件應按照檔案編號順序存儲在移動硬盤、光盤等存儲介質上，并建立相應的目錄結構。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數量、類別、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、檢查，確認無誤后，在《檔案移交清單》上簽字蓋章，并將檔案存入專門的檔案庫房。3.檔案管理部門應建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、來源、內容等信息，便于查詢和管理。（二）歸檔時間1.項目前期文件應在項目立項后一個月內歸檔。2.項目建設過程中形成的文件資料應每月末歸檔一次。3.項目竣工驗收后三個月內，應完成全部項目檔案的歸檔工作。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、溫濕度控制設備、消防設備等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應按照檔案編號順序存放在檔案密集架上，便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在專用的存儲介質上，并進行備份，備份存儲介質應異地存放。3.照片檔案和音像檔案應分類整理，編目造冊，妥善保管。（三）保管期限1.項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如項目立項批復、可行性研究報告、項目總結等。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案資料，保管期限為10年50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案資料，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的安全和完整。2.清查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，對清查中發(fā)現的問題應及時進行處理，并做好記錄。3.檔案清查結束后，應編寫《檔案清查報告》，報告檔案清查情況、存在問題及處理結果等。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱項目檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱公司項目檔案的，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導簽字同意后，方可查閱。涉密檔案的查閱，應按照國家有關保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.檔案查閱應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，并提供必要的幫助和指導。3.如需復印、拍照或摘錄檔案內容的，應經檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.外單位查閱檔案后，應及時歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立《檔案查閱登記表》，詳細記錄檔案查閱的時間、查閱人姓名、單位、查閱內容、查閱目的等信息。2.對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，定期向公司領導匯報檔案利用情況，為公司決策提供參考依據。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、項目負責人及相關專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.依據國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數量、類別、編號、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》